校史編著中檔案利用研究

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一、編寫服務(wù)中的檔案利用

（一）人員的組織與輔導(dǎo)、減少損傷和重復(fù)勞動(dòng)

對(duì)檔案利用人員（參予校史編寫的人員）進(jìn)行科學(xué)組織與精心輔導(dǎo)。許多檔案文獻(xiàn)經(jīng)歷了久遠(yuǎn)的歷史歲月，不采用一定的科學(xué)保護(hù)措施來利用檔案，在利用過程中隨時(shí)有可能將其損壞。上海海洋大學(xué)檔案館保存了大量具有重要價(jià)值的紙質(zhì)檔案，這些檔案文件已成為重要的稀有文史資料。有的正在申請(qǐng)作為上海市檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)項(xiàng)目，而許多重要的歷史紙質(zhì)檔案保護(hù)和使用存在許多技術(shù)上急需解決而又難于解決的問題。許多紙質(zhì)檔案原材料質(zhì)量比較差。其檔案自身的強(qiáng)度和韌性具有先天的不足。這些紙材由于當(dāng)時(shí)的造紙技術(shù)及原材料相對(duì)落后，也沒有征對(duì)性的研究專門用于檔案保存的紙質(zhì)，所使用的紙張其強(qiáng)度、耐折度、挺折度、挺度、密度等性能普遍較差，特別是50年乃至近百年前的紙張，性能更差，因此作為檔案載體給保護(hù)保存增加了難度。而經(jīng)過幾十年的存放，受到各種環(huán)境及有害物質(zhì)的侵蝕，使得延續(xù)保護(hù)難上加難。針對(duì)這些情況，便對(duì)校史編寫參加人員進(jìn)行精心組織和耐心輔導(dǎo)，使之具有檔案利用的基本知識(shí)。如輕拿輕放、減少?zèng)_擊（折疊、重壓等），減少不必要的磨擦和擠壓、消除多次重復(fù)翻閱等。

（二）工作內(nèi)容合理分工、利用有序進(jìn)行

為減少重復(fù)勞動(dòng)，提高利用的準(zhǔn)確性，加快編寫的速度，特對(duì)利用工作對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行分工。具體分成學(xué)科、專業(yè)、課程三個(gè)方面。先列出提綱、然后按題綱進(jìn)行梳理和編排，才開始進(jìn)行檔案利用。1）學(xué)科內(nèi)容的梳理與檔案收集。主要包括學(xué)科創(chuàng)辦沿革，所取得的研究成果，學(xué)科建設(shè)手段（實(shí)驗(yàn)室、研究所、重要儀器），人才培養(yǎng)等。另外還包括一些學(xué)科建設(shè)的相關(guān)措施文件。具體包括內(nèi)容為：學(xué)校關(guān)于教學(xué)大綱制定與實(shí)施的規(guī)定；教學(xué)大綱、實(shí)訓(xùn)大綱和考試大綱；學(xué)科基礎(chǔ)課、學(xué)科教材；實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書；CAI課件；學(xué)科課程建設(shè)情況（含規(guī)劃和總結(jié)）；精品課件建設(shè)情況（含規(guī)劃、總結(jié)、教案、課件、課堂教學(xué)錄相等相關(guān)資料）；學(xué)科課程成果及原始資料。2）專業(yè)內(nèi)容梳理與檔案收集。主要是專業(yè)的種類、專業(yè)背景和專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)及過程。具體包括：專業(yè)概況（含專業(yè)沿變、專業(yè)背景、人才培養(yǎng)情況等）；專業(yè)目錄；新增專業(yè)、特色專業(yè)申報(bào)材料；相關(guān)行業(yè)、企業(yè)對(duì)專業(yè)人才需求現(xiàn)狀分析及未來需調(diào)研報(bào)告等原始材料；專業(yè)設(shè)置論證報(bào)告與培養(yǎng)目標(biāo)調(diào)研報(bào)告；專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)（含知識(shí)、能力、素質(zhì)要求）；專業(yè)實(shí)施性教學(xué)計(jì)劃；專業(yè)建設(shè)年度計(jì)劃、中長(zhǎng)期建設(shè)規(guī)劃、年度總結(jié)；用人單位對(duì)專業(yè)畢業(yè)生的反饋信息。3）課程內(nèi)容梳理與檔案收集。主要包括課程體系、課程分布、課程要求及結(jié)構(gòu)等。具體包括：專業(yè)教學(xué)計(jì)劃的課程建設(shè)原則性意見；教學(xué)計(jì)劃修訂的有關(guān)規(guī)定；專業(yè)培養(yǎng)方案與實(shí)施性課程教學(xué)計(jì)劃；專業(yè)建設(shè)與各項(xiàng)課程教學(xué)改革的思想與措施；專業(yè)課教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行情況（含各學(xué)期進(jìn)程表、教學(xué)任務(wù)書、課程表）；課程體系與結(jié)構(gòu)改革情況課程實(shí)踐教學(xué)情況等。

