文書(shū)管理范文10篇

一、目標(biāo)與前提

公證處的基本職能是通過(guò)它制作的公證文書(shū)得以實(shí)現(xiàn)的。由于公證文書(shū)是重要的法律文書(shū)之一，因此對(duì)公證文書(shū)形成的檔案必須實(shí)行法制化的管理。

公證處文書(shū)檔案管理的最佳狀態(tài)，即達(dá)到分類(lèi)合理、立卷規(guī)范、保管妥善、利用便捷的目標(biāo)。公證處檔案管理的硬件要硬，“軟件”還要硬，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理法制化的必要前提。首先，處內(nèi)要建起能夠達(dá)到防火、防盜、防泄密要求的檔案室并配備必要的卷柜、保密柜和相應(yīng)的辦公設(shè)施，這是最起碼的硬件保證。其次，公證處領(lǐng)導(dǎo)要高度重視、親自過(guò)問(wèn)檔案管理工作，分派政治覺(jué)悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并經(jīng)檔案管理部門(mén)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)后上崗。再次，公證處要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《中華人民共和國(guó)保密法》等法律以及司法行政部門(mén)頒發(fā)的有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合本處的實(shí)際情況，建立、健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。例如，文件材料立卷、歸檔制度、檔案整理制度、檔案保管制度、檔案鑒定制度、檔案的編目制度、檔案的借調(diào)和查閱制度、檔案保密制度和檔案銷(xiāo)毀制度等等。只有建立并嚴(yán)格執(zhí)行了科學(xué)的管理制度，才能有效地保護(hù)和利用公證檔案，確保公證檔案的完整與安全。公證處實(shí)現(xiàn)公證檔案法制化管理的一個(gè)重要標(biāo)志，就是公證檔案管理工作經(jīng)過(guò)國(guó)家檔案管理有關(guān)部門(mén)的檢查、考核和驗(yàn)收，并達(dá)到一級(jí)檔案管理水平。

二、立卷與歸檔

立卷，是將處理完畢的文件資料，按規(guī)定的順序進(jìn)行整理、裝訂，組成文件匯集“———”案卷。歸檔是將案卷向檔案室和檔案工作人員移交的工作。立卷和歸檔是有關(guān)公證檔案的一項(xiàng)關(guān)鍵性基礎(chǔ)工作，其質(zhì)量的好壞是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)志。搞好立卷、歸檔需把握以下四點(diǎn)：

1.調(diào)整組卷。對(duì)于每一件公證事項(xiàng)，應(yīng)按年度和一證一卷、一卷一號(hào)的原則立卷。組卷時(shí)，必須遵循公證檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，按照國(guó)家檔案立卷的原則和要求，對(duì)所積累的每一份公證文書(shū)材料進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的檢查，對(duì)擬歸卷的材料做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，為最后形成案卷做好準(zhǔn)備。檢查和調(diào)整的重點(diǎn)：（1）歸卷的公證材料是否齊全完整，對(duì)破損的材料要修補(bǔ)或復(fù)制，剔除重復(fù)、多余的材料；（2）歸卷的公證材料的排列順序是否得當(dāng)，并保持一定的聯(lián)系；（3）歸卷的公證材料是否有保存價(jià)值，并初步確定保管期限；（4）歸卷的公證材料數(shù)量是否合適，材料數(shù)量太多則酌情分卷，反之則合卷。

一、文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）檔案文書(shū)工作之間的相互聯(lián)系存在的問(wèn)題

通常在實(shí)際的工作當(dāng)中，文書(shū)工作與檔案工作兩者是存在區(qū)別的，有其統(tǒng)一性也有分工明確性，那么在銜接的過(guò)程中兩者相互配合形成一個(gè)分體式的管理系統(tǒng)①。在工作中文書(shū)與檔案實(shí)行的是分塊模式管理，是一種科學(xué)有效的管理制度，但是在某種程度上來(lái)說(shuō)是有前提的。文書(shū)人員檔案意識(shí)薄弱，那么檔案人員也很少顧及文秘工作，導(dǎo)致兩者在聯(lián)系的過(guò)程中出現(xiàn)很多的問(wèn)題，使之脫節(jié)，這是很多單位和企業(yè)在檔案管理方面存在的問(wèn)題。那么，目前在文書(shū)檔案工作當(dāng)中，公文的格式以及處理的方法出現(xiàn)了很多的不規(guī)范性，例如：辦公用紙不達(dá)標(biāo)、檔案文件裝訂的不夠規(guī)范、版記不全、相應(yīng)的附件不明確、編號(hào)和原稿不全或者不規(guī)范等等。

（二）一人多職

為了減少資金的開(kāi)支，又想工作全面到位，很多的單位實(shí)行一人多職，缺乏專(zhuān)職的檔案人員，于是就出現(xiàn)了檔案人員兼職文秘工作或者說(shuō)文秘工作人員兼職檔案管理工作，他們不僅要負(fù)責(zé)辦公室文件的收發(fā)，文字的綜合、信息的宣傳以外，還要對(duì)檔案文件的管理工作負(fù)責(zé)，投入到檔案管理工作當(dāng)中去，出現(xiàn)了范圍不明確、收集工作不及時(shí)、材料不充沛等問(wèn)題，還有一些檔案人員對(duì)檔案資料不重視對(duì)存儲(chǔ)不細(xì)心，導(dǎo)致的資料不完整錯(cuò)亂等現(xiàn)象。就使很多的單位文書(shū)檔案存在很大的漏洞②。

