檔案鑒定范文10篇

為了確保檔案質(zhì)量，更好地為現(xiàn)代化建設服務，為四方區(qū)工作服務，根據(jù)《檔案法》和《檔案館工作通則》的有關規(guī)定，制定鑒定銷毀工作制度。

一、按照國家標準，檔案保管期限劃分為永久、長期、短期三種，永久是指無限期保存；長期保存為16--50年左右；短期保存為15年以下。

二、短期保管的檔案，15年期滿后應組織鑒定小組進行復查，經(jīng)領導批準后可以銷毀；長期保存的檔案滿50年，經(jīng)鑒定小組再次鑒定確無繼續(xù)保存的必要，經(jīng)領導和有關部門批準后方可銷毀。

三、對原基礎較差的全宗要復查，從內(nèi)容到來源，形式等方面判定檔案的價值，確定保管期限，剔除無繼續(xù)保存價值的檔案。

四、堅持銷毀標準遵守銷毀制度，不準以種種借口不堅持標準和不經(jīng)任何復查，盲目銷毀檔案。

五、依據(jù)標準檔案保管期限表制訂并遵守區(qū)檔案館檔案保管期限表。

檔案鑒定標準是檔案鑒定工作的關鍵環(huán)節(jié)，而明確影響鑒定標準的因素是正確制定鑒定標準，作好鑒定工作的重要依據(jù)和出發(fā)點。長期以來，我國對影響檔案鑒定標準的因素研究頗深，例如：文件的內(nèi)容、文件的來源以及社會需求等方面都已達成共識，但保管費用因素卻是近些年來才提到的，并且隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展它在檔案鑒定諸因素中的地位愈來愈重要，重視和加強對保管費用因素的研究有著重要的意義。

一、保管費用的含義及與管理效益之間的關系

眾所周知，保管文件需要一定的物質(zhì)條件做基礎，即有很多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會影響著檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價值時必須考慮保管費用因素。所謂保管費用，是指對以后保管檔案過程中所需各種費用的估計，它包括庫房費用、處理費用、保護費用和參考費用。其中，庫房費用是指建筑庫房所需的費用；處理費用是指每立方英尺文件對其進行處理和編目所需的工時，它是檔案鑒定中的一個永恒的和決定性的因素；保護費用是指文件在保護或修復過程中所需設備和材料的費用。①由此，檔案人員必須權衡經(jīng)費來源與所保存文件未來的用途。保存費用與研究價值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個不變因素，若是兩種材料包含基本相同的信息，則保存體積較小的，它可以節(jié)省庫房面積。同時，若是一份或幾份文件從宏觀或微觀上發(fā)揮作用的價值低于保存所付出的代價時，亦只能忍痛割愛。

二、保管費用是確定檔案鑒定原則和鑒定標準的重要因素

鑒定標準是人們在鑒定活動中應用于對象的價值尺度和界限。這些標準不是檔案工作人員主觀隨意的產(chǎn)物，它是檔案工作人員在長期的理論研究和實踐工作中總結(jié)出來的歷史性結(jié)論。因此，它是隨著社會的發(fā)展而不斷完善的，它的內(nèi)容是客觀的。長期以來，國內(nèi)外檔案學者對檔案屬性的標準以及主客體需要的標準都作了深入的研究，并對實際工作起到了指導和依據(jù)作用。隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)量的急劇增長，保存檔案的物質(zhì)條件雖然有很大改善但仍顯得力不從心，這使得檔案的鑒定者們不得不在鑒定檔案時，考慮該檔案的利用價值與保存其所付出的費用之間的比例。換言之，只有當檔案發(fā)揮作用所帶來的利益，超過因保存檔案所付出的代價時，它才具有保存價值。這就是近些年來國內(nèi)外檔案界提出的效益標準。效益標準的提出豐富了現(xiàn)時期的檔案鑒定理論，這是對謝倫伯格鑒定思想的進一步發(fā)揚。早在50年代，謝倫伯格就認為，任何一份檔案都可能在某個時候、某種場合發(fā)揮作用，但是不可能把它們都保存下來。社會用于保管的能力畢竟是有限的。因此，美國檔案學者菲利普·鮑爾提出：“價值一定要同費用放在一起權衡”。他指出：“一種嚴格而實在的費用核算是所有例行鑒定工作的一個必要條件?！雹谠趪鴥?nèi)，有許多檔案學者也提出了同樣的觀點?！稒n案工作基本知識》、《檔案管理學基礎》的作者陳兆??、和寶榮教授根據(jù)實際工作的經(jīng)驗教訓提出了必須研究保存效益的觀點。馮惠玲教授亦認為：“任何一個社會、任何一個國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案保存的質(zhì)量和數(shù)量。因此，在鑒定工作中應摒棄不計成本、多多益善的觀點，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久?！雹?/p>

