文書檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇文書檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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醫(yī)院文書檔案肩負著醫(yī)院重要活動、重大事件原始資料收集、記載以及各級公文轉遞、分類、歸檔等工作，是醫(yī)院管理的有效憑證。同時，對醫(yī)院的文書檔案進行科學化的管理，能有效提高醫(yī)院的管理水平，有利于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。然而，目前大部分醫(yī)院對文書檔案管理重視程度仍不夠高，且在管理工作方面仍存在一些嚴重的問題需要有待解決。

一、醫(yī)院文書檔案管理工作所存在的問題

1、領導重視程度不夠高，檔案管理者意識淡薄

醫(yī)院大部分領導認為，醫(yī)院只要做好教學、科研等方面工作，就能獲得社會效益、經濟效益的雙豐收。同時他們還認為，醫(yī)院文書檔案管理質量好壞不會對醫(yī)院的發(fā)展造成嚴重的影響，且在文書檔案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入將會得不償失。因此，在文書檔案管理方面，醫(yī)院投入經費較少，設備陳舊，嚴重阻礙了文書檔案管理的發(fā)展。由于領導重視程度不夠，導致部分檔案管理者對醫(yī)院文書檔案管理缺乏法律知識、管理意識，在他們看來，醫(yī)院的文書檔案管理工作就是將醫(yī)院來文進行收集、整理而已，無任何技術含量。

2、檔案管理人員素質低

目前，多數醫(yī)院將文書檔案交由醫(yī)院辦公室人員進行管理。然而，醫(yī)院辦公室人員由于工作比較忙，加之沒有足夠的精力和時間來管理文書檔案，致使大量的資料因不能及時收集、整理而積壓過剩。而對于從事檔案管理方面的人員而言，由于自身并非專業(yè)性管理人才，且學歷水平低，相關專業(yè)知識、技能欠缺，因而不具備檔案管理工作的基本素養(yǎng)，進而影響文書檔案管理工作的效率和質量。同時，醫(yī)院在文書檔案管理人員培訓方面的機會較少，致使檔案管理者思想較為傳統，依舊停留在以往的管理模式上，且法律意識不高，不能滿足新時展的需要。

3、無健全的文書檔案管理制度

目前，我國醫(yī)院文書檔案管理一般設置醫(yī)院辦公室里面。然而，由于以往檔案設置管理存在一些嚴重的問題，導致患者病例資料、醫(yī)院文書資料散落于各個科室里面，這種管理方式對檔案的綜合利用開發(fā)造成了嚴重的影響，出現管理松散、檔案使用率低等現象，這種現象致使醫(yī)院各部門之間相互推諉，不利于醫(yī)院對文書檔案的管理。

二、改進措施

1、增強醫(yī)院檔案管理者意識

醫(yī)院的文書檔案管理對醫(yī)院的管理具有非常重要的作用，故醫(yī)院領導應特別重視文書檔案管理工作，尤其是要意識到醫(yī)院文書檔案管理工作對于醫(yī)院管理的重要性，進而有利于提高文書檔案管理人員對檔案管理的意識。同時，醫(yī)院管理人員要充分重視文書檔案管理者，如此方能增強醫(yī)院的文書檔案管理工作，并有助于完善醫(yī)院文書檔案管理制度。另外，要貫徹落實醫(yī)院文書檔案管理制度，以促進醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性、標準性，進而有利于提高文書檔案管理水平。另外，醫(yī)院文書檔案管理工作主要是為醫(yī)院相關人員、患者提供相關資料。隨著現代計算機技術廣泛應用于醫(yī)院管理工作中，因而需要醫(yī)院檔案管理者不斷提高自身的綜合素質水平，同時還要學會運用計算機技術對文書檔案進行管理，便于相關管理人員資料查詢的同時，還能顯著提高文書檔案管理人員的工作質量和工作效率。因此，醫(yī)院檔案管理者要提高自身的服務意識，堅持做好文書檔案收集、整理、歸檔工作，便于為醫(yī)院的使用者和相關管理者提高較為便利的服務。

