檔案信息化論文范文10篇

【論文摘要】伴隨著計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展,會計信息系統(tǒng)發(fā)生了質(zhì)的變革,同時也產(chǎn)生了大量信息化的會計檔案,而對這些信息化檔案的管理也不能沿用傳統(tǒng)的會計檔案管理手段和方法。本文闡述了會計信息化檔案管理中常見的問題和對策。

【論文關(guān)鍵詞】會計信息化檔案安全性維護性

會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案,隨著會計電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代,由傳統(tǒng)意思上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。

1會計信息化檔案的特點

1.1會計信息化檔案的載體多樣性

傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質(zhì)的會計檔案,又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)和相應(yīng)電算化環(huán)境下的財務(wù)軟件系統(tǒng)等。

【摘要】面對新的發(fā)展環(huán)境，在民政檔案的管理中信息化的管理模式已經(jīng)得到了應(yīng)用，和以往的檔案管理相比有著很大的進步。信息化檔案管理模式的科學(xué)應(yīng)用，從整體上提高了檔案管理水平，在檔案的服務(wù)效率上也有了提高?；诖?，本文主要就民政檔案信息化的服務(wù)特征以及存在的問題加以分析，然后結(jié)合實際提高對民政檔案信息化服務(wù)水平的策略進行詳細探究，希望能通過此次的理論研究，對實際民政檔案服務(wù)發(fā)展有所裨益。

【關(guān)鍵詞】民政檔案；信息化；服務(wù)水平

民政檔案的管理過程中，信息化管理目標的實現(xiàn)比較關(guān)鍵，這也是民政檔案管理發(fā)展的重要趨勢。信息化檔案管理服務(wù)水平的提高，是當(dāng)前民政檔案管理發(fā)展的重要課題，通過從理論層面加強對民政檔案信息化服務(wù)的研究，對實際發(fā)展就能起到積極促進作用。

一、民政檔案信息化的服務(wù)特征以及存在的問題分析

（一）民政檔案信息化的服務(wù)特征體現(xiàn)分析。民政檔案的信息化管理過程中，在服務(wù)方面已經(jīng)有了新的特征體現(xiàn)，在民政檔案管理信息化服務(wù)對象的大眾化的特征上比較突出。當(dāng)前的檔案管理信息化人才比較緊缺，只有充分注重信息化服務(wù)人才的應(yīng)用，才能提升檔案信息的服務(wù)水平，在檔案信息的大眾化服務(wù)目標方面才能實現(xiàn)。再有就是在民政檔案信息化服務(wù)的需求熱點生活化的特征上有著體現(xiàn)，在社會保障的信息以及房屋產(chǎn)權(quán)和動拆遷政策的信息方面是比較重要的信息內(nèi)容。注重民政檔案信息化服務(wù)的內(nèi)容，才能真正有利于檔案管理的水平提高。（二）民政檔案信息化的服務(wù)問題分析。民政檔案信息化服務(wù)的發(fā)展過程中，由于受到多方面因素的影響，還存在著一些問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在對民政檔案信息化服務(wù)的宣傳工作沒有加強。一些民政檔案信息的完整性方面沒有得到有效保證，對檔案信息的收集存在著一定困難等。這些都是由于在相應(yīng)的宣傳工作上沒有得到加強，從而就對民政檔案的信息化服務(wù)方面產(chǎn)生了很大的阻力。民政檔案的信息化服務(wù)發(fā)展過程中，對一些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面還沒有加強，在相應(yīng)的檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)上存在著不足。例如檔案信息化服務(wù)中的基礎(chǔ)設(shè)備，掃描儀以及打印機等，都是必要的基礎(chǔ)設(shè)施。從實際的民政檔案信息化建設(shè)的情況來看，在這些設(shè)備方面還沒有具備，有的是存在故障沒有及時維修等，這些方面都會對民政檔案信息化服務(wù)的水平提高產(chǎn)生阻礙。另外，民政檔案的信息化服務(wù)過程中的方式比較單一化，在人性化的服務(wù)目標方面還沒有實現(xiàn)。我們要對這些層面的問題進行詳細的分析，然后找到針對性的措施進行應(yīng)對，保障民政檔案信息化服務(wù)水平的提高。