由此看來，保管費用因素是確定檔案鑒定原則和標準的重要因素，它體現(xiàn)了檔案保管必須注重效益的指導思想，這是一種客觀必然要求所致。但有人認為，保管費用作為鑒定的系數(shù)之一，會影響鑒定工作的客觀性，使鑒定標準受到經(jīng)濟市場的影響。其實，鑒定本質(zhì)上是解決檔案數(shù)量的無限增長性與人類有限的保存能力之間的矛盾，這個矛盾的最終解決體現(xiàn)的將是檔案管理的效益問題，包括社會效益和經(jīng)濟效益兩部分。其中，社會效益在鑒定標準中主要是在檔案內(nèi)容屬性標準及主客體需要標準中體現(xiàn)。但是作為經(jīng)濟效益方面在前兩者中無法體現(xiàn)，所以，要想完整地體現(xiàn)檔案管理的效益必須使用反映量化經(jīng)濟效益的保管費用因素，來作為衡量的客觀標準，這不但不會影響鑒定工作的客觀性，相反，它是確定檔案保管價值的最客觀的標準，它是完整的判定檔案價值標準中的不可分割的一部分。特別是對我國這樣的發(fā)展中國家而言，用量化的標準確切地體現(xiàn)經(jīng)濟效益不僅是一種社會發(fā)展的必然，而且具有很大的現(xiàn)實意義。認識到這一點，對檔案鑒定理論是一種豐富，同時，對目前經(jīng)濟轉(zhuǎn)型時期的檔案工作解決一些實際性的問題將起到不可忽視的依據(jù)作用。

編者按：本文主要從保管費用的含義及與管理效益之間的關系；保管費用是確定檔案鑒定原則和鑒定標準的重要因素進行論述。其中，主要包括：檔案鑒定標準是檔案鑒定工作的關鍵環(huán)節(jié)、保管費用因素卻是近些年來才提到的、保管文件需要一定的物質(zhì)條件做基礎、對以后保管檔案過程中所需各種費用的估計、保存費用與研究價值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個不變因素、鑒定標準是人們在鑒定活動中應用于對象的價值尺度和界限、國內(nèi)外檔案學者對檔案屬性的標準以及主客體需要的標準都作了深入的研究、保管費用因素是確定檔案鑒定原則和標準的重要因素、社會效益在鑒定標準中主要是在檔案內(nèi)容屬性標準及主客體需要標準中體現(xiàn)等，具體請詳見。

檔案鑒定標準是檔案鑒定工作的關鍵環(huán)節(jié)，而明確影響鑒定標準的因素是正確制定鑒定標準，作好鑒定工作的重要依據(jù)和出發(fā)點。長期以來，我國對影響檔案鑒定標準的因素研究頗深，例如：文件的內(nèi)容、文件的來源以及社會需求等方面都已達成共識，但保管費用因素卻是近些年來才提到的，并且隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展它在檔案鑒定諸因素中的地位愈來愈重要，重視和加強對保管費用因素的研究有著重要的意義。