2、提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質

想要提高醫(yī)院文書檔案管理人員的工作質量和工作效率，并充分提高醫(yī)院的社會效益、經濟效益，就必須提高檔案管理者的綜合素質、專業(yè)知識技能。醫(yī)院文書檔案管理工作不僅影響著醫(yī)院的管理水平，而且還影響著醫(yī)院的發(fā)展。因而醫(yī)院需健全相關規(guī)章制度，并充分做好文書檔案管理方面的工作，這有利于促進醫(yī)院的發(fā)展，具有非常重要的作用。同時，檔案管理者的綜合素質也能對醫(yī)院檔案管理水平造成嚴重影響，因而醫(yī)院要設置對檔案管理者考核、培訓方面的項目，進而有助于提高其綜合素質和專業(yè)技能，使醫(yī)院檔案管理者適應新時代的管理方法，能運用電子技術對醫(yī)院文書檔案進行管理，以提高其檔案管理工作的質量和效率，有助于促進醫(yī)院不斷發(fā)展。

3、健全文書檔案管理制度

檔案管理制度內容較為廣泛，如建立檔案保管、利用以及檔案歸檔范圍等制度，這些制度都應該納入醫(yī)院考核方法和崗位責任制當中。由于醫(yī)院文書檔案管理工作具有獨特性，因而需要建立符合醫(yī)院實際的管理模式。目前，多數檔案管理機構并不是設立獨立的科室，因而在文書檔案管理方面沒有自，大多數處于被動狀態(tài)。

三、結語

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一、食品稽查文書檔案管理工作中存在的主要問題

1.對食品稽查檔案管理的重視程度不夠。長期以來，有相當一部分部門領導和檔案管理人員對稽查檔案的管理工作存在一些認識誤區(qū)，認為稽查檔案管理工作就是把工作中形成的材料鎖進櫥柜，不丟失、不霉爛，只要“守好攤”，不泄密，能應付利用就可以了，它不是單位的主要工作，不能給單位帶來“政績”。重視業(yè)務輕視檔案工作的思想嚴重影響了文書檔案的管理質量，使得食品稽查檔案管理工作無法適應食品稽查工作管理需求。

2.管理力量薄弱，管理手段落后。食品稽查是一項經常性的管理工作，每個環(huán)節(jié)都有詳細規(guī)范的文字記錄，它的工作性質要求必須及時分類組卷歸檔，一旦發(fā)現問題即能做到有檔可查，依規(guī)依法處理，因此它的憑證作用非常凸顯，可是由于部分食品稽查檔案工作人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性及檔案材料的收集、整理、保管、利用等業(yè)務不太了解，直接影響了稽查工作的嚴肅性和完整性，且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務繁雜使得檔案管理人員只能將稽查文書資料放置于櫥柜，沒有及時整理歸檔，更無從談起根據這些檔案資料認真研究，尋找線索，查找問題了。

3、檔案室環(huán)境差 ，設施設備不配套。有的縣市區(qū)食品稽查檔案管理部門不具備檔案保管的基本條件，檔案室狹小潮濕，有的單位一旦檔案多了，便將檔案隨地擺放，“六防”要求無法得到落實，導致檔案材料霉變、蟲蛀；有的單位沒有專用檔案室，把檔案同雜物混放在一起，如同一處“百貨倉庫”。

二、食品稽查檔案管理工作的對策

1.提高部門領導對檔案工作的重視程度。一個單位的領導負責的是單位的全部工作，而檔案工作只是其中的一項，檔案工作是其他工作正在進行中或終結后的“事后工作”，它的自身性質決定了它不會是“首當其沖”的工作，也可以說不可能“立竿見影”出“政績”，因此單位領導不可能把它放在優(yōu)先位置去安排部署，同其他工作一樣投入同等的人力物力。但是現實生活中利用檔案解決矛盾糾紛的案例又不時地在我們身邊發(fā)生，一旦我們今日疏忽大意，那將來造成的損失將是無法估量的，因此提高全社會尤其是目前提高部門領導對檔案工作的重視程度又迫在眉睫。