二、民政檔案信息化服務(wù)提升的策略探究

一、多媒體技術(shù)與檔案信息管理

（一）多媒體技術(shù)的概述

電子文件信息就是多媒體信息的本質(zhì)含義，是指通過文本、圖像、聲音、視頻等方式展現(xiàn)出來的信息。計算機系統(tǒng)中包含兩種及以上的多媒體信息時，我們稱之為多媒體系統(tǒng)。多媒體技術(shù)包含媒介和媒體兩種要素，可以改變檔案信息管理的陳舊性，實現(xiàn)完全的、開放性的計算機管理。

（二）多媒體技術(shù)與檔案信息化建設(shè)的關(guān)系

當(dāng)前，檔案建設(shè)面臨著巨大的機遇和挑戰(zhàn)。隨著經(jīng)濟建設(shè)的腳步不斷加快，檔案種類和類型的增加，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)方法以及傳播形式與途徑已經(jīng)呈現(xiàn)落后的狀態(tài)，不能滿足社會發(fā)展需要。而多媒體技術(shù)擁有信息儲存量大、形象直觀以及傳播渠道廣等優(yōu)點，可以為檔案信息化的建設(shè)帶來很大的便利，為檔案信息化的管理與建設(shè)提供先進的技術(shù)和科學(xué)的手段，發(fā)揮檔案信息的最大價值，對于提高檔案信息化管理的水平和質(zhì)量有著推波助瀾的作用。

二、多媒體技術(shù)在檔案信息化管理中的難題

摘要：本文結(jié)合本單位（小型企業(yè)）的實際情況，淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案信息化建設(shè)問題

0引言

在全國檔案工作“十一五”規(guī)劃中，檔案信息化建設(shè)已放到突出位置，得到高度重視，但按現(xiàn)狀看，檔案信息化建設(shè)至今仍未全面普及推廣，目前只限于政務(wù)公開、民生檔案建設(shè)等層面，中小型企業(yè)對檔案信息化建設(shè)工作的實際推廣實在太少，這種發(fā)展的不平衡現(xiàn)象眾所周知，不容忽視，現(xiàn)結(jié)合本單位（小型企業(yè)）的實際情況，淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策：

1企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。每件事情要大力推廣，領(lǐng)導(dǎo)們的高度重視是離不開的，但目前大部分中小型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都沒有認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，經(jīng)費上不予以支持，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)進程緩慢。

編者按：本文主要從何為檔案的信息化管理；醫(yī)院檔案信息化管理的重要性及必要性；醫(yī)院檔案信息化管理需要解決的問題；正視問題所在,加強醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)進行論述。其中，主要包括：檔案信息化管理的內(nèi)涵、檔案信息化管理的內(nèi)容、對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理、數(shù)據(jù)資料信息化、工作流程信息化、檔案信息化管理的條件、需要配備開放式電腦查詢檢索系統(tǒng)、加快醫(yī)院局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、適應(yīng)社會發(fā)展的需要、提升檔案管理水平的需要、確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要、需要大量資金投入、任務(wù)繁雜,工作量大、難以獲求滿足工作要求的人才、醫(yī)院檔案信息化的問題所在、醫(yī)院檔案信息化的措施等，具體請詳見。

【摘要】當(dāng)前,計算機管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。本文針對醫(yī)院檔案管理的信息化進行探討,分析了醫(yī)院檔案信息化需要面對和解決的問題,提出了對應(yīng)的策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理信息化

1何為檔案的信息化管理

1.1檔案信息化管理的內(nèi)涵

檔案信息化管理的內(nèi)涵包括兩個方面:一是應(yīng)用信息技術(shù)對檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用,對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理,以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來調(diào)控檔案物流,最終實現(xiàn)“無紙化”管理,促進管理創(chuàng)新。