（三）領(lǐng)導(dǎo)片面思維不重視檔案管理

摘要:分析了文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，包括文書(shū)管理與檔案管理工作的銜接、文書(shū)檔案管理工作人員問(wèn)題，并針對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出文書(shū)檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策。加強(qiáng)企業(yè)管理人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，科學(xué)組建企業(yè)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)文書(shū)管理工作與檔案管理工作的有效銜接，實(shí)施規(guī)范化的企業(yè)檔案文書(shū)管理制度等，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)、高效、規(guī)范發(fā)展。

關(guān)鍵詞:文書(shū)檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

1引言

近年來(lái)，我國(guó)文書(shū)檔案管理工作的總體質(zhì)量呈現(xiàn)持續(xù)下滑趨勢(shì)，導(dǎo)致我國(guó)部分企業(yè)日常業(yè)務(wù)運(yùn)作效率難以得到有效提高，這在一定程度上對(duì)我國(guó)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展造成了阻礙和限制。為明確文書(shū)檔案管理工作的具體內(nèi)容，提升文書(shū)檔案管理工作的有效性，應(yīng)積極針對(duì)工作流程開(kāi)展規(guī)范化、正規(guī)化、模式化調(diào)整，確保文書(shū)檔案資料能夠在企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作中發(fā)揮高效、便利、規(guī)范的應(yīng)用價(jià)值。分析文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，針對(duì)具體問(wèn)題提出有效改進(jìn)對(duì)策，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)、高效、規(guī)范發(fā)展。

2文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1文書(shū)管理與檔案管理工作間的銜接問(wèn)題。文書(shū)管理與檔案管理工作既有相似之處，也存在差異。文書(shū)管理和檔案管理工作應(yīng)相互支撐，實(shí)現(xiàn)兩類(lèi)管理工作的相互配合、相互協(xié)調(diào)，才能充分發(fā)揮管理制度體系的科學(xué)性和有效性。實(shí)際管理工作中，存在一定的配合問(wèn)題，這在一定程度上影響了文書(shū)管理工作與檔案管理工作的銜接，導(dǎo)致文書(shū)管理工作與檔案管理工作之間難以產(chǎn)生關(guān)聯(lián)和互動(dòng)，使得企業(yè)文書(shū)管理工作人員不了解檔案管理工作實(shí)質(zhì)，企業(yè)檔案管理工作人員不了解文書(shū)管理工作內(nèi)容，影響了企業(yè)文書(shū)管理工作和檔案管理工作，管理質(zhì)量水平不高，綜合效率低下。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)很多大型企業(yè)都未做好文書(shū)管理工作與檔案管理工作之間的結(jié)合和聯(lián)動(dòng)，相關(guān)工作實(shí)施流程亟待調(diào)整優(yōu)化。2.2文書(shū)檔案管理工作人員問(wèn)題。第一，企業(yè)文書(shū)檔案管理人員分配不當(dāng)。文書(shū)檔案管理工作在企業(yè)日常工作中并不占據(jù)核心地位，所以，難以在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中得到高度重視。文書(shū)檔案管理工作中，僅安排和調(diào)配一般管理崗位工作人員完成相關(guān)工作任務(wù)，沒(méi)有招聘專(zhuān)業(yè)的文書(shū)檔案管理人才，這在一定程度上影響和制約了企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性和規(guī)范性發(fā)展，對(duì)企業(yè)的壯大發(fā)展也產(chǎn)生了一定的影響。第二，企業(yè)文書(shū)檔案管理工作人員的招聘和錄用不當(dāng)。受各種因素的影響，我國(guó)部分基層企業(yè)組織開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)，在人員招聘過(guò)程中出現(xiàn)了問(wèn)題，無(wú)法切實(shí)考察招聘對(duì)象的專(zhuān)業(yè)能力及綜合素質(zhì)水平，導(dǎo)致企業(yè)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍在專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)方面存在一定的不足，影響了企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的整體質(zhì)量。第三，文書(shū)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，企業(yè)文書(shū)檔案管理工作也發(fā)生了深刻變化，這對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出了更高的專(zhuān)業(yè)要求和技術(shù)要求。但是，受多種因素影響，我國(guó)部分企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作人員依然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理操作模式，未能在文書(shū)檔案管理工作中合理運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備和辦公軟件，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作成效不高。2.3文書(shū)檔案管理工作資金投入不足?，F(xiàn)代企業(yè)在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中，未能投入充足的資金支持，使得文書(shū)檔案管理工作無(wú)法配備數(shù)量充足的專(zhuān)業(yè)人員和專(zhuān)業(yè)設(shè)備，影響了相關(guān)工作的質(zhì)量和效率。2.4文書(shū)檔案管理工作重視程度不夠。由于文書(shū)檔案管理工作不能為企業(yè)創(chuàng)造直觀的經(jīng)濟(jì)效益，因此部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理人員不夠重視，未能充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性，未能結(jié)合企業(yè)實(shí)際開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，沒(méi)有為工作人員配備必要的技術(shù)設(shè)備，工作環(huán)境較差，嚴(yán)重影響了我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)組織文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

摘要：婦幼保健院文書(shū)檔案是在其行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)且具有日后查考利用價(jià)值的各種類(lèi)型和載體的文件，作為檔案管理的重要組成部分，文書(shū)檔案在婦幼保健院管理中發(fā)揮著重大的作用。在新時(shí)期，通過(guò)開(kāi)展文書(shū)檔案管理，不僅可以提高婦幼保健院的管理水平，還為其發(fā)展決策提供必要的參考。本文對(duì)婦幼保健院文書(shū)檔案管理的概念、歸檔范圍及其特點(diǎn)進(jìn)行闡述，結(jié)合管理現(xiàn)狀，分析其存在問(wèn)題并提出文書(shū)檔案管理提升的應(yīng)對(duì)策略，以期為今后文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展提供一定參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；文書(shū)檔案；婦幼保健院；醫(yī)療機(jī)構(gòu)