首先，把檔案工作納入單位領導的“責任制”和“一票否決制”。一是責任制，不少地方和部門把單位的工作分成若干項分配到了不同領導的名下，即責任制，同時實行了問責制，即失察問責，單位內部、單位領導和上級主管部門之間層層簽訂責任狀，誰的任務誰負責，誰完不成任務或出了問題誰擔責，部門領導須把檔案工作放在同其他工作同等重要的位置，客觀上起到單位領導重視檔案工作的作用。二是“一票否決制”，目前各地的重大項目建設、農村土地確權、美麗鄉(xiāng)村建設等工作都把檔案工作同其他工作一起放在了“一票否決”同等重要的位置，即任何一項工作不到位――其中包括檔案工作，都不能通過竣工驗收。事實證明，這些項目中檔案工作都做得非常好。

其次，把發(fā)生在身邊活生生的案例反復向領導宣講，做到警鐘長鳴。例如幾年前某縣有眾多食用膠加工廠，部分個體老板為了追求利潤最大化，竟用工業(yè)膠和從廢品收購站購買來的舊皮衣、破皮鞋等經過加工冒充食用膠投放市場，其結果被中央電視臺揭發(fā)出來并進行了曝光，在全社會引起了巨大反響，涉及到的有關部門和個人受到了懲處。這個案例很值得我們深思，如果當地的食品稽查部門工作認真負責，單從稽查文書檔案就能發(fā)現這些不法企業(yè)的貨源和進貨渠道存在問題，若再深究下去，諸多不法行徑就能消滅在萌芽中。假如提前那樣做了，消費者就不會受到傷害，該事件就不會在社會上造成那樣惡劣的影響，有關部門和人員也就不會受到黨紀政紀的處分，前車之鑒很值得人們特別是單位領導的借鑒。

2.提高食品稽查檔案管理人員的基本業(yè)務素質。食品稽查檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的自身素質和工作態(tài)度，要注意加強檔案管理人員工作隊伍建設，一是要注重對他們的教育培養(yǎng)，關心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，盡最大努力為他們減負減壓，少安排從事與檔案工作不相關的其他工作，使他們把更多的精力投入到檔案管理工作中去。二是充分認識年輕檔案管理人員成長期工作崗位變動頻繁的問題，給他們創(chuàng)造更多接受培訓和學習的機會，使他們盡快適應檔案管理工作的需要。三是作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)的基本要求，努力掌握科學管理的方式和方法，提高工作效率。四是培養(yǎng)檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。把“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿點。

3.健全食品稽查檔案管理制度。要按照規(guī)章制度合理性、科學性的要求，建立起符合食品稽查行業(yè)特點和檔案管理實際需求的管理制度。要按照可操作性的要求，建立起以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標的食品稽查檔案規(guī)范要求；要按照制度約束的雙向性要求，建立起既約束領導又約束單位職員的約束機制。要按照制度執(zhí)行嚴肅性的要求，建立起檔案管理追責獎懲機制，對不按規(guī)定管理檔案的進行追責、對工作認真負責、管理規(guī)范的要獎勵重用，充分體現制度的權威性。