【摘要題】數(shù)字信息化

【正文】

隨著檔案信息化建設(shè)的逐步展開，人們越來越多地意識到，檔案信息化建設(shè)不僅涉及大量技術(shù)問題，而且也涉及許多過去從未碰到過的管理問題。對絕大多數(shù)檔案管理部門，特別是市縣級檔案管理機構(gòu)而言，在實踐中單純依靠其自身的技術(shù)力量很難順利進行有關(guān)信息化內(nèi)容的建設(shè)。據(jù)筆者調(diào)查，目前已經(jīng)或正在進行檔案網(wǎng)站與數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的單位，都不同程度利用了外部技術(shù)力量?？梢哉J為，各級檔案管理部門在檔案信息化建設(shè)中利用外部技術(shù)力量將成為一個帶有普遍性的做法。從表面看，這是一個技術(shù)問題，但實質(zhì)上它是一個管理策略問題。如何科學(xué)選擇信息技術(shù)供應(yīng)商以及檔案管理部門在信息技術(shù)外包過程中究竟應(yīng)扮演什么樣的角色，這些都是當(dāng)前迫切需要做出回答的問題。

一、檔案信息化中的信息技術(shù)外包策略及其驅(qū)動因素

信息技術(shù)外包(ITOutsourcing)是指組織以合同的方式委托信息技術(shù)供應(yīng)商向組織提供所需要的部分或全部信息技術(shù)功能。

根據(jù)外包業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容，可將檔案管理部門的信息技術(shù)外包業(yè)務(wù)分為如下幾種類型：一是軟件業(yè)務(wù)外包。它具體又可分為：①購買供應(yīng)商開發(fā)的即買即用的應(yīng)用軟件包。如檔案管理部門根據(jù)需要從市場上選擇購買文檔一體化管理系統(tǒng)或電子文件管理系統(tǒng)；②購買供應(yīng)商開發(fā)的應(yīng)用軟件包，同時要求供應(yīng)商根據(jù)本單位的要求進行某些修改。如針對檔案數(shù)字化中對檔案原始性特征保護的要求，某些單位在購買普通文字圖像識別系統(tǒng)的同時，要求供應(yīng)商對文字圖像識別系統(tǒng)的某些功能進行修改；③要求供應(yīng)商為本單位開發(fā)一個完整的能滿足其業(yè)務(wù)需求的全新的電子文件管理系統(tǒng)，而不是購買市場上已有的通用電子文件管理系統(tǒng)或文檔一體化管理系統(tǒng)，這種外包要求通常出現(xiàn)在一些特種行業(yè)與部門的文件與檔案管理工作中。