婦幼保健院是婦幼衛(wèi)生專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著掌握婦女兒童健康狀況、為婦女兒童衛(wèi)生和計(jì)劃生育提供醫(yī)療服務(wù)、開(kāi)展婦女兒童醫(yī)療項(xiàng)目科學(xué)研究等重要職責(zé)，是國(guó)家開(kāi)展婦幼保健工作的重要渠道。婦幼保健院的運(yùn)行和發(fā)展都離不開(kāi)文書(shū)檔案，文書(shū)檔案管理情況從一定層面反映了其在管理上的規(guī)范化、科學(xué)化程度，可以說(shuō)，文書(shū)檔案是婦幼保健機(jī)構(gòu)發(fā)展過(guò)程的一個(gè)縮影，具有重要?dú)v史價(jià)值。隨著深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的推進(jìn)，如何提高婦幼保健機(jī)構(gòu)的醫(yī)療服務(wù)品質(zhì)水平，是每一名醫(yī)務(wù)管理者應(yīng)該思考的問(wèn)題。從婦幼保健院管理運(yùn)行的角度，進(jìn)一步規(guī)范文書(shū)檔案管理工作，提升文書(shū)檔案科學(xué)化管理水平，對(duì)于提高其工作效率和管理水平而言具有十分重要的作用。

一、婦幼保健院文書(shū)檔案管理及其特點(diǎn)分析

1.文書(shū)檔案及其歸檔范圍文書(shū)檔案是在單位行政管理活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保管的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。不同于文件和資料，檔案是具有保存價(jià)值的原始記錄，是實(shí)踐活動(dòng)不可缺少的資源條件。從婦幼保健院活動(dòng)內(nèi)容和職能性質(zhì)來(lái)看，其文書(shū)檔案主要包括：一是反映婦幼保健院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，并且對(duì)于本機(jī)構(gòu)工作、建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。二是在婦幼保健院的工作活動(dòng)中形成的，在維護(hù)本機(jī)構(gòu)以及職工權(quán)益方面具有憑證價(jià)值作用的文件材料。三是在建設(shè)、醫(yī)療、科研等工作過(guò)程中形成的，辦理完畢，且具有查考價(jià)值的文件資料。四是婦幼保健院需要貫徹執(zhí)行，上級(jí)機(jī)關(guān)、非隸屬機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件資料。五是其他對(duì)本院工作運(yùn)行具有查考價(jià)值的文件材料。2.文書(shū)檔案的作用婦幼保健院文書(shū)檔案是其檔案管理體系的重要組成部分，是對(duì)其發(fā)展歷程的見(jiàn)證，是其管理進(jìn)程中所形成的重要憑證資料，具有重要的價(jià)值和作用。（1）管理作用。通過(guò)對(duì)于文書(shū)檔案的查考，可以總結(jié)出在歷史管理中的經(jīng)驗(yàn)和存在的不足，是婦幼保健院管理過(guò)程中政策落實(shí)、管理改進(jìn)以及創(chuàng)新發(fā)展的資料依據(jù)，有利于其管理水平的不斷提升。同時(shí)，基于文書(shū)檔案的全面性和客觀性，文書(shū)檔案為婦幼保健院進(jìn)行管理決策提供了重要參考。（2）憑證作用。文書(shū)檔案是對(duì)于婦幼保健院行政管理事務(wù)的原始記錄，既包括制度規(guī)定類(lèi)的文件，也包括上級(jí)部門(mén)下達(dá)的政策文件以及批復(fù)材料，這些資料是婦幼保健院管理工作的基礎(chǔ)依據(jù)，能夠幫助其解決管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)問(wèn)題，為化解管理中的矛盾提供有效憑證。（3）宣傳教育作用。婦幼保健院的文書(shū)檔案中包含了其事業(yè)的發(fā)展歷史、文化資料等，在內(nèi)外部的宣傳材料編制中，可以充分利用文書(shū)檔案中組織沿革、取得成績(jī)、發(fā)展規(guī)劃等內(nèi)容，助力婦幼保健院開(kāi)展機(jī)構(gòu)宣傳、婦女兒童保健教育工作。此外，文書(shū)檔案在婦幼保健院管理中還發(fā)揮了反映客觀現(xiàn)實(shí)作用、聯(lián)系知照作用以及行為規(guī)范的作用。3.文書(shū)檔案的特點(diǎn)婦幼保健院是為婦女兒童提供醫(yī)療保健的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，其生存、發(fā)展和建設(shè)必須以婦女兒童醫(yī)療保健工作為中心，樹(shù)立高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)意識(shí)。與一般的企事業(yè)單位不同，婦幼保健院的文書(shū)檔案管理體現(xiàn)了一定特點(diǎn)：一是文書(shū)檔案內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)化特點(diǎn)。婦兒醫(yī)療工作是婦幼保健院業(yè)務(wù)的主體，在醫(yī)療工作中產(chǎn)生和形成的文書(shū)檔案，是對(duì)于核心業(yè)務(wù)相關(guān)內(nèi)容的真實(shí)反映，因此，所記載的內(nèi)容是具有專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)的。例如，院務(wù)管理、發(fā)展規(guī)劃等。二是文書(shū)檔案管理的綜合性特點(diǎn)。文書(shū)檔案涵蓋了婦幼保健院行政管理活動(dòng)中的各類(lèi)文書(shū)材料，這些材料在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一些共性，呈現(xiàn)出了綜合性的特點(diǎn)。三是文書(shū)檔案管理的保密性特點(diǎn)。婦幼保健院文書(shū)檔案按照類(lèi)別不同，設(shè)置了不同的查閱權(quán)限，對(duì)外開(kāi)放的程度相對(duì)比較低，具有較強(qiáng)的保密性特點(diǎn)。四是文書(shū)檔案管理的階段性特點(diǎn)。婦幼保健院的行政管理科室眾多，產(chǎn)生的文件資料相對(duì)比較分散，為了確保檔案活動(dòng)的連續(xù)性和完整性，通常都會(huì)采取周期性管理的辦法，因此說(shuō)，文書(shū)檔案有一定的階段性特點(diǎn)。