一、保管費用的含義及與管理效益之間的關系

眾所周知，保管文件需要一定的物質(zhì)條件做基礎，即有很多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會影響著檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價值時必須考慮保管費用因素。所謂保管費用，是指對以后保管檔案過程中所需各種費用的估計，它包括庫房費用、處理費用、保護費用和參考費用。其中，庫房費用是指建筑庫房所需的費用；處理費用是指每立方英尺文件對其進行處理和編目所需的工時，它是檔案鑒定中的一個永恒的和決定性的因素；保護費用是指文件在保護或修復過程中所需設備和材料的費用。①由此，檔案人員必須權衡經(jīng)費來源與所保存文件未來的用途。保存費用與研究價值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個不變因素，若是兩種材料包含基本相同的信息，則保存體積較小的，它可以節(jié)省庫房面積。同時，若是一份或幾份文件從宏觀或微觀上發(fā)揮作用的價值低于保存所付出的代價時，亦只能忍痛割愛。

二、保管費用是確定檔案鑒定原則和鑒定標準的重要因素

鑒定標準是人們在鑒定活動中應用于對象的價值尺度和界限。這些標準不是檔案工作人員主觀隨意的產(chǎn)物，它是檔案工作人員在長期的理論研究和實踐工作中總結(jié)出來的歷史性結(jié)論。因此，它是隨著社會的發(fā)展而不斷完善的，它的內(nèi)容是客觀的。長期以來，國內(nèi)外檔案學者對檔案屬性的標準以及主客體需要的標準都作了深入的研究，并對實際工作起到了指導和依據(jù)作用。隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)量的急劇增長，保存檔案的物質(zhì)條件雖然有很大改善但仍顯得力不從心，這使得檔案的鑒定者們不得不在鑒定檔案時，考慮該檔案的利用價值與保存其所付出的費用之間的比例。換言之，只有當檔案發(fā)揮作用所帶來的利益，超過因保存檔案所付出的代價時，它才具有保存價值。這就是近些年來國內(nèi)外檔案界提出的效益標準。效益標準的提出豐富了現(xiàn)時期的檔案鑒定理論，這是對謝倫伯格鑒定思想的進一步發(fā)揚。早在50年代，謝倫伯格就認為，任何一份檔案都可能在某個時候、某種場合發(fā)揮作用，但是不可能把它們都保存下來。社會用于保管的能力畢竟是有限的。因此，美國檔案學者菲利普·鮑爾提出：“價值一定要同費用放在一起權衡”。他指出：“一種嚴格而實在的費用核算是所有例行鑒定工作的一個必要條件?！雹谠趪鴥?nèi)，有許多檔案學者也提出了同樣的觀點?！稒n案工作基本知識》、《檔案管理學基礎》的作者陳兆??、和寶榮教授根據(jù)實際工作的經(jīng)驗教訓提出了必須研究保存效益的觀點。馮惠玲教授亦認為：“任何一個社會、任何一個國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案保存的質(zhì)量和數(shù)量。因此，在鑒定工作中應摒棄不計成本、多多益善的觀點，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久。”③

檔案鑒定，是檔案工作的一項重要內(nèi)容。長期以來，對鑒定工作的認識和實踐存在著一定的局限性，具體表現(xiàn)在如下幾個方面：

1、缺少對歸檔文件材料的準確性鑒定。檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實的記錄，這是因為在文件材料的形成過程中，人們受到客觀條件的限制或主觀認識的干擾，有時不能全面反映歷史真實，甚至夸大、縮小或歪曲歷史事實，這在不同歷史時期和不同工作領域都不同程度地存在。如工作成績的夸大、統(tǒng)計數(shù)字的失準、基建檔案的圖物不符等等。這些失準的材料，顯然與事實不符，但它們是錯誤思潮、片面認識、失誤工作的真實反映。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內(nèi)容，但有責任也有義務對其進行鑒別、評價，以指導利用者。