1杭鋼檔案信息化的現(xiàn)狀和面臨問題

當(dāng)今社會現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷完善，使文件的形成電子化，存儲形式數(shù)字化，傳遞網(wǎng)絡(luò)化，管理動態(tài)化已經(jīng)成為普遍的趨勢。紙質(zhì)文件的比重呈逐漸下降態(tài)勢，而電子文件的數(shù)量持續(xù)上升，電子文件和數(shù)字檔案將日益成為館藏的主要檔案信息資源。檔案工作的內(nèi)容和重心發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案管理方式也必然隨著發(fā)生變化。國家檔案局經(jīng)科司副司長王嵐博士在2006年中國檔案信息化年會上曾經(jīng)說過“檔案信息化是檔案部門無法繞過的障礙，也是必須要跨過的顛峰”。檔案信息化其實就是檔案管理的一次變革，采用信息化技術(shù)來提高檔案管理效率。杭州鋼鐵集團公司作為中國企業(yè)500強之一，辦公自動化系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)已成功建成運行，在企業(yè)信息化建設(shè)上已經(jīng)處于行業(yè)前列。經(jīng)過50年的發(fā)展，杭鋼集團公司已經(jīng)形成和積累了比較豐富的檔案，截止2013年12月，杭鋼檔案館館藏檔案52067卷，以件為單位的檔案51202件，照片2692張，磁性載體檔案153盤；底圖14.92萬張，資料2233冊。列入年報統(tǒng)計范圍的杭鋼集團公司（含杭鋼檔案館）館室藏檔案142595卷，以件為單位的檔案60779件，照片7794張，磁性載體檔案176盤；底圖22.68萬張，資料23646冊。但是，杭鋼的檔案工作就其整體水平和發(fā)展進度來看，對照國家檔案行政管理部門的規(guī)范要求，還有許多薄弱環(huán)節(jié)、甚至是致命弱點。一是檔案信息資源的集中管理，特別是集團公司、股份公司機關(guān)的會計檔案、基建技改項目前期文件材料和決算檔案、股份公司董事會及證券部有關(guān)檔案等重要檔案資料至今沒有向檔案館完整移交。二是檔案信息化建設(shè)，與企業(yè)信息化建設(shè)（OA、ERP等）比較，沒有同步考慮和推進。尤其是在業(yè)務(wù)檔案規(guī)范、高效管理和利用方面，各種問題逐漸凸顯出來：主要表現(xiàn)為1．1杭鋼集團各二級單位各類檔案數(shù)量多，日常檔案管理工作強度日益加大。1．2盡管杭鋼集團在用檔案管理系統(tǒng)，但主要是針對條目進行管理。實體檔案與電子檔案大都仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致檔案的利用效率低、利用及時性、全面性、完整性均存在問題。1．3杭鋼集團各二級單位較多、區(qū)域分布較散，跨區(qū)域、跨單位間的業(yè)務(wù)檔案信息利用成為一大難題，無法實現(xiàn)整個杭鋼集團統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)共享中心。1．4杭鋼集團形成的檔案中，深層次、更高級、更有價值的數(shù)據(jù)未能從信息中挖掘出來，對集團相關(guān)單位提供準確、安全、快捷的信息，提高集團整體經(jīng)濟生產(chǎn)力起到的支持力不夠。1．5杭鋼集團總部檔案部門無法實時監(jiān)控各二級單位各類檔案收集、管理情況，并很難對各二級單位檔案業(yè)務(wù)進行實時督導(dǎo)和監(jiān)控；