二、婦幼保健院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

摘要：目前我國(guó)大部分醫(yī)院在進(jìn)行院內(nèi)管理工作的過(guò)程當(dāng)中，存在檔案資料整理工作不符合標(biāo)準(zhǔn)、不符合要求等多種問(wèn)題，這些問(wèn)題的產(chǎn)生與醫(yī)院工作人員在進(jìn)行文書(shū)檔案管理過(guò)程當(dāng)中的各種行為之間存在密切的聯(lián)系。通過(guò)資料分析以及現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，可以發(fā)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作不理想，主要與工作人員管理意識(shí)淡薄，檔案管理人員綜合素質(zhì)能力不高，文檔材料存在歸檔不全的現(xiàn)象，檔案信息化管理的滯后性相關(guān)。本文主要針對(duì)以上這些問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出科學(xué)合理的解決對(duì)策，希望能在一定程度上促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展的戰(zhàn)略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；醫(yī)院管理；醫(yī)院檔案；文書(shū)檔案

醫(yī)院的檔案管理工作包含醫(yī)院重大資料的存檔，住院患者的病歷存檔以及醫(yī)院綜合文書(shū)類(lèi)存檔等等。目前我國(guó)正處于快速發(fā)展以及高速轉(zhuǎn)型的信息化時(shí)代，如果醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中不能有效運(yùn)用信息化現(xiàn)代化以及系統(tǒng)化的管理模式，那么醫(yī)院的檔案管理工作將不能進(jìn)入到現(xiàn)代化階段。

一、當(dāng)前應(yīng)用文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀

1.領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視，檔案管理人員意識(shí)淡薄。目前大部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，要想使得醫(yī)院更好的發(fā)展，需要從醫(yī)療、教學(xué)以及科研工作入手，只有將以上這幾項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行有效的管理，在發(fā)展層面上將能獲得較大的經(jīng)濟(jì)利益以及社會(huì)利益。雖然這些想法具有一定的可行性，但是他們忽略了醫(yī)院文書(shū)檔案管理對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的重要性，甚至有一部分管理者認(rèn)為在檔案收集以及管理工作方面需要投入大量的人力和物力，但卻不能馬上獲得效果，如此會(huì)導(dǎo)致因小失大，而且由于領(lǐng)導(dǎo)的忽視，會(huì)使得醫(yī)院的檔案管理人員存在缺乏文書(shū)檔案管理技術(shù)的現(xiàn)象。2.檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。醫(yī)院的文書(shū)檔案工作一般都是由醫(yī)院辦公室直接進(jìn)行管理，但是醫(yī)院辦公室的工作人員除了要負(fù)責(zé)檔案管理工作之外，還有一些非常煩瑣的日常工作，而且這些日常工作還帶有一定的緊迫性，因此他們都會(huì)在完成日常工作的基礎(chǔ)上，才會(huì)進(jìn)行檔案資料的整理工作。這時(shí)很多醫(yī)院辦公室的工作人員已經(jīng)沒(méi)有足夠多的時(shí)間對(duì)檔案資料進(jìn)行仔細(xì)處置，逐漸導(dǎo)致文件資料周而復(fù)始的得不到妥善處理。除此之外，還有部分醫(yī)院對(duì)檔案管理人員的學(xué)歷要求較低，不要求其具備一定的專(zhuān)業(yè)性資料管理技能。3.文書(shū)檔案管理制度不健全。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的運(yùn)行，醫(yī)院已經(jīng)形成了一套科學(xué)合理的醫(yī)療管理制度，但是在文書(shū)檔案管理制度方面卻存在較大的漏洞。主要表現(xiàn)在文書(shū)檔案管理部門(mén)尚未明確，管理人員的工作職責(zé)尚未明確，檔案管理的流程以及標(biāo)準(zhǔn)尚未明確，缺乏有效的考核標(biāo)準(zhǔn)，未形成科學(xué)合理的醫(yī)院文書(shū)檔案管理體系。所以，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理開(kāi)始陷入無(wú)規(guī)范、無(wú)組織、無(wú)紀(jì)律的狀態(tài)。醫(yī)院檔案的文書(shū)材料沒(méi)有得到有效的管理，給醫(yī)院帶來(lái)了較大的消極影響。4.硬件配備不齊，無(wú)專(zhuān)門(mén)檔案資料庫(kù)房。因?yàn)獒t(yī)院屬于人流量較多的地方，所以目前很多醫(yī)院都存在辦公用房緊張的現(xiàn)象，由此，醫(yī)院當(dāng)中也沒(méi)有專(zhuān)用的檔案管理室是很正常的。但是醫(yī)院每年度都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，如果這些檔案沒(méi)有得到有效的保存，那么檔案資料就會(huì)存在霉變、蟲(chóng)蛀、積灰塵等因素的影響使得檔案的完整性受到侵害。當(dāng)人們想尋找某一項(xiàng)資料時(shí)，往往會(huì)由于檔案不完整使得查找困難。5.管理手段陳舊落后。最近幾年，各個(gè)領(lǐng)域的資料管理工作都在隨著現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)行變革，并逐漸把信息化技術(shù)應(yīng)用到資料管理當(dāng)中。目前在醫(yī)院的醫(yī)療體系管理方面，已經(jīng)有效地將信息化技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用。但是在文書(shū)資料的整理方面，依舊根據(jù)傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的管理方式過(guò)于煩瑣，而且管理的質(zhì)量還會(huì)受到人的綜合素質(zhì)能力以及思想觀念的影響。不同管理人員整理出來(lái)的文書(shū)檔案，都存在不同的形式，因此人們?cè)谶M(jìn)行檔案查找時(shí)，無(wú)法快速有效地找到相應(yīng)的信息。6.文書(shū)檔案的利用率低。如果醫(yī)院能夠有效地對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，那么在進(jìn)行各項(xiàng)方案的策劃時(shí)將能得到科學(xué)有效的參考數(shù)據(jù)，但是因?yàn)椴糠轴t(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的懈怠，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)長(zhǎng)期處于落后的狀態(tài)，而且這些觀念的存在也使得檔案資源不能得到有效的利用。7.文書(shū)檔案材料收集的完整性問(wèn)題。在醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中，資料的收集不齊全以及不完整是目前存在的一個(gè)較大問(wèn)題，它直接影響了檔案管理的有效性以及檔案開(kāi)發(fā)利用的科學(xué)性。而材料收集不齊全以及不完整的問(wèn)題，主要是因?yàn)闄n案資料分布在每一個(gè)科室和部門(mén)當(dāng)中，但是科室和部門(mén)當(dāng)中的管理人員缺乏檔案管理的意識(shí)，所以檔案收集的制度無(wú)法得到切實(shí)的落實(shí)。除此之外，醫(yī)院一般都比較重視收集和整理紅頭文件或者結(jié)論性的材料，而懈怠了一些業(yè)務(wù)性文件或者過(guò)程性的研究材料。通過(guò)上文的分析，我們可以知道，文書(shū)檔案的有效管理對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生重要的作用，但是所產(chǎn)生的作用也具有一定的特殊性，因?yàn)樗c其他機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案相比，在數(shù)量以及種類(lèi)方面呈現(xiàn)出一定的煩瑣性。尤其最近幾年上級(jí)政府的各級(jí)部門(mén)下發(fā)文件的數(shù)量越來(lái)越多，不僅給文書(shū)檔案管理人員帶來(lái)了較大的工作量，而且也反映出醫(yī)院在文書(shū)檔案管理方面的復(fù)雜性以及管理過(guò)程的不規(guī)范性。