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基于傳統手工模式之下，很難將改“卷”為“件”作用發(fā)揮出來。從當前檔案管理發(fā)展現狀來看，雖然一體化的檔案管理已成為大勢所趨，科學化、現代化的管理也在不斷被深化，但就實際情況來看，我國當前的現代化管理水平仍存在很多不足。比如，在傳統的“立案”整理方式當中，如果出現文件查找困難的情況，就可根據相關的目錄索引來找尋相關信息。而當前以件的形式的檔案管理，直接導致了檔案檢索工作的單一性，一般而言，僅僅只存在歸檔目錄，同時，歸檔目錄與卷盒之間也沒有必然聯系，也就是說，文件是否早已記錄入賬，管理者都是一無所知的。而在最初歸檔文件之時，多采用收文簿與發(fā)文簿的登記模式，這顯然會影響到查閱文檔的效率性，大多情況之下不予推薦。此外，如果發(fā)文文號與日期出現某些問題，而其檢索的方式又只能通過目錄來找查，在這樣的情況之下，就只能夠從頁首翻到頁尾，可以說即費時也費力。計算機在改“卷”為“件”的過程中并不具有十分健全的功能。將文書檔案的管理進行改革，不但是計算機時代的要求而且也滿足了時代更替的特性。就文書檔案的歸檔來看，引入計算機進行檔案管理，不僅可以讓原文件的錄入與復制功能得以實現，而且也不會影響到檢索的便利性。但在這里必須指出的是，不是所有文書檔案都適合于單份文件式的文件保管模式。由于保管單份文件自身所具備的特殊獨立性。因此也確保了在計算機管理體系之下，可以查詢文件信息檢索與實體文件安放位置，最大程度將現代化的文件管理同傳統檔案管理相結合。在進行檔案管理之時，引入計算機進行輔助管理，可以有效降低各種人為因素引起的管理混亂。但與此同時，對于不同門類的文書檔案，計算機并不能通用，可以說，在這個過程里，計算機實行的并不是一體式服務，功能并未健全。

二、新時期優(yōu)化文書檔案管理的具體措施

隨著黨的十的召開，對我國各方面都提出了新的任務與工作部署計劃，在這樣一個新的時期，筆者認為要想不斷優(yōu)化文書檔案管理，必須從以下幾個方面開展工作。首先，不斷提升文書檔案工作者自身的責任意識。從一定程度上講，文書檔案管理是一項極為復雜且專業(yè)性極強的工作。勇于奉獻的敬業(yè)精神、良好的工作責任感與職業(yè)道德等都是對其管理者的具體要求，但又不局限于此，扎實的科技知識與專業(yè)理論知識，特別是對現代化的先進管理手段與運用科技水平也是文檔管理者所必須具備的基本能力。因此，只有綜合化極強的管理者才能勝任此位。要不斷通過各種手段宣傳《文書學》《檔案法》等與國家相關的文書工作規(guī)定，確保每一位文檔管理者都可以意識到文檔管理的重要性，并且將其做好是自己份內責任。與此同時，還要將文件資料的積累、整理、鑒定與統計劃入檔案工作者自身職責范圍之內，加強對文書文檔工作的考核與領導力度，不斷提升文書文檔管理水平。其次，提高對文書檔案管理工作方法與程序的規(guī)范力度。要做到這點，要從以下兩個方面開展工作：

1.全面普查所有案卷。將一些無用文件予以剔除，只有如此，才能有效避免在今后的計算機管理當中出現低效率與重復的現象。從一定程度上來講，這也是實現文書檔案管理規(guī)范化與標準化的第一步。

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1.檔案意識薄弱，偏重病案檔案

因為長期對于醫(yī)院文書檔案的重要性宣傳不到位，相對于病案檔案來說，很多人都認為文書檔案無關大局，甚至認為沒有存在的價值，對于文書檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴重浪費，致使其利用率遠遠不能達到預想的狀況。

2.醫(yī)院文書檔案管理不完善、職責不明，無統一標準

醫(yī)院文書檔案一般都存放在行政辦公室的綜合檔案室，而醫(yī)療病歷檔案則由病案室管理，X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分別有相應的科室進行管理。這種管理模式不利于綜合的開發(fā)利用，造成使用效率低下。而且目前醫(yī)療行業(yè)中沒有專門的、統一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統一的管理標準。致使各醫(yī)院文書檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同。出現問題各個部門則會相互推諉，完全無法界定具體科室或者個人的責任。

3．醫(yī)院文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

目前，我國的檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，主要表現在專業(yè)知識不足、知識結構老化或不合理、文化水平低、新知識儲備不足等。這嚴重影響了我國醫(yī)院文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，素質低下的管理隊伍也造成了醫(yī)院檔案管理水平的落后。