2杭鋼檔案信息化建設(shè)的目標和主要內(nèi)容

對此，公司辦公室在檔案館的改造中啟動了信息化建設(shè)項目，到目前為止，杭鋼已投入合同金額103.7萬元用于檔案信息化建設(shè)。項目在2010年3月開始準備，2011年1月正式啟動，2011年10月鋼鐵主業(yè)生產(chǎn)單位及輔助部門的18家二級單位檔案管理人員上線操作。并明確提出杭鋼集團檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的最終目標是：按照總體規(guī)劃、分步實施的要求，逐步建成一個由現(xiàn)代計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)成的跨區(qū)域、分布式、多功能、規(guī)范化、集約型管理的高效、開放、共享、虛擬、資源豐富的數(shù)字化“杭鋼檔案館”。2．1階段目標，2．1．1第一期實現(xiàn)杭鋼檔案館和鋼鐵業(yè)二級單位檔案信息資源的數(shù)字化，包括現(xiàn)有館（室）藏檔案有重點地逐步進行數(shù)字化處理，杭鋼檔案館和鋼鐵業(yè)二級單位的檔案信息管理軟件系統(tǒng)接入辦公自動化系統(tǒng)，電子文件通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和光盤等手段和方式接收進杭鋼檔案館。檔案形成單位和部門可以利用檔案信息管理系統(tǒng)或電子載體形式進行電子檔案的移交；檔案專業(yè)技術(shù)人員可以利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源采集、分類、整理、編研、提供利用服務(wù)和進行檔案工作的日常管理；合規(guī)用戶根據(jù)授權(quán)可以在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)檔案信息資源的查詢利用和檔案業(yè)務(wù)咨詢。2．1．2第二期實施集團公司在杭單位的檔案信息資源數(shù)字化管理，并通過網(wǎng)絡(luò)手段與杭鋼數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)相連接，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。2．1．3第三期實施集團公司杭外單位的檔案信息資源數(shù)字化管理，并通過網(wǎng)絡(luò)手段與杭鋼數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)相連接，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。2．2檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容2．2．1基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)杭鋼集團公司由于公司內(nèi)網(wǎng)布局已經(jīng)完備，基礎(chǔ)設(shè)施的主要內(nèi)容就是配備與檔案信息化建設(shè)相適應(yīng)的支撐軟件系統(tǒng)運行和相關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作的硬件設(shè)備。如：工程掃描儀、工程一體機、大型繪圖儀、非線性編輯、音視頻數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換等設(shè)備。目前檔案館已配備了計算機6臺、筆記本2臺、高速掃描儀（3臺）、打印機（2臺，其中網(wǎng)絡(luò)打印機1臺）、光盤刻錄機（2臺）、數(shù)碼照相機（1臺）。為檔案信息的采集、交流、交換和檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)服務(wù)。同時在數(shù)字檔案信息存儲管理平臺上配備服務(wù)器（2臺）、存儲器（1臺）承擔(dān)檔案信息主數(shù)據(jù)存儲管理。在數(shù)字檔案信息應(yīng)用平臺上配備計算機4臺、終端4臺：其中檔案館工作人員計算機2臺，用于借閱利用和其他管理工作；檔案館用戶查詢計算機2臺（獨立連接國際互聯(lián)網(wǎng)）、終端4臺，裝載應(yīng)用軟件系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)連接服務(wù)器群，提供在線利用。配備打印機2臺、光盤刻錄機2臺，為用戶提供檔案信息載體。2．2．2鋼鐵主業(yè)二級單位檔案室管理：一是加快現(xiàn)有館室藏檔案整理。按照國家和省檔案行政管理部門和冶金系統(tǒng)檔案工作標準、規(guī)范加快對現(xiàn)有館室藏檔案的整理、整改工作：杭鋼檔案館、鋼鐵業(yè)各二級單位、非鋼產(chǎn)業(yè)各單位需分步完成文書檔案、職工檔案、會計檔案、實物檔案的整改，以及完成照片檔案、印章檔案、科技檔案的整理、整改。二是加強檔案目錄及其數(shù)據(jù)庫建設(shè)?，F(xiàn)已擁有各類檔案管理軟件、具備建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫的單位要充分運用計算機技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并為下一步移植到數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)做好準備。三是規(guī)范電子檔案歸檔管理。集團公司機關(guān)各部門要根據(jù)公司檔案管理規(guī)定和要求，抓緊整理移交應(yīng)歸檔的紙質(zhì)或其他載體檔案材料；加強對本部門電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔移交工作；職能部門在與外單位簽訂設(shè)計、勘察、監(jiān)理、施工、設(shè)備采購等合同時，要提出在移交紙質(zhì)檔案的同時移交電子檔案的要求，其中設(shè)計、勘察、設(shè)備供應(yīng)方必須提供電子文件歸檔。2．2．3電子檔案信息的管理和利用目前，杭鋼檔案館的電子檔案信息管理主要負責(zé)對采集到的檔案信息進行規(guī)范整理、分類、管理，使之有序化。對采集的符合或通過轉(zhuǎn)換使其符合檔案管理規(guī)范的數(shù)字信息及其元數(shù)據(jù)，根據(jù)采集時所帶的目錄信息，采用《杭州鋼鐵集團公司檔案分類編號實施辦法》和《歸檔文件整理規(guī)則》等標準的分類方案將這些數(shù)據(jù)有序地存儲到系統(tǒng)中。截止2013年12月，杭鋼檔案館機讀目錄案卷級3.05萬條，文件級19.31萬條，集團公司（含杭鋼檔案館）機讀目錄案卷級5.58萬條，文件級25.64萬條。數(shù)字化加工轉(zhuǎn)化集團公司科技檔案37547件，集團公司文書檔案13046件；鋼鐵業(yè)二級單位科技檔案12233件，文書檔案館619件。同時，根據(jù)邏輯關(guān)系將符合《中國檔案主題詞表》、《冶金檔案主題詞表》、《杭州鋼鐵集團公司公文主題詞表》有關(guān)要求的主題詞和符合《中國檔案分類法》、《冶金檔案分類法》、《杭州鋼鐵集團公司檔案分類編號實施辦法》有關(guān)要求的信息分類號組合在一起所形成的一套分類號主題詞對照表，系統(tǒng)可以從對照表中自動提取相應(yīng)的分類號—主題詞，完成標引任務(wù)。此外，根據(jù)檔案工作標準對整理立卷的檔案或以件為單位整理的檔案，進行分類后按不同要求自動編目，提供在線查詢和輸出為紙質(zhì)載體。對重要文件和檔案信息進行全文采集、轉(zhuǎn)換、識別、壓縮、加密、和檢索等管理與利用。