二、改進(jìn)措施

1文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1對(duì)文書(shū)檔案管理的重視不夠

由于我國(guó)傳統(tǒng)文化的影響，我國(guó)對(duì)檔案管理工作的重視不夠，認(rèn)識(shí)上存在很大誤區(qū)，很大一部分人，包括一些干部人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理工作存在很大歧視，認(rèn)為文書(shū)檔案管理人員的工作就是保存好文字資料，抄抄寫(xiě)寫(xiě)和處理相關(guān)事務(wù)，沒(méi)有在單位主要工作范疇內(nèi)。而且在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，檔案管理工作不能給企業(yè)帶來(lái)明顯的利益，導(dǎo)致一些檔案管理人員對(duì)自己的工作也采取了忽略的態(tài)度，僅僅做一些檔案管理的表明工作，例如保證不泄密文字，不丟失資料，通過(guò)外調(diào)檢查，查檔資料齊全等等就可以。這無(wú)疑中也影響了檔案管理工作的質(zhì)量，造成了文書(shū)檔案管理的困難。

1.2對(duì)文書(shū)檔案管理工作的管理不足

我國(guó)的文書(shū)檔案管理工作水平與發(fā)達(dá)國(guó)家相比非常落后，管理方法單一，管理力量也較為薄弱，我國(guó)目前的文書(shū)檔案管理工作者對(duì)檔案管理工作僅停留在表面的認(rèn)識(shí)上，缺乏對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)和技能的掌握，沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到工作的重要性，對(duì)一些相關(guān)業(yè)務(wù)嚴(yán)重掌握不熟，對(duì)檔案資料的收集、管理意識(shí)也相對(duì)薄弱。加之受我國(guó)傳統(tǒng)思想的影響，對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作人員，檔案管理工作者往往身兼數(shù)職，不能全身心地投入到檔案管理工作中，最終降低了工作效率和水平，影響了檔案管理的質(zhì)量。此外，由于檔案管理人員工作精力不集中出現(xiàn)一些將材料歸檔錯(cuò)誤或者錯(cuò)誤傳達(dá)信息的問(wèn)題出現(xiàn)，這些都體現(xiàn)出文書(shū)檔案管理工作的不足。

1.3文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范程度過(guò)低

第一篇

一、文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

1.豐富、多樣的文書(shū)檔案內(nèi)容。任何單位的工作記錄都是以文書(shū)檔案來(lái)體現(xiàn)，主要包含：載體檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、行政管理等較多種類(lèi)，這些種類(lèi)構(gòu)成了極為豐富的檔案內(nèi)容。由于在文書(shū)檔案中包含多種多樣的文件形式，例如：簽訂文件中的錄像、照片、協(xié)議，以及黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)印發(fā)的“紅頭文件”等文件形式。因此，文書(shū)檔案內(nèi)容還具備多樣性的特點(diǎn)。2.文書(shū)檔案管理重視對(duì)資料的收集與保存。文書(shū)檔案管理一般是對(duì)事件發(fā)生的過(guò)程、書(shū)報(bào)和文件的收集和保存，具體是利用紙張將其記錄下來(lái)，并以分類(lèi)的形式存放于特定的檔案室中。與此同時(shí)，尤其要注重所收集資料的安全性和完整性，以發(fā)揮文書(shū)管理被后人借鑒和記載歷史的作用。