（三）專題檔案文獻(xiàn)分類，準(zhǔn)確提供原件

根據(jù)學(xué)科、專業(yè)和課程內(nèi)容，把原始檔案進(jìn)行分類，并提供檔案原件。最終做到準(zhǔn)確、準(zhǔn)時(shí)、有效。檔案工作者的任務(wù)之一就是為查閱檔案者準(zhǔn)確、迅速提供原始資料，以滿足其急需。那么，如何在數(shù)量巨大的檔案館（室）中及時(shí)找到急需的文獻(xiàn)，是一個(gè)值得研究的問題。目前，通常的利用形式主要是利用者點(diǎn)名調(diào)卷。但由于利用者對(duì)庫(kù)藏檔案的時(shí)間、范圍、數(shù)量，是不可能了解和掌握庫(kù)藏檔案全部?jī)?nèi)容。因此，單憑點(diǎn)名調(diào)卷，就可能使大量有價(jià)值的檔案被埋沒，影響檔案效益發(fā)揮。為此在前面對(duì)所有檔案原件做了預(yù)先分類、查閱的人便減少了盲目性，大大提高了準(zhǔn)確性，從而加快校史編寫工作。

二、結(jié)論

作為歷史悠久的百年高校。在編寫校史過程中，檔案工作發(fā)揮了重要的作用。而學(xué)校檔案利用是一項(xiàng)艱巨的工作。其利用方法需要進(jìn)行認(rèn)真研究。綜述所做工作，有如下結(jié)論。

（一）保護(hù)與利用是高校檔案工作的重要專業(yè)內(nèi)容歷史悠久高校檔案文件在漫長(zhǎng)的保存、借閱和使用過程中，都經(jīng)受到各種因素的影響，包括人為的、自然的和生物的影響。特別是那些建校歷史長(zhǎng)達(dá)百年的高校，許多原始紙質(zhì)檔案已顯得十分脆弱，表現(xiàn)在紙張變硬、發(fā)黃、變脆、蟲蛀、霉變、字跡褪變以及柔軟度、韌性和機(jī)械強(qiáng)度降低等。于是存在著檔案保護(hù)與利用的矛盾。本研究中較好地解決了檔案保護(hù)與利用的矛盾問題。

（二）檔案利用人員的組織與輔導(dǎo)對(duì)檔案利用十分必要對(duì)檔案利用人員進(jìn)行科學(xué)的組織和專業(yè)的輔導(dǎo)，才能有效有序地開展檔案的查閱、利用等工作，而又不損害原有的歷史檔案。

（三）預(yù)先對(duì)所需利用檔案進(jìn)行分類，才能準(zhǔn)確提供所屬原件只有專業(yè)檔案管理人員對(duì)利用所需檔案原件進(jìn)行提前分類，縮小收集和查閱范圍，才能準(zhǔn)確、及時(shí)地將原件檔案提供加以有效利用，最終達(dá)到提高編著校史的效率。

本文作者：楊婷工作單位：上海海洋大學(xué)