2、缺乏對歸檔材料的完整性鑒定。歸檔文件材料不完整，是長期存在的普遍問題。據(jù)筆者調(diào)查，歸檔文件不完整主要表現(xiàn)在三個方面。一是歸檔材料門類不全。無論是進館檔案還是檔案室的檔案，除文書檔案外，其他門類的檔案尤其業(yè)務檔案大都沒有收集歸檔，這就為全面反映其工作活動大打折扣。二是歸檔部門不全。一個單位內(nèi)各部門的職能不同，產(chǎn)生文件材料的數(shù)量不一，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，其他部門因形成的材料少，往往長時間沒有文件歸檔。三是歸檔文件材料不完整。編號文件本身接不起來，缺附件，少底稿等，尤其是科技檔案在這方面表現(xiàn)得更為突出。而缺少的往往是核心內(nèi)容和重要的部分。檔案工作者需要也應該對其進行鑒別評價，并總結(jié)出經(jīng)驗教訓，以便在業(yè)務指導工作和收集工作中采取必要措施，盡量減少此類現(xiàn)象。

3、沒有對檔案的珍貴程度進行評定。目前對檔案價值的評定僅用保管期限來表示，而保管期限所體現(xiàn)的價值是相對價值。就某一份檔案材料來講，在此館屬永久而在彼館可能是長期或短期。一份具體的檔案材料應當有個社會的而不是一個單位的、全面的而不是單項的、歷史的而不是階段性的價值評定。這既有利于有重點地搶救和保護珍貴檔案，也有利于準確地評定檔案館的檔次和地位，使國家有限的檔案經(jīng)費用到最需要的地方。

基于上述認識，我們認為檔案鑒定應包括檔案保管期限鑒定、檔案準確性鑒定、檔案完整性鑒定、檔案珍貴程度鑒定等方面。鑒于鑒定工作是在檔案管理不同階段依次分別展開的，因而可將檔案鑒定劃分為前期鑒定和后期鑒定。

所謂前期鑒定是指對文件材料保存價值的鑒定和對歸檔文件材料的準確性、完整性鑒定。因其是在文件材料立卷歸檔階段完成的，處于檔案文件運行前期，所以可將它們統(tǒng)稱為前期鑒定，亦可稱為歸檔鑒定。前期鑒定，一般無需成立專門的鑒定組織，是在工作中順序完成的，只需嚴格管理制度、明確管理責任，由責任人如立卷人、案卷審核人、歸檔接收人等分工負責，共同把關，協(xié)作完成。它主要包括：

檔案鑒定，是檔案工作的一項重要內(nèi)容。長期以來，對鑒定工作的認識和實踐存在著一定的局限性，具體表現(xiàn)在如下幾個方面：

1、缺少對歸檔文件材料的準確性鑒定。檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實的記錄，這是因為在文件材料的形成過程中，人們受到客觀條件的限制或主觀認識的干擾，有時不能全面反映歷史真實，甚至夸大、縮小或歪曲歷史事實，這在不同歷史時期和不同工作領域都不同程度地存在。如工作成績的夸大、統(tǒng)計數(shù)字的失準、基建檔案的圖物不符等等。這些失準的材料，顯然與事實不符，但它們是錯誤思潮、片面認識、失誤工作的真實反映。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內(nèi)容，但有責任也有義務對其進行鑒別、評價，以指導利用者。

2、缺乏對歸檔材料的完整性鑒定。歸檔文件材料不完整，是長期存在的普遍問題。據(jù)筆者調(diào)查，歸檔文件不完整主要表現(xiàn)在三個方面。一是歸檔材料門類不全。無論是進館檔案還是檔案室的檔案，除文書檔案外，其他門類的檔案尤其業(yè)務檔案大都沒有收集歸檔，這就為全面反映其工作活動大打折扣。二是歸檔部門不全。一個單位內(nèi)各部門的職能不同，產(chǎn)生文件材料的數(shù)量不一，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，其他部門因形成的材料少，往往長時間沒有文件歸檔。三是歸檔文件材料不完整。編號文件本身接不起來，缺附件，少底稿等，尤其是科技檔案在這方面表現(xiàn)得更為突出。而缺少的往往是核心內(nèi)容和重要的部分。檔案工作者需要也應該對其進行鑒別評價，并總結(jié)出經(jīng)驗教訓，以便在業(yè)務指導工作和收集工作中采取必要措施，盡量減少此類現(xiàn)象。