4．醫(yī)院文書檔案管理的投入過低

由于醫(yī)療用房緊張，導致存放檔案的地方十分有限，僅有的檔案庫房也用于病案檔案的存放，這完全不符合檔案管理的標準。還有檔案管理技術的嚴重滯后，也限制了檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。隨著信息化時代的前進，仍采用目前的醫(yī)院文書檔案管理方法，不僅人工收集、檢索信息效率低下，也不利于檔案的收集、利用及開發(fā)。

二、提高醫(yī)院文書檔案管理水平的方法

1．強化醫(yī)院文書檔案管理意識

加強檔案法規(guī)學習和宣傳力度，提高醫(yī)院檔案管理人員對于醫(yī)院文書檔案管理重要作用的認識。只有重視醫(yī)院文書檔案管理，才能使其與醫(yī)院業(yè)務的拓展保持同步。對于醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性一定要大力宣傳，使每一個干部職工都能夠自覺的配合文書檔案管理工作。只有搞好醫(yī)院文書檔案管理才能促進醫(yī)院整體管理的提高，促進醫(yī)院醫(yī)療服務的提高。

2．規(guī)范醫(yī)院文書檔案管理

扎實推進醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理進程，建立健全科學的規(guī)章制度和管理體系，盡快出臺統一的、有針對性的《醫(yī)院文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，以此來規(guī)范醫(yī)院文書檔案管理的每個環(huán)節(jié)、每道程序，力求做到制度到位，程序明確，檢查及時，堵塞漏洞。嚴格實行文書檔案歸口管理，嚴把文書質量關。扎實推進醫(yī)院文書檔案電子化管理進程，提高文書檔案的高效化、規(guī)范化管理，提供快捷、準確、安全的檢索服務。

3.提高醫(yī)院文書檔案管理人員業(yè)務水平和素質修養(yǎng)

檔案管理人員素質是影響檔案管理水平最重要的因素之一。因此，醫(yī)院要把檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，定期組織開展有關文書檔案管理的培訓，定期派員外出進修學習，提升醫(yī)院文書檔案管理和辦理人員的綜合素質，拓寬知識面，做到對文書檔案的收集、整理、立卷、歸檔、借閱、銷毀等各方面、各環(huán)節(jié)了如指掌，為檔案的完整性和系統性打下良好的基礎。全面提高醫(yī)院文書檔案管理人員素質，提高其管理水平，推動醫(yī)院檔案管理水平的整體提升。

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關鍵詞：文書檔案 檔案管理 創(chuàng)新 信息技術

引言

文書檔案作為企業(yè)檔案資源體系中的重要組成部分，其中記載著企業(yè)多項歷史工作信息，能夠間接反映出單位各級領導決策問題、組織問題、企業(yè)建設情況等問題，為后續(xù)企業(yè)工作提供有力的依據，同時，文書檔案中也記錄了企業(yè)發(fā)展所取得的成果，是企業(yè)非常寶貴的歷史資源。隨著信息技術不斷發(fā)展，當今信息技術已經融入到社會的各個角落，信息技術能夠切實提高企業(yè)管理質量與運作效率，因此，現代化管理模式對傳統的文書檔案管理提出了更高要求。近些年來，隨著企業(yè)內部管理水平、發(fā)展水平不斷提高，對文書檔案管理要求也越來越高，系統、效率、準確的管理模式已經成為當今文書檔案管理的必然要求。

一、當今文書檔案管理中所存在的問題

（一）文書檔案管理不夠規(guī)范

隨著企業(yè)不斷發(fā)展，在長期發(fā)展中勢必會不斷堆積文書檔案。這也直接的加大了文書檔案管理難度，造成一系列的不規(guī)范想象，主要變現在：檔號不規(guī)范、案卷目錄不規(guī)范、案卷標題不規(guī)范、組卷不規(guī)范等。這一系列不規(guī)范現象從實質上分析就是企業(yè)高管的不重視，使得文書檔案管理沒有形成一個規(guī)范的規(guī)章制度與管理制度，進而造成文書檔案管理出現問題。