3杭鋼檔案信息化建設(shè)的改進建議

目前，杭鋼集團公司檔案管理信息化正穩(wěn)步推進，但仍需要認真進行改正，以求完善，使管理水平再上一個新臺階。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：3．1創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。首先是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；明確內(nèi)部分工和職責(zé)，建立上傳下達、團結(jié)協(xié)作、規(guī)范有序的工作秩序，推動各項工作順利開展。其次，檔案科全體專業(yè)技術(shù)人員要熟悉掌握該系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程、軟件操作，進一步完善杭鋼集團公司檔案管理信息系統(tǒng)的流程，至上而下進行推廣。最后，召集各二級單位的檔案人員定期召開座談會，對杭鋼集團公司檔案管理信息系統(tǒng)試運行過程中功能需求、軟件操作、流程完善進行討論，以便查漏補缺，及時補充、完善。3．2統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。公司辦檔案科需盡早制訂或修訂杭鋼集團公司檔案管理信息化、電子文件管理等方面的規(guī)章制度，用制度來規(guī)范、約束杭鋼集團公司電子文件等的收集、保管、利用，也使各二級單位能參照相關(guān)制度，做好各自單位的相關(guān)工作。同時，檔案科內(nèi)部應(yīng)盡早制訂項目設(shè)備的使用和管理規(guī)定，應(yīng)明確大型、貴重設(shè)備的責(zé)任人、適用范圍、使用程序等，并要建立工作臺賬。最后，要制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合。杭鋼集團公司檔案管理信息系統(tǒng)的建立推動了杭鋼的檔案工作，我們要充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢，通過持續(xù)不斷地改進和完善，實現(xiàn)信息化帶給杭鋼集團公司的最大效益。

在當(dāng)前我國城市化建設(shè)進程不斷加快的基礎(chǔ)上，我國房地產(chǎn)業(yè)呈現(xiàn)出來前所未有的發(fā)展勢頭，這就導(dǎo)致我國房產(chǎn)數(shù)量呈不斷上升的趨勢，同時房產(chǎn)檔案的利用率也不斷增加。在這種情況下，傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)的房產(chǎn)檔案管理模式已無法滿足當(dāng)前房地產(chǎn)發(fā)展的需求，其弊端越來越暴露出來，所以為了更好的滿足當(dāng)前房產(chǎn)檔案動態(tài)管理的需要，則需要充分的利用計算機技術(shù)，并使其與現(xiàn)代檔案管理理念有效的融合在一起，努力提高房產(chǎn)檔案的利用價值，不斷改進和創(chuàng)新房產(chǎn)檔案的管理，確保房產(chǎn)檔案管理水平的提升，加快房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，確保房產(chǎn)檔案從傳統(tǒng)的管理方式向數(shù)字化和電子化的方向轉(zhuǎn)變。