3、沒有對檔案的珍貴程度進行評定。目前對檔案價值的評定僅用保管期限來表示，而保管期限所體現(xiàn)的價值是相對價值。就某一份檔案材料來講，在此館屬永久而在彼館可能是長期或短期。一份具體的檔案材料應當有個社會的而不是一個單位的、全面的而不是單項的、歷史的而不是階段性的價值評定。這既有利于有重點地搶救和保護珍貴檔案，也有利于準確地評定檔案館的檔次和地位，使國家有限的檔案經(jīng)費用到最需要的地方。

基于上述認識，我們認為檔案鑒定應包括檔案保管期限鑒定、檔案準確性鑒定、檔案完整性鑒定、檔案珍貴程度鑒定等方面。鑒于鑒定工作是在檔案管理不同階段依次分別展開的，因而可將檔案鑒定劃分為前期鑒定和后期鑒定。

所謂前期鑒定是指對文件材料保存價值的鑒定和對歸檔文件材料的準確性、完整性鑒定。因其是在文件材料立卷歸檔階段完成的，處于檔案文件運行前期，所以可將它們統(tǒng)稱為前期鑒定，亦可稱為歸檔鑒定。前期鑒定，一般無需成立專門的鑒定組織，是在工作中順序完成的，只需嚴格管理制度、明確管理責任，由責任人如立卷人、案卷審核人、歸檔接收人等分工負責，共同把關，協(xié)作完成。它主要包括：

民國檔案鑒定研究報告

省檔案局于1996年工作會議上布置了一項任務，要求省內(nèi)各個檔案館廣泛開展并完成民國檔案的鑒定研究工作。為了完成這一工作任務，內(nèi)江市檔案館成立了以局長姚世全同志為組長、編研科三位同志為成員的課題組，在對館藏民國檔案調(diào)查和分析的基礎上，就其鑒定和存毀提出了意見和看法。

我們認為，在現(xiàn)階段開展對民國檔案鑒定研究工作是適時和有意義的。正如美國檔案學家詹姆斯·b·羅茲指出的那樣：“對那些不再有用的文件進行銷毀，是一個積極的、而不是消極的行動。它騰出了辦公空間為人們所使用，還騰出了在現(xiàn)行事務處理中所需要的存貯文件的設備。如果這項工作不間斷地進行的話，能經(jīng)常地騰出一些文件存貯空間和歸檔設備，從而減少和避免這方面的開支?！钡?，另一方面，應當強調(diào)，民國檔案的鑒定研究工作也應持慎重態(tài)度。因為一旦作出了允許某些民國檔案實體(多數(shù)為孤本)銷毀的決定，其后果是無法挽回的，包含在這些民國檔案中的信息將無法從其他任何材料資源中獲取。因此，從這個意義上說，討論如何進行民國檔案鑒定這項工作，或許是整個檔案工作中責任最為重大，同時也是最為困難的專業(yè)活動之一。

我們希望，這份報告對于促進與幫助制定民國檔案鑒定的有關法規(guī)和本館民國檔案的優(yōu)化有所助益。

一、檔案調(diào)查

參加民國檔案調(diào)查的成員為：楊修武、葉自明、連莉。

面對電子文件和現(xiàn)代檔案工作，國外的一些檔案部門，采用了鑒定政府職能而非鑒定單份文件的方法。他們認為鑒定首先并不是集中在單份文件上，而是關注機構活動的有機聯(lián)系，分析和鑒定政府職能、計劃、活動和業(yè)務的重要性。如果說，傳統(tǒng)的“直接鑒定法”是針對單份文件或案卷進行的，那么，“職能鑒定”就是一種“批處理”的鑒定方法。

