檔案信息化策略分析論文

導(dǎo)語：檔案信息化策略分析論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要題】數(shù)字信息化

【正文】

隨著檔案信息化建設(shè)的逐步展開，人們越來越多地意識到，檔案信息化建設(shè)不僅涉及大量技術(shù)問題，而且也涉及許多過去從未碰到過的管理問題。對絕大多數(shù)檔案管理部門，特別是市縣級檔案管理機構(gòu)而言，在實踐中單純依靠其自身的技術(shù)力量很難順利進行有關(guān)信息化內(nèi)容的建設(shè)。據(jù)筆者調(diào)查，目前已經(jīng)或正在進行檔案網(wǎng)站與數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的單位，都不同程度利用了外部技術(shù)力量。可以認為，各級檔案管理部門在檔案信息化建設(shè)中利用外部技術(shù)力量將成為一個帶有普遍性的做法。從表面看，這是一個技術(shù)問題，但實質(zhì)上它是一個管理策略問題。如何科學選擇信息技術(shù)供應(yīng)商以及檔案管理部門在信息技術(shù)外包過程中究竟應(yīng)扮演什么樣的角色，這些都是當前迫切需要做出回答的問題。

一、檔案信息化中的信息技術(shù)外包策略及其驅(qū)動因素

信息技術(shù)外包(ITOutsourcing)是指組織以合同的方式委托信息技術(shù)供應(yīng)商向組織提供所需要的部分或全部信息技術(shù)功能。

根據(jù)外包業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容，可將檔案管理部門的信息技術(shù)外包業(yè)務(wù)分為如下幾種類型：一是軟件業(yè)務(wù)外包。它具體又可分為：①購買供應(yīng)商開發(fā)的即買即用的應(yīng)用軟件包。如檔案管理部門根據(jù)需要從市場上選擇購買文檔一體化管理系統(tǒng)或電子文件管理系統(tǒng)；②購買供應(yīng)商開發(fā)的應(yīng)用軟件包，同時要求供應(yīng)商根據(jù)本單位的要求進行某些修改。如針對檔案數(shù)字化中對檔案原始性特征保護的要求，某些單位在購買普通文字圖像識別系統(tǒng)的同時，要求供應(yīng)商對文字圖像識別系統(tǒng)的某些功能進行修改；③要求供應(yīng)商為本單位開發(fā)一個完整的能滿足其業(yè)務(wù)需求的全新的電子文件管理系統(tǒng)，而不是購買市場上已有的通用電子文件管理系統(tǒng)或文檔一體化管理系統(tǒng)，這種外包要求通常出現(xiàn)在一些特種行業(yè)與部門的文件與檔案管理工作中。

二是數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案網(wǎng)站建設(shè)或數(shù)字檔案館建設(shè)的工程業(yè)務(wù)部分或全部外包。這類外包表現(xiàn)為檔案管理部門不僅向供應(yīng)商購買有關(guān)應(yīng)用軟件包，而且還要求供應(yīng)商提供與軟件在檔案管理中應(yīng)用的部分或一攬子服務(wù)。如由供應(yīng)商負責對傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、負責檔案網(wǎng)站的建站與維護、數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、檔案數(shù)據(jù)壓縮與傳輸?shù)染唧w工程業(yè)務(wù)項目。

三是將信息技術(shù)資產(chǎn)、人員及租賃資產(chǎn)等交由信息技術(shù)供應(yīng)商負責管理。它是在前兩種信息技術(shù)外包基礎(chǔ)上發(fā)展出來的一種延伸性外包形式。在檔案信息化進入數(shù)字檔案館建設(shè)階段后，這種外包形式可以嘗試使用。

檔案管理部門在檔案信息化建設(shè)中有選擇地進行信息技術(shù)外包是由眾多因素共同驅(qū)動的。這具體表現(xiàn)在：

第一、當前各級檔案管理部門信息技術(shù)能力的限制。檔案信息化各項內(nèi)容的建設(shè)都需要更多的信息技術(shù)專業(yè)人才，而我國各級檔案管理部門中這類人才卻十分缺乏。從解決問題的方法上看，經(jīng)過繼續(xù)教育，現(xiàn)有檔案管理人員可以在一定程度上適應(yīng)技術(shù)操作的要求，但要其勝任文件管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)、檔案網(wǎng)站設(shè)計與維護、數(shù)字檔案館構(gòu)建等工作卻有較大難度。從國際范圍看，即使是在信息技術(shù)十分發(fā)達的歐美諸國和人才實力雄厚的國際知名公司，它們也十分流行利用信息技術(shù)外包策略來確保某些信息化項目的實施。因此，信息技術(shù)外包不失為解決檔案管理部門內(nèi)部技術(shù)能力有限的重要方法。