（二）文書檔案檢索效率不高

當今企業(yè)文書檢索的形式主要分為計算機檢索和人工檢索兩種，其中，人工檢索占據主體地位。雖然，企業(yè)文書檔案管理人員在提高檢索效率方面做出很多努力，編制諸多檢索工具，但在企業(yè)文書檔案逐漸增多的情況下，使得人工檢索效率止步不前。其主要因素在于管理人員在管理檔案時，過重在意檢索效率與內容，而往往忽略了檢索質量。這不僅在質量上無法保障，檢索效率也沒有切實提高。

（三）文書檔案管理人員專業(yè)素質層面

現如今，很多企業(yè)的文書檔案管理人員雖處于平穩(wěn)發(fā)展階段，也有些管理人員在企業(yè)工作了諸多念頭，已經形成了自身獨有的管理理念，而這種理念是非常難以轉變的，使得管理人員的專業(yè)能力、文化水平無法適應現代化文書檔案管理需求。信息技術作為21世紀的標志性技術，實現現代化、自動化、信息化、電子化管理已經成為必然趨勢，但一些資歷較老的管理人員甚至連計算機都不會使用，對一些現代化專業(yè)知識也不夠了解，使得企業(yè)文書檔案現代化管理建設進程緩慢。而企業(yè)工作人員往往都是“術業(yè)有專攻”，能夠滿足現代化檔案管理研究與開發(fā)的人才非常局限，嚴重影響企業(yè)文書檔案管理創(chuàng)新進程，無法提高文書檔案管理質量與管理效率。

二、文書檔案管理創(chuàng)新的有效渠道

（一）強化制度建設，加強執(zhí)行力度

首先，想要實現文書檔案管理創(chuàng)新必須要加強文書檔案管理制度的創(chuàng)新，進一步規(guī)范原有的規(guī)章制度。想要保障管理制度的有效性，制度創(chuàng)新必須要建立在企業(yè)實際運營情況的基礎上，要剔除一些不符合現代化需求的管理制度，并采用現代化管理制度進行填充，打造全新的文書檔案管理體制?？傊?，企業(yè)要建立文書檔案管理系統的標準化建設，對企業(yè)文書檔案管理中的內容、要求、形式作為明確的統一規(guī)定。其次，要落實文書檔案管理責任制，為文書檔案管理創(chuàng)新提供堅實的保障。為了保障文書檔案管理能夠適應現代化發(fā)展需求，企業(yè)必須要針對電子化檔案建立一套標準的規(guī)章制度，將電子化檔案制度與原有制度相結合，保障文書檔案制度的完整性。最后，待到企業(yè)建立健全文書檔案管理規(guī)章制度之后，必須要加強執(zhí)行力度，落實相應的管理責任，并且定期對規(guī)章制度的落實情況進行審查，并組織文書檔案管理力量，對文書檔案體系制度內容進行修、補充、篩選，保障檔案管理體系制度的時效性，充分發(fā)揮文書檔案管理體系制度的積極作用。

（二）創(chuàng)新工作機制

企業(yè)文書檔案管理必須要適應現代化社會發(fā)展步伐，創(chuàng)新相應的檔案管理工作機制。筆者認為，企業(yè)必須要建立健全以下幾點：①自我營銷機制。該種管理機制主要是根據企業(yè)階段安排和總體要求作為出發(fā)點，大力宣傳文書檔案管理的重要性與積極作用，并提出文書檔案管理中心任務及提出檔案管理要求，為后續(xù)檔案管理奠定堅實的基礎。②主動參與機制。讓文書檔案管理工作能夠參與到單位中心或重大活動中去，加強文書檔案管理質量，充分體現出文書檔案對企業(yè)發(fā)展的積極作用。③互動協調機制。加強文書檔案管理的參與力度和宣傳力度，與有關部門在檔案方面達成共識，構建一套系統的管理路線，并且文書檔案管理工作中，做好監(jiān)督、指導、服務等職責，加強文書檔案管理與各個部門之間的聯系，提高企業(yè)各個部門之間的協調性。