一、新時期房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的意義

（一）推進房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的重要性

當(dāng)前部分房產(chǎn)檔案管理部門盡管都已利用計算機來對房產(chǎn)檔案進行管理，但并沒有實現(xiàn)完全的信息化，還需要人工來進行整理，而且在保存上還采用的是紙質(zhì)檔案，人工進和查找和計算機檢索并存，這種管量方式已經(jīng)無法與當(dāng)前新時期房地產(chǎn)發(fā)展的形勢相適應(yīng)。作為房地產(chǎn)管理部門，為了能夠更好的對房產(chǎn)檔案信息進行掌握民，確保權(quán)屬信息的真實可靠，則實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化已成為必然趨勢。所以在當(dāng)前新時期，加快房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，建立一套與當(dāng)前房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展形勢相適應(yīng)的房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)具有極為重要的意義。

（二）推進房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的緊迫性

目前在我國國經(jīng)濟發(fā)展過程中，房地產(chǎn)業(yè)具有舉足輕重的地位，已成為當(dāng)前國民經(jīng)濟發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)。同時房地產(chǎn)管理部門在宏觀經(jīng)濟發(fā)展及調(diào)控中的地位也日益突出，其責(zé)任越來越重。隨著房產(chǎn)檔案利用率的增加，房產(chǎn)檔案被查詢、翻閱及復(fù)印的次數(shù)越來越頻繁，這就導(dǎo)致檔案原件的壽命在不斷的減少，在利用過程中所給檔案材料所帶來的各種損傷不可避免，所以為了實現(xiàn)對房產(chǎn)檔案原始資料的有效的保護，確保為公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，當(dāng)前推進房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)具有一定的緊迫性。

一、檔案管理工作專業(yè)化、高素質(zhì)檔案人才不足

由于企業(yè)檔案信息化建設(shè)不僅是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，而且還要兼顧軟硬件的基本設(shè)備，因此，這對檔案工作從業(yè)人員提出了符合社會發(fā)展的現(xiàn)代化檔案人才的要求。大部分企業(yè)檔案從業(yè)人員認為只是簡單利用計算機軟件將企業(yè)檔案信息錄入到計算機中，并保管好就達到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目的了。而且還有一部分企業(yè)檔案人員結(jié)構(gòu)不合理，綜合素質(zhì)、水平出現(xiàn)層次化、多樣化的特點；檔案從業(yè)人員大多不是專業(yè)院校畢業(yè)，所以缺乏科學(xué)系統(tǒng)的專業(yè)教育，很多檔案人員都是參加在職檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，對于計算機信息化知識更是匱乏，所以對檔案信息化建設(shè)不知從何下手；還出現(xiàn)一人多崗、一身多職等情況。這都無法滿足構(gòu)建企業(yè)檔案信息化建設(shè)的要求。同時，有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案工作，不能清晰的認識檔案工作的重要性，他們只注重企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)性人才的培訓(xùn)，忽略了檔案工作者的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不能通過企業(yè)渠道或其他培訓(xùn)方式，讓企業(yè)檔案人員參加相關(guān)技術(shù)知識的培訓(xùn)或與兄弟單位的學(xué)習(xí)交流活動，為其提供更好的交流學(xué)習(xí)平臺。

二、煤礦企業(yè)檔案信息化建設(shè)的改進措施

所謂檔案信息化建設(shè)是進一步提高企業(yè)檔案管理和服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案工作科學(xué)發(fā)展的重要舉措，它是依靠現(xiàn)代化檔案人才及現(xiàn)代信息技術(shù)兩大資源，共同完成。因此，我們要建立創(chuàng)新的檔案管理體制，勇于克服建設(shè)中所出現(xiàn)的因素，有序的推進煤礦企業(yè)檔案信息化建設(shè)進程。