據(jù)美國的一家數(shù)據(jù)研究機構統(tǒng)計和預測，1998年美國的Email使用者每天發(fā)送500萬條Email信息，而這一數(shù)據(jù)在1994年僅僅是50萬條，據(jù)預測，到2002年這一數(shù)據(jù)將達到15億條。1998年，該國的一家位于舊金山的網(wǎng)上職業(yè)公司發(fā)現(xiàn)他們每個星期收到的Email比電話多得多，達到1000條。這迫使該公司不得不思考該如何管理電子郵件。這家公司在美國名不見經(jīng)傳，由此可以想見電子信息是以一種什么樣的規(guī)模充斥著現(xiàn)代化的機構。因此西方國家的檔案工作者提出“職能鑒定”，強調(diào)分析文件所反映的“職能”比分析文件的“內(nèi)容”更重要；考慮機構的哪些職能活動、哪些工作更重要，并把相關的文件保存下來，比逐件的閱讀文件本身更有效。這個例子只是說明“職能鑒定”的基本思路。實際上，我們后面還會討論，雖然電子文件的產(chǎn)生是“職能鑒定”得以提出和實現(xiàn)的契機，但“職能鑒定”中所包含和體現(xiàn)的思想?yún)s要豐富得多。

一、職能鑒定法形成的四個原因

一檔案理論的思想基礎從國家模式到社會模式的轉(zhuǎn)化

有關鑒定的理論最早見于英國的希拉里·詹金遜于1922年寫成的《檔案管理手冊》。在這部書中，他提出“檔案是公共憑證的道德捍衛(wèi)，檔案工作人員的信條是憑證的神圣性不可侵犯?！毕＠铩ふ步疬d認為，文件是行政活動和事務處理的原始憑證。不能有非形成者的人為干預，否則會損害文件的原始憑證性，所以他提出，不應由檔案人員鑒定文件，檔案人員的職責是保管檔案而非制造檔案，他提出應由文件的形成者從事減少大量堆積文件的工作，只有行政官員才是選留和銷毀文件的唯一人。希拉里之后的許多檔案工作者都曾經(jīng)對他的有關鑒定執(zhí)行者的觀點提出過異議，由于給予行政人員較多的信任和權利，并且不存在某種監(jiān)督的措施，使得行政人員可能出于一己私利或小集團的利益而故意銷毀或剔除那些對其不利的文件。有關學者認為，這種觀點走入極端，會導致行政意志和國家意志塑造檔案。

二十世紀四、五十年代，面對激增的機關文件，美國的檔案工作者開始積極地尋找管理現(xiàn)代檔案的方法，其中T·R·謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與方法》1956年中發(fā)展了美國當時另幾位檔案工作者的觀點：檔案工作的重點已由保管文件轉(zhuǎn)變?yōu)樘暨x適合保管的文件，并提出了檔案鑒定的標準。謝倫伯格認為，檔案只是檔案人員從大量原始文件整體中選出的適于保存的極小部分，鑒定時主要應關注檔案從屬價值中的情報價值。情報價值反映了研究者的利用需求，因此可以看出這一鑒定觀點也就意味著，以歷史學家的實際利用需求或預期利用需求，作為檔案鑒定的最重要的標準。這種鑒定理論也并未在檔案界達成共識，有的學者認為這樣會使檔案館藏只能滿足狹隘的研究需要，無法廣泛地反映人類生活的方方面面。更嚴重的問題是，“利用決定論將破壞文件在其形成者業(yè)務活動中形成的有機聯(lián)系”。