第二、檔案管理部門經(jīng)費預(yù)算的壓力。選擇更加節(jié)約的方式是檔案管理部門在信息化建設(shè)中必須首先考慮的問題，信息技術(shù)外包策略如果運用得當，可以使檔案信息化建設(shè)少走彎路，縮短周期和節(jié)約成本。一方面，信息技術(shù)供應(yīng)商可以在多個客戶之間共享軟硬件、人力資源和知識，也可以通過批量購進軟硬件資源而獲得更多的折扣，從而有效降低檔案管理部門的固定成本投入；另一方面，信息技術(shù)供應(yīng)商一般都擁有比檔案管理部門更加豐富的技術(shù)和資源，這決定了它能提供高質(zhì)量、高效率、高效益的服務(wù)，由此也可降低有關(guān)成本。有關(guān)調(diào)查顯示，將信息技術(shù)全部或部分外包可以平均節(jié)省9%的成本。

第三、檔案信息化發(fā)展階段的要求。筆者曾將我國檔案信息化建設(shè)從總體上劃分為計算機輔助檔案管理階段和電子檔案工程階段。在計算機輔助檔案管理這一起步階段，其信息化基本目標是運用計算機模擬傳統(tǒng)手工管理方式，建立“計算機輔助檔案管理系統(tǒng)”。電子檔案工程階段是檔案信息化建設(shè)的高級階段，這一階段的信息化基本目標是建立檔案網(wǎng)站和數(shù)字化檔案館，實現(xiàn)電子文件的網(wǎng)絡(luò)化管理與服務(wù)。當檔案信息化處于計算機輔助檔案管理這一初級階段時，其技術(shù)復(fù)雜性不高，有關(guān)功能也相對簡單，對信息技術(shù)外包的需求程度不高；隨著檔案信息化向電子檔案工程階段的發(fā)展，在建設(shè)過程中對技術(shù)和功能的要求逐步提高，這也驅(qū)動檔案管理部門選擇信息技術(shù)外包策略以完成有關(guān)建設(shè)目標。

二、實施信息技術(shù)外包策略的支撐條件

值得注意的是，信息技術(shù)外包也存在一定風險。為了保證信息化進程中信息技術(shù)外包策略的順利實施，檔案管理部門也應(yīng)具備相關(guān)的支撐條件。具體表現(xiàn)在：

第一、外包項目的科學管理策略。檔案管理部門在信息化建設(shè)的不同階段，其具體目標各不相同，外包的技術(shù)項目也有所區(qū)別。如何根據(jù)檔案管理部門的管理基礎(chǔ)、技術(shù)水平和社會功能科學分析不同時期的信息比具體目標，結(jié)合技術(shù)外包項目的特點科學選擇信息技術(shù)供應(yīng)商，并對外包過程進行科學管理等都是決定信息技術(shù)外包策略能否成功的重要因素。具體而言，檔案管理部門應(yīng)首先結(jié)合有關(guān)因素識別其當前需求，科學制訂檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃、目標任務(wù)和實施步驟。其次，應(yīng)選擇適當?shù)募夹g(shù)項目進行外包。檔案管理部門正確定外包項目時，應(yīng)綜合考慮相關(guān)因素，原則上是效益成本比和戰(zhàn)略價值雙高的業(yè)務(wù)不外包，而其他情況則要具體問題具體分析。例如，檔案管理部門應(yīng)重視信息安全問題，對一些高度敏感的數(shù)據(jù)項目應(yīng)選擇自建或慎重外包，并在外包過程中加強對信息技術(shù)外包風險的控制。在信息技術(shù)外包過程中，檔案管理部門要不斷賦予外包商完成其工作職責的權(quán)利，而伴隨這一過程則可能出現(xiàn)檔案管理部門主動控制權(quán)的喪失。檔案管理部門在風險管理中，應(yīng)利用合同對外包商的服務(wù)時間與質(zhì)量進行控制；通過需求分析和合同測度對可能出現(xiàn)的成本攀升進行控制；通過強化自我保護和社會保護（如知識產(chǎn)權(quán)保護）意識，對信息秘密和有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)進行保護。最后，檔案管理部門應(yīng)科學實施對外包業(yè)務(wù)過程的管理，特別是對外包項目有關(guān)文件的管理。信息技術(shù)外包業(yè)務(wù)過程一般分為外包業(yè)務(wù)選擇、外包方案評估、外包合同管理、外包服務(wù)的監(jiān)督等。對上述外包業(yè)務(wù)過程的各個具體環(huán)節(jié)檔案管理部門都要進行科學控制與協(xié)調(diào)。其中，制定外包項目建議書和外包合同是兩個十分重要的環(huán)節(jié)。檔案管理部門在外包項目建議書中要定義檔案部門對信息技術(shù)的需求，并據(jù)此對所需的硬件、軟件、服務(wù)、成本與時間等提出要求；在外包合同文件制定中，則應(yīng)包括檔案管理部門與外包商的職責與義務(wù)、外包項目的質(zhì)量指標、服務(wù)水平的調(diào)節(jié)、數(shù)據(jù)與信息的機密性及違規(guī)處罰和培訓(xùn)等事項。