二、新時(shí)期文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.文書(shū)檔案管理培訓(xùn)工作不完善。文書(shū)檔案管理的工作人員，臨時(shí)補(bǔ)缺的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，無(wú)法在上崗前進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。而文書(shū)檔案管理崗位工作時(shí)間較長(zhǎng)的人員，盡管擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)，但是未參加二次教育培訓(xùn)，造成對(duì)新時(shí)期下生成的文書(shū)檔案管理問(wèn)題缺乏有效解決對(duì)策的現(xiàn)象，特別是信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理的工作中的廣泛應(yīng)用，年齡偏大的老員工若不積極參與到培訓(xùn)中，加之單位建設(shè)信息化培訓(xùn)工作與現(xiàn)階段形勢(shì)的不符，必然會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作停滯不前，繼續(xù)維持復(fù)雜的查閱流程，無(wú)法達(dá)到文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。2.文書(shū)檔案管理人員數(shù)量少、素質(zhì)較低。部分單位的文書(shū)檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，并且文書(shū)檔案管理工作普遍不是由專(zhuān)業(yè)人員從事，往往是由辦公室秘書(shū)進(jìn)行管理，即兼職的成分居多。而辦公室秘書(shū)主要的職責(zé)是對(duì)文件的草擬、分發(fā)，沒(méi)有精力放在文書(shū)檔案管理工作上，因此會(huì)缺乏管理積極性。另外，文書(shū)檔案管理人員之間所具備的素質(zhì)不夠統(tǒng)一，并在培訓(xùn)檔案管理方面也同樣缺乏統(tǒng)一的理解力，必然無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作產(chǎn)生諸多問(wèn)題。3.對(duì)文書(shū)檔案管理缺的重視程度不足。現(xiàn)階段，大多數(shù)的單位將文書(shū)檔案管理定義為簡(jiǎn)單的整理文書(shū)，并未從管理的層面對(duì)文書(shū)方案工作進(jìn)行定位，也無(wú)法充分落實(shí)提取、歸納、建庫(kù)的系統(tǒng)應(yīng)用。因此，能夠看出大多數(shù)的單位都未充分重視文書(shū)檔案管理工作，負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理工作的相關(guān)部門(mén)普遍地位較低，并且工作人員的地位也較低。4.缺乏文書(shū)工作和檔案工作的緊密銜接。文書(shū)檔案管理工作具體包含兩個(gè)方面的工作，分別為文書(shū)和檔案，兩者之間具有較為密切的關(guān)聯(lián)性。因此，實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作中，有必要將兩者緊密的銜接為一體，以此來(lái)達(dá)到兩者互相配合的目的，并構(gòu)成較為全面的管理體系?？墒牵谛聲r(shí)期的操作中，一般采取分模塊管理的方式，并單獨(dú)操作，無(wú)法構(gòu)成統(tǒng)一、完善的整體，即便個(gè)別單位建立了管理體系，也存在很大的形式化成分，從客觀的角度上進(jìn)行分析，這種管理模式擴(kuò)大了文書(shū)管理和檔案管理工作之間的距離，并且使兩者產(chǎn)生了一定程度的偏差。

三、新時(shí)期文書(shū)檔案管理中存在問(wèn)題的解決對(duì)策

1文書(shū)檔案管理信息化概述

信息化文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作的實(shí)質(zhì)是應(yīng)用現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)文書(shū)檔案的相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分類(lèi)和整理。因?yàn)槲臅?shū)檔案所涉及的領(lǐng)域較為廣泛，需要對(duì)相關(guān)組織內(nèi)容進(jìn)行記錄和分析，所記錄的內(nèi)容分別與經(jīng)營(yíng)管理和統(tǒng)籌規(guī)劃有關(guān)，記錄方式也分為文字記錄方式、影像記錄方式、圖片記錄方式，等等。如果在工作進(jìn)行階段只采取人工管理方式，不僅會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，也無(wú)法保障管理工作的質(zhì)量，進(jìn)而會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題。在信息化的基本前提下，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作不僅能提高工作效率，而且能減少人才以及物力投資，從而能將資金的調(diào)整和利用有效地結(jié)合起來(lái)。在信息化的背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能為文書(shū)檔案管理創(chuàng)新提供更便捷的工作方式和更舒適的工作環(huán)境，并為用戶提供更好的服務(wù)。