一、數(shù)字化鑒定的目的

館藏檔案數(shù)字化，是近年來隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案界為實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和建立數(shù)字檔案館而提出，主要在館藏檔案數(shù)量具有一定規(guī)模，其檔案利用具有較大發(fā)展空間，物質(zhì)基礎和技術條件又較好的省、市一級國家綜合檔案館，以及一些發(fā)達地區(qū)區(qū)、縣一級檔案館進行。這是一部分國家綜合性檔案館順應社會信息化的發(fā)展趨勢，在實行檔案資源信息化過程中采取的一項有力措施，其意義十分深遠，它不僅能使通過計算機終端查閱檔案全文成為現(xiàn)實，也將使檔案館在不久的將來通過現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡向不同層次的和利用者提供遠程檔案信息查閱服務成為可能，由此根本性地改變傳統(tǒng)的檔案查閱方式，為檔案信息資源廣泛方便地為社會所用開辟一個十分廣闊的空間。由于數(shù)字化檔案從實體檔案經(jīng)過數(shù)字化處理到能夠以數(shù)字方式提供利用，特別是遠程利用，其中包含較高的制作和運營成本，因此要求提供利用的數(shù)字化檔案具有相當?shù)摹百|(zhì)量”，也就是說被提供的數(shù)字化檔案不能停留在原始和粗框狀態(tài)。為了解決提供利用的數(shù)字化檔案的“質(zhì)量”問題，檔案在進行數(shù)字化之前需要進行鑒定的問題很自然地被提上議事日程。與此同時，公開和通過網(wǎng)絡遠程提供利用的數(shù)字化檔案，要求其內(nèi)容必須是適合向社會公開的，因此在檔案進行數(shù)字化前進行劃控鑒定也是必然之題（已經(jīng)經(jīng)過開放鑒定的例外）。一般來說，國家綜合檔案館館藏檔案的基礎狀況，包括每個全宗內(nèi)檔案構成的合理程度，每個案卷的組合質(zhì)量，參差不齊，有一部分檔案組卷質(zhì)量很高，十分精練簡潔，卷內(nèi)每份文件都具有實質(zhì)性內(nèi)容，很說明問題，如果從中剔除任何一份文件，都會感到整個案卷會產(chǎn)生缺陷，對于具有這樣質(zhì)量的檔案，除了是否適合向社會開放的因素需要考慮外，顯然對其進行數(shù)字化是無需再進行鑒定的，但實際上在館藏檔案中能夠達到這種標準的檔案很少，特別是上個世紀70年代以前形成的檔案，由于歷史的原因，這些檔案的基礎狀況多數(shù)很不理想，常常是“魚龍混雜”，有價值的文件和毫無價值的文件夾雜在一起，對于這樣的檔案進行數(shù)字化，必須在事前進行鑒定，通過鑒定，剔除那些無關緊要或毫無價值的文件，留下反映歷史過程本質(zhì)的材料，從而使數(shù)字化的檔案是“貨真價實”，真正具有參考和研究價值，能夠派用處的檔案，

從數(shù)字化檔案主要著眼于提供“精品”檔案的要求出發(fā)，檔案在數(shù)字化之前進行的鑒定有別于傳統(tǒng)的檔案價值鑒定。也不是單純?yōu)榱私鉀Q開放而進行的開放與否的劃控鑒定，它是一種綜合性鑒定，既包含對開放鑒定做拾遺補缺的工作，更承擔著“去粗取精”、存真留實的責任，其目的就是通過鑒定，提供組合精練、內(nèi)容充實、沒有“水分”的原始檔案進行數(shù)字化，從而保證了對檔案進行數(shù)字化處理的高投入能夠得到高效率的應用。

二、數(shù)字化鑒定的原則

為了確保能夠?qū)⑷萘棵芗?、基礎狀況良好、組合科學的館藏檔案進行數(shù)字化，必須對館藏原始檔案進行鑒定，在此基礎上篩選出可以和應該進行數(shù)字化的檔案，根據(jù)目前已經(jīng)開展的數(shù)字化鑒定的實踐，一般而言，在具體進行檔案數(shù)字化鑒定時應該遵循以下幾個原則：