（一）不斷加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高認識、更新觀念企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，是服務(wù)和推動企業(yè)進一步發(fā)展不可替代的信息資源，而檔案信息化充分發(fā)揮了這一效果。當(dāng)今信息化的新時代對檔案工作有了更進一步的要求，檔案從業(yè)人員不僅要具備深厚的檔案專業(yè)知識，還要信息化建設(shè)所要求的計算機信息知識，這樣才能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的職業(yè)技能需求。因此這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層及檔案人員要高度重視檔案工作，要對企業(yè)內(nèi)部專、兼職檔案人員的工作進行配合協(xié)調(diào)支持。同時，我們檔案從業(yè)人員也要擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛，要站在企業(yè)發(fā)展的高度，提高認識，與時俱進，傳統(tǒng)的墨守成規(guī)早已不適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展的需求，要主動更新觀念，創(chuàng)新管理檔案工作方法。

（二）建立完善管理獎罰機制，從根本上促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)企業(yè)不僅要根據(jù)《檔案法》及《甘肅省檔案管理條例》的相關(guān)規(guī)定，進行完善檔案管理制度，還要加強企業(yè)檔案管理獎罰機制的建設(shè)，它是從根本上調(diào)動企業(yè)檔案信息化的建設(shè)。獎罰機制能有效的引導(dǎo)和規(guī)范檔案從業(yè)人員的行為朝符合企業(yè)需求方向發(fā)展，是規(guī)范企業(yè)檔案人員行為和激勵檔案人員工作熱情的重要手段。古語有言“重賞之下必有勇夫”，所以企業(yè)應(yīng)該不僅注重物質(zhì)利益的給予，更重要的是對其自身價值和努力的承認。所以在獎罰機制的作用下，它對企業(yè)日常運作，對檔案從業(yè)人員工作積極性，將會產(chǎn)生極大的調(diào)動作用。

一、加強學(xué)校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施主要包括計算機軟硬件設(shè)備、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和各類輔助設(shè)施，它是檔案信息化建設(shè)中非常重要的基本保障條件。根據(jù)檔案信息采集的需要，配備檔案室相應(yīng)的計算機、掃描儀、光盤刻錄機和檔案信息管理系統(tǒng)軟件等設(shè)施。建立電子目錄和電子檔案錄入接收中心，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和電子文件的采集工作。檔案信息管理系統(tǒng)軟件要能涵蓋對電子文件采集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等服務(wù)功能，具備同其他數(shù)據(jù)庫進行連接和交換數(shù)據(jù)的能力，保證校園網(wǎng)和檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)之間的檔案信息存儲、交換的順利進行。

二、加強學(xué)校檔案信息資源建設(shè)

檔案資源是學(xué)校發(fā)展的歷史憑證，它以各種不同的形式真實而客觀地記載著學(xué)校教學(xué)、科研及管理過程中的每一個環(huán)節(jié)，是學(xué)校的寶貴財富。信息資源是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)是把室藏檔案資源數(shù)字化，其核心內(nèi)容是將各種形式的檔案信息，通過計算機、掃描儀等設(shè)施，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫，滿足社會對檔案信息的需求。豐富室藏資源，有效挖掘、收集、整理和傳播成為學(xué)校檔案部門信息服務(wù)的發(fā)展重點，因此檔案部門要緊緊圍繞學(xué)校中心工作，加大檔案編研力度，自行開發(fā)特色專題檔案數(shù)據(jù)庫，不斷完善檢索工具，促進檔案信息的開發(fā)和再生；加強對重要會議、重大活動事件檔案材料的收集，主動從各種媒體中收集有關(guān)學(xué)校的信息，通過對信息的采集、整合、分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策和教學(xué)管理提供信息服務(wù)。

三、加強學(xué)校檔案服務(wù)手段的創(chuàng)新

隨著檔案數(shù)字化程度不斷提高，檔案利用的方式也發(fā)生了改變，利用者通過網(wǎng)絡(luò)、計算機等現(xiàn)代化手段利用檔案，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作方法和行為方式將隨之而發(fā)生改變，檔案管理模式也在從傳統(tǒng)的實體管理模式向著信息管理、知識管理、數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，因此，檔案部門必須用創(chuàng)新的服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)手段實現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工操作管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。