2我國(guó)信息化文書(shū)檔案管理創(chuàng)新過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1工作人員的綜合素質(zhì)較低。目前，我國(guó)信息化文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作還存在很多問(wèn)題，其中最突出的問(wèn)題是相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)較低，在信息化文書(shū)管理創(chuàng)新工作進(jìn)行階段，人員素質(zhì)占據(jù)著非常重要的決定性地位。如果工作人員的綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，就會(huì)影響管理創(chuàng)新工作的進(jìn)展。工作人員的綜合素質(zhì)較低主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。第一，工作人員的自身責(zé)任意識(shí)不明確，工作態(tài)度不積極，直接對(duì)開(kāi)展文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作造成不利影響，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致在工作過(guò)程中出現(xiàn)較大的錯(cuò)誤，不僅不利于開(kāi)展信息化文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作，還會(huì)對(duì)管理創(chuàng)新工作產(chǎn)生消極影響。第二，管理人員的專(zhuān)業(yè)技能應(yīng)用不到位。這方面的問(wèn)題主要表現(xiàn)在工作人員在工作期間尚未對(duì)實(shí)際狀況進(jìn)行分析研究，導(dǎo)致成本管理工作出現(xiàn)差異，使管理創(chuàng)新工作出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，同樣也會(huì)對(duì)檔案管理創(chuàng)新工作造成消極影響。第三，工作人員缺乏良好的執(zhí)行能力。執(zhí)行能力是衡量管理創(chuàng)新工作人員是否具備綜合素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)，工作人員的執(zhí)行能力不足也將會(huì)直接影響檔案管理創(chuàng)新的整體工作，造成出現(xiàn)延長(zhǎng)工程周期、降低檔案管理效果等現(xiàn)象，所以提升信息化文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作人員的綜合素質(zhì)是現(xiàn)階段要進(jìn)行的主要工作。2.2缺乏有效的協(xié)調(diào)與溝通。當(dāng)前，工作中缺乏正確的協(xié)調(diào)與溝通也是我國(guó)檔案管理創(chuàng)新工作面臨的重要問(wèn)題。工作在進(jìn)行階段如果缺乏正確的協(xié)調(diào)和溝通也會(huì)對(duì)管理創(chuàng)新工作造成直接影響，比如，創(chuàng)新管理工作預(yù)測(cè)效果與實(shí)際情況不符，管理創(chuàng)新工作目標(biāo)無(wú)法與成本控制要求達(dá)到統(tǒng)一，這些情況都是由文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作在進(jìn)行時(shí)缺乏協(xié)調(diào)和溝通導(dǎo)致的。2.3技術(shù)落后。技術(shù)落后也是制約我國(guó)檔案管理創(chuàng)新工作快速發(fā)展的重要問(wèn)題。我國(guó)信息化文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作過(guò)程中出現(xiàn)的連接性問(wèn)題是:管理創(chuàng)新工作還未呈現(xiàn)出先進(jìn)性。隨著科技的快速發(fā)展，更多的先進(jìn)性信息技術(shù)被應(yīng)用在各大行業(yè)中，此類(lèi)先進(jìn)性技術(shù)是推動(dòng)社會(huì)生產(chǎn)的必要條件。但是，我國(guó)大多數(shù)信息化文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作還沒(méi)有應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，從而會(huì)對(duì)文書(shū)檔案管理工作造成直接影響，不利于開(kāi)展信息化文書(shū)檔案管理工作。

3開(kāi)展信息化文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作的方法

3.1將信息技術(shù)與信息化文本檔案管理相結(jié)合。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，信息技術(shù)已經(jīng)成為人類(lèi)生產(chǎn)生活中不可或缺的一部分。開(kāi)展信息化文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作首先應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行信息化加工，這是開(kāi)展信息化管理的前提，需要將文書(shū)檔案進(jìn)行掃描、錄入，見(jiàn)圖1。在文書(shū)檔案錄入后，需要借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建管理系統(tǒng)，并連通入網(wǎng)，形成一套完整的檔案管理系統(tǒng)，具體見(jiàn)圖2。最后，還應(yīng)采取配套的管理措施，不斷提升信息化文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作的工作效率。3.2提高工作人員的綜合素質(zhì)。目前，文書(shū)檔案管理工作在我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)上扮演著重要的角色，我國(guó)作為科技型發(fā)展大國(guó)，非常重視文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作。因此，提升工作人員的綜合素質(zhì)提高是當(dāng)前的主要任務(wù)，直接決定著文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作能否順利開(kāi)展。首先，相關(guān)部門(mén)要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，安排專(zhuān)業(yè)人員開(kāi)展關(guān)于“文書(shū)檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)”等活動(dòng)，力求將理論知識(shí)與實(shí)際工作結(jié)合起來(lái)，確保能夠有效提升工作人員的專(zhuān)業(yè)技能。其次，還可以采取討論分析的方式激發(fā)工作人員的工作興趣，增強(qiáng)自身責(zé)任感，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新工作順利開(kāi)展。最后，管理創(chuàng)新部門(mén)還應(yīng)該成立學(xué)習(xí)團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)之間互相學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步，進(jìn)而不斷提升檔案管理創(chuàng)新工作人員的綜合素質(zhì)。3.3加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)。針對(duì)檔案管理創(chuàng)新工作過(guò)程中缺乏協(xié)作和溝通的問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)員工的協(xié)作和溝通，只有合理進(jìn)行協(xié)作和溝通，才能保證檔案管理創(chuàng)新工作順利開(kāi)展，使檔案管理創(chuàng)新工作更能滿足市場(chǎng)需求。相關(guān)管理創(chuàng)新部門(mén)在開(kāi)展工作的同時(shí)還要成立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督團(tuán)隊(duì)和交流溝通意見(jiàn)反饋團(tuán)隊(duì)，進(jìn)而保證檔案管理創(chuàng)新工作能夠順利開(kāi)展。另外，檔案管理創(chuàng)新部門(mén)還要成立檔案測(cè)評(píng)團(tuán)隊(duì)，對(duì)文檔管理創(chuàng)新工作進(jìn)行監(jiān)督和控制，也能推動(dòng)文書(shū)檔案管理創(chuàng)新工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

【摘要】本文主要以事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀作為出發(fā)點(diǎn)，從以人為本、積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)兩方面探討了加強(qiáng)企事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理的具體對(duì)策，以期為提高企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率提供一些參考和意見(jiàn)。

【關(guān)鍵詞】企事業(yè)單位；文書(shū)檔案；規(guī)范化

一、引言

文書(shū)檔案管理是企事業(yè)單位內(nèi)部管理體系的重要組成部分，是提升單位管理與服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵要素。在文書(shū)檔案管理中，分類(lèi)和歸檔是核心部分。但是隨著現(xiàn)代化水平的提升，企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。這就需要單位結(jié)合具體情況，針對(duì)問(wèn)題提出具體的解決措施，促使文書(shū)檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