1.精煉原則數(shù)字化檔案從檔案的原始狀態(tài)到能夠遠程提供查閱的數(shù)碼狀態(tài)，期間要經(jīng)過數(shù)字化掃描、數(shù)據(jù)存儲整理和相應檢索關系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技術支撐，在此情況下，為了使這些工作更具有價值和體現(xiàn)效益，要求提供數(shù)字化的檔案必須有比較密集的容量，精煉原則即從這一目標出發(fā)，要求鑒定人員在進行鑒定時貫徹精煉思想，剔除重復件和無價值的文件，擠掉案卷的水分，特別是對于那些原來臃腫龐雜的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些無關緊要和可有可無的文件，使經(jīng)過鑒定后的檔案組合非常精煉，最集中地反映歷史活動的真貌。從擠掉案卷的水分來說，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最為典型的例子。當然如果從深層次的專題研究需要出發(fā)，某些利用者會認為一個文本的草稿、修改稿、打印稿和正式頒發(fā)稿雖然主體內(nèi)容相同，但在細節(jié)上存在差異，因而都具有重要的價值，因為它們從不同的側(cè)面記錄和反映了某份文件的最后形成過程。我們并不完全否認這樣的看法，但是認為在通常的檔案利用群體中，像這樣很專業(yè)的利用者畢竟是少數(shù)，如果都按照這樣的要求來進行數(shù)字化，則數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫容量將因此擴大幾倍，其制作和運營成本也相應提高，而在大多數(shù)情況下，僅僅利用正本即能滿足利用者的需要，因為文件的正本反映了最基本最主要的歷史狀況。從進行數(shù)字化投入產(chǎn)出的策略考慮，我們顯然不能為了個別利用者的特別需求而作幾倍的投入，何況原始實體檔案依然存在，如果確有需要，利用者還可以專門查閱原始實體檔案，以解決其特殊的問題。由此可見，精煉原則主要是從減少數(shù)字化成本出發(fā)，同時也是從絕大多數(shù)利用者的利用需求出發(fā)，并不包括滿足個別利用者的特殊需求，

【內(nèi)容提要】本文依據(jù)中國檔案鑒定長期以來主要集中于檔案室的歸檔階段及檔案鑒定理論研究蒼白的這一實際，提出本位原則的鑒定理論，探討了本位原則的內(nèi)涵、根據(jù)及運用標準，并呼吁對中國檔案鑒定進行總結(jié)建立中國特色的檔案鑒定理論。

【摘要題】檔案鑒定

【關鍵詞】檔案價值/檔案鑒定/鑒定理論/本位原則

【正文】

關于我國檔案鑒定理論，理論界一致認為理論研究比較薄弱。在我國檔案鑒定中，有人說我國沒有自己的鑒定理論和做法，我國的檔案鑒定理論都是泊來品，如年齡鑒定論、雙重價值鑒定論、職能鑒定論、蘇聯(lián)鑒定四原則等。其實在我國檔案鑒定的實踐中，已有自己的鑒定理論，有一系列鑒定標準和規(guī)則，有些已被歸納而上升到理論層次的，如和寶榮的相對價值鑒定標準理論就是一例，但是還有一些在我國流行的鑒定方法末作為標準和原則提出而變?yōu)樗^的理論。我國的檔案鑒定工作不同于西方國家的檔案鑒定工作。長期以來，檔案室工作是我國檔案工作中心，檔案鑒定主要停留在檔案室階段，而西方檔案鑒定工作是以檔案館鑒定為主，他們的檔案鑒定理論是從檔案館的角度提出的。那么在長期的以檔案室工作為中心的中國，檔案鑒定已進行了幾十年的實踐，形成了富有中國特色的檔案鑒定的法則，我在這里提出一條在我國檔案室歸檔鑒定中常用的原則——本位原則。

一、本位原則的內(nèi)涵

【內(nèi)容提要】檔案鑒定理論是備受檔案界關注的特色理論之一，它的發(fā)展過程呈現(xiàn)出一定的特點和規(guī)律。文章從：與來源原則的結(jié)合、史學影響的消退、職能鑒定論的回歸、鑒定標準的實用化、效益標準的日顯作用這五個方面，對檔案鑒定理論的發(fā)展規(guī)律展開了詳細論述。

【摘要題】檔案鑒定

【關鍵詞】檔案鑒定理論/發(fā)展規(guī)律/鑒定標準

【正文】

檔案鑒定理論是20世紀發(fā)展最快的、而且最受檔案界關注的檔案學特色理論之一，這一理論所涉及的一些概念——價值、利用、鑒定、精簡、效益，本身就完全能反映出檔案工作的目標。對檔案價值鑒定理論的歷史回顧，我們不難發(fā)現(xiàn)檔案鑒定理論發(fā)展史中所呈現(xiàn)的特點和規(guī)律，研究這些規(guī)律，將有助于我們更透徹地理解檔案鑒定理論，并為探索新的理論模式奠定基礎。

一、檔案學兩大特色理論——來源原則與鑒定理論的緊密結(jié)合