企業(yè)檔案信息化研究論文

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摘要：本文結(jié)合本單位（小型企業(yè)）的實(shí)際情況，淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案信息化建設(shè)問題

0引言

在全國檔案工作“十一五”規(guī)劃中，檔案信息化建設(shè)已放到突出位置，得到高度重視，但按現(xiàn)狀看，檔案信息化建設(shè)至今仍未全面普及推廣，目前只限于政務(wù)公開、民生檔案建設(shè)等層面，中小型企業(yè)對檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)際推廣實(shí)在太少，這種發(fā)展的不平衡現(xiàn)象眾所周知，不容忽視，現(xiàn)結(jié)合本單位（小型企業(yè)）的實(shí)際情況，淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策：

1企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。每件事情要大力推廣，領(lǐng)導(dǎo)們的高度重視是離不開的，但目前大部分中小型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，經(jīng)費(fèi)上不予以支持，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

1.2軟件不適用。本企業(yè)也在推行“無紙化”辦公，設(shè)立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關(guān)鍵字查找所需文件。但由于本企業(yè)的OA系統(tǒng)較適用于文書檔案，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。

1.3存儲設(shè)備落后。本企業(yè)的檔案室是2001年建成，當(dāng)時并未考慮對電子檔案進(jìn)行管理，缺少專門的磁介質(zhì)檔案存儲設(shè)備，而數(shù)字檔案對設(shè)備的依賴性是比較強(qiáng)的，這對電子檔案的管理帶來了一定困難。

1.4電子文檔管理不完善。本企業(yè)已使用局域網(wǎng)，電子文件可儲存在“資料庫”，全體員工根據(jù)各自權(quán)限讀取文件。本來這是一個很好的溝通渠道，但由于管理不夠完善電子文件存放的位置（路徑）沒有明確規(guī)定，甚至有部分員工把文件只存本機(jī)，造成檔案的不完整，查找不便利。

1.5人員素質(zhì)未能適應(yīng)需求。目前本企業(yè)的2名檔案工作者均為兼職，只通過市檔案局的上崗培訓(xùn)，對電子檔案處理并無深入學(xué)習(xí)及參加市檔案局組織的培訓(xùn)。檔案知識不夠?qū)I(yè)，對新規(guī)定新要求了解不夠，信息接收不夠及時。這樣，不利于檔案信息化建設(shè)的實(shí)施。

2企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策。

2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平，并且應(yīng)認(rèn)識到建設(shè)一支檔案信息化人才隊伍是企業(yè)檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設(shè)，要求全體員工積極配合。

2.2選擇適用于本企業(yè)的檔案管理軟件。目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書檔案，有的偏重于科技檔案，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際需要選擇，最好能與開發(fā)商協(xié)商，量身訂造合適的軟件。

2.3完善存儲設(shè)備。檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規(guī)范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學(xué)、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時搶救。公務(wù)員之家

2.4完善電子文件的管理。首先應(yīng)制定電子文件的管理規(guī)范，要求全體員工嚴(yán)格執(zhí)行，并且要確保檔案信息安全，定期刻碟保存。

2.5提高檔案工作者的素質(zhì)。檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高理論素養(yǎng)，充實(shí)業(yè)務(wù)知識，同時，企業(yè)也應(yīng)大力支持，組織檔案工作者參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，全面加強(qiáng)檔案管理能力，多方面多途徑獲取檔案新信息。

檔案的信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。因此，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。