第二、一定的信息技術(shù)能力。檔案管理部門需要一定的信息技術(shù)能力才能保證信息技術(shù)外包策略的順利實施。首先，一定的信息技術(shù)能力有助于檔案管理部門進行合作伙伴的選擇，并能對信息化項目的具體目標和功能進行科學表達。其次，一定的信息技術(shù)能力有助于檔案部門識別信息技術(shù)供應(yīng)商在信息化項目中擬采用的關(guān)鍵技術(shù)，從而使雙方對項目期限和費用問題的討論公平和適當。再次，在信息技術(shù)外包合同的簽訂階段，檔案管理部門應(yīng)利用自身對信息技術(shù)的理解，對技術(shù)供應(yīng)商提供的服務(wù)條款進行分析，對外包技術(shù)項目的質(zhì)量提出明確要求，并明確供應(yīng)商的有關(guān)責任。如在合同條款中可以對檔案網(wǎng)站的支持響應(yīng)時間、檔案人員的技術(shù)培訓(xùn)內(nèi)容、檔案網(wǎng)站信息更新周期和檔案數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)形式等提出明確要求。最后，在信息技術(shù)外包合同的實施與檢查驗收階段，檔案管理人員要能以一定的信息技術(shù)能力為基礎(chǔ)，判斷和驗收合同條款是否有效執(zhí)行，并能對技術(shù)外包項目的質(zhì)量進行評價。

第三、內(nèi)外部門的協(xié)調(diào)運作。在檔案信息化建設(shè)的每個具體階段，信息技術(shù)外包的順利進行都需要內(nèi)外有關(guān)部門的密切合作。具體而言，無論是檔案網(wǎng)站還是數(shù)字檔案館建設(shè)，都需要整合檔案部門內(nèi)外的大量資源，尤其是信息資源。首先，檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館的檔案信息不僅包括歷史性檔案信息，還應(yīng)包括有關(guān)部門的現(xiàn)行文件信息。特別是隨著綜合檔案館和機關(guān)檔案室成為現(xiàn)行文件開放的主體，這就決定了在檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館上的現(xiàn)行文件信息比例將逐步增加。如何將各類不同部門分散形成的現(xiàn)行文件進行適當集中，并鑒選出可以開放的范圍，這就迫切需要各有關(guān)部門的通力合作。其次，檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館不僅對本館（室）藏中傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換信息，而且可以包括對其他單位檔案網(wǎng)站的鏈接或者利用分布式網(wǎng)絡(luò)對有關(guān)單位電子文件信息進行動態(tài)搜尋與鏈接（檔案界又將其稱為形成虛擬檔案館信息環(huán)境）。不管是相關(guān)網(wǎng)站的鏈接還是虛擬信息環(huán)境的形成，都要取得有關(guān)單位的同意或授權(quán)。特別是虛擬檔案館環(huán)境的形成，更需要有關(guān)單位在技術(shù)標準和相關(guān)協(xié)議上達成一致。因此，在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)進一步加強和改善檔案部門的公共關(guān)系活動，并在檔案館內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置上也作出適當性變化，從而使檔案管理部門不僅通過信息技術(shù)外包策略形成良好的信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，而且還通過內(nèi)外協(xié)作創(chuàng)造良好的管理環(huán)境。