二、企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，我國(guó)企事業(yè)文書(shū)檔案管理理念和管理方法較為落后，且企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作并不重視，也沒(méi)有結(jié)合企事業(yè)單位實(shí)際情況健全和完善文書(shū)檔案管理制度，導(dǎo)致企事業(yè)單位文書(shū)檔案工作無(wú)法滿足發(fā)展所需。首先，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視文書(shū)檔案管理工作。這是造成文書(shū)檔案管理資金不足的主要原因，無(wú)論是人員配置還是設(shè)備配置，都無(wú)法滿足企事業(yè)單位實(shí)際要求。甚至不少企事業(yè)單位文書(shū)檔案部門(mén)人員均是兼職人員，或者是依靠單位領(lǐng)導(dǎo)裙帶關(guān)系進(jìn)入檔案管理部門(mén)的關(guān)系人員，兼職人員專(zhuān)業(yè)能力欠缺、關(guān)系人員綜合素質(zhì)較低，這是造成單位文書(shū)檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量低的關(guān)鍵要素。其次，單位沒(méi)有加大對(duì)文書(shū)檔案工作人員的培訓(xùn)，也沒(méi)有做好崗前和崗位培訓(xùn)工作，導(dǎo)致工作人員的綜合素質(zhì)普遍低下、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、管理水平不高。這種惡性循環(huán)致使企事業(yè)單位檔案管理工作的針對(duì)性不強(qiáng)，準(zhǔn)確性不高，也就不能充分發(fā)揮文書(shū)檔案管理部門(mén)應(yīng)有的作用和效益。

摘要：在高職院校中文書(shū)檔案具有非常重要的作用，不僅是學(xué)校正常工作的重要保證，同時(shí)與學(xué)生未來(lái)的就業(yè)與繼續(xù)學(xué)習(xí)息息相關(guān)。近年來(lái)我國(guó)的信息技術(shù)不斷發(fā)展，已經(jīng)逐漸進(jìn)入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展具有一定的現(xiàn)實(shí)需求，同時(shí)也具有一定的時(shí)代需求?；诖?，本文中筆者對(duì)信息時(shí)代的文書(shū)檔案管理創(chuàng)新策略進(jìn)行了必要的分析與研究。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；文書(shū)檔案；創(chuàng)新；策略

自從上世紀(jì)90年代開(kāi)始，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)開(kāi)始迅速發(fā)展起來(lái)，尤其是在近幾年信息技術(shù)與各種傳統(tǒng)行業(yè)的連接更加緊密，并促進(jìn)了傳統(tǒng)行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。在這樣的時(shí)代背景下，文書(shū)檔案管理工作也必須要實(shí)現(xiàn)與信息技術(shù)的深度融合才能真正實(shí)現(xiàn)管理的創(chuàng)新發(fā)展。但是從總體上來(lái)看，在目前的高職院校中，信息技術(shù)的使用還不夠深入，從而限制了文書(shū)檔案管理的效率。

一、當(dāng)前階段高職院校在文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)文書(shū)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。在高職院校的日常工作中，文書(shū)檔案工作具有非常重要的意義，它不僅是學(xué)校運(yùn)行的有效保證，同時(shí)也是學(xué)校發(fā)展的重要記錄。但是當(dāng)前階段大部分高職院校對(duì)文書(shū)檔案管理并不是非常重視，許多高職院校都認(rèn)為文書(shū)檔案工作只是學(xué)校的附屬部門(mén)，對(duì)學(xué)校的發(fā)展可有可無(wú)，并不具有太大的意義。對(duì)文書(shū)檔案管理工作，相關(guān)工作人員只需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成文書(shū)檔案的分類(lèi)與存儲(chǔ)就行了。因此，花費(fèi)大量的人力物力進(jìn)行文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新不僅無(wú)法帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，也無(wú)法提高教學(xué)效率，是不科學(xué)也不必要的做法?；诖朔N情況，許多高職院校均未為文書(shū)檔案管理提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)，從而導(dǎo)致文書(shū)檔案管理處于較為落后的狀態(tài)。（二）信息化技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用不足。目前文書(shū)檔案大多還是采用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行管理，信息化程度不高是現(xiàn)階段高職院校文書(shū)檔案管理的普遍現(xiàn)象。具體來(lái)說(shuō)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，工作人員對(duì)信息化技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的運(yùn)用意識(shí)不高，許多文書(shū)檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的了解不足，認(rèn)為信息化技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案管理的意義不高。第二，信息化技術(shù)的使用相對(duì)較為狹隘，在許多高職院校中，信息化文書(shū)檔案管理僅僅集中在使用Office辦公軟件進(jìn)行相關(guān)文書(shū)檔案的再加工，或者使用QQ等在線工具進(jìn)行文件的傳輸，而對(duì)辦公自動(dòng)化、EPR等的專(zhuān)業(yè)化信息工具使用相對(duì)較少。第三，現(xiàn)代化的信息技術(shù)并沒(méi)有得到推廣使用，目前階段信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，許多現(xiàn)代化的信息技術(shù)也逐漸開(kāi)始運(yùn)用于實(shí)際當(dāng)中，例如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，現(xiàn)代化的信息技術(shù)可以在很大程度上提高了文書(shū)檔案管理的效率。但是，目前階段現(xiàn)代化信息技術(shù)在高職院校的文書(shū)檔案管理中還相對(duì)較少。（三）文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)跟不上時(shí)代的發(fā)展需求。由于文書(shū)檔案在高職院校中得不到應(yīng)有的重視，因此從事文書(shū)檔案管理的大部分工作人員都是通過(guò)臨時(shí)聘用或者從其他部門(mén)調(diào)過(guò)來(lái)的兼職人員，這部分工作人員大都不具有專(zhuān)業(yè)化的文書(shū)檔案知識(shí)。在實(shí)際工作中，大部分都是通過(guò)自己的摸索才逐漸掌握文書(shū)檔案的具體內(nèi)容。此外，這部分工作人員往往也不具有相應(yīng)的信息科學(xué)知識(shí)。因此，也無(wú)法有效地將相關(guān)信息技術(shù)運(yùn)用到文書(shū)檔案管理中去。

二、高職院校在文書(shū)檔案管理方面的創(chuàng)新策略