（三）構建文書檔案管理隊伍，提高管理人員的工作質量

待到企業(yè)現代化文書檔案管理機制構建完成之后，要進一步加強企業(yè)文書檔案管理的人才隊伍建設工作，讓檔案管理人才來實施檔案管理工作。第一，單位要認真挑選檔案管理人才，在面向社會招聘人才時，必須要保障應聘人員的知識基礎與文化層次，同時也應考慮應聘人員的專業(yè)和計算機能力。第二，加強企業(yè)內部人才培養(yǎng)，定期展開有層次、有計劃、有重點的現代化檔案管理培訓工作，加強行業(yè)內部文書檔案管理業(yè)務交流，提高企業(yè)檔案管理人員的道德修養(yǎng)與業(yè)務修養(yǎng)，加強檔案管理人員對文書檔案管理工作的認識，提高檔案管理人員的重視程度。第三，企業(yè)要建立“能者居上”的崗位競爭制度，即公平、公正、公開的保障檔案管理職位的競爭制度，為了工作人員的職位晉升、評定、福利待遇等方面的上升空間奠定基礎。第四，加強危機意識教育，構建一套考核體系，明確考核標準，進而激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性與積極性，提高文書檔案管理的工作效率。

（四）加強技術創(chuàng)新，提高服務質量

想要實現文書檔案管理的工作創(chuàng)新，企業(yè)首先要淞⑾執(zhí)化檔案管理理念，無論是在日常文書檔案工作中還是檔案信息交流過程中，都必須要充分利用現代化手段作為媒介，即借助信息技術、計算機技術來管理文書檔案，提高檔案管理質量與效率?；诖耍髽I(yè)想要不斷滿足現代化文書檔案管理的發(fā)展需求，就必須要不斷開展創(chuàng)新技術活動，構建一套符合企業(yè)自身發(fā)展的電子檔案管理系統，并將該系統融入到企業(yè)系統中。要求企業(yè)將檔案管理信息化建設歸納到企業(yè)總體規(guī)劃中，制定出相應的規(guī)劃細節(jié)，例如檔案信息收集、檢索、整理、利用等各個環(huán)節(jié)，實現企業(yè)各部門間的信息流共享，提高文書檔案管理的服務質量。

（五）保障細節(jié)功能能夠做到位

文書檔案管理工作的細節(jié)工作非常多，因此，想要加強文書檔案管理的服務質量，做好細節(jié)工作是必不可少的，需要檔案管理人員做到以下幾點：①制定相應的規(guī)章制度，要求檔案管理人員你必須要嚴格尊重規(guī)章條例。②加強具有機密性文檔的管理工作，要求檔案管理人員必須要將文書檔案進行整合、劃分、篩選，將檔案劃分多個層次，以備不時之需。③企業(yè)文書檔案必須要按照規(guī)章流程進行記錄，避免因人為因素致使檔案信息不全或遺漏。④加強文書檔案存檔工作，無論是紙面檔案還是電子檔案，在歸檔之前必須要再次檢查，并且電子檔案要在錄入電腦之后，要進行信息核對，從而確保文書檔案的完整性、真實性、精準性。

（六）加強管理人員的創(chuàng)新意識

創(chuàng)新意識是創(chuàng)新模式的基礎與前提，文書檔案管理要一改傳統文書檔案管理弊端，提高文書檔案管理的積極作用，讓檔案管理工作能夠成為企業(yè)的創(chuàng)造者與先行者。由于信息技術的開形式注定了檔案管理的顯性化需求，因此，文書檔案管理應朝向開放性發(fā)展。在符合保密規(guī)定的前提下，檔案管理部門可定期將檔案專題、目錄、特定成果在公共媒體上公布，為客戶查考、選擇提供便利，讓用戶能夠感受到檔案的用處，加強檔案信息的積極作用。

三、結束語

文書檔案管理工作作為衡量企業(yè)管理水平的重要標準，同時檔案信息能夠為企業(yè)提供有效參考依據，對企業(yè)的發(fā)展至關重要。文書檔案管理質量會直接影響檔案信息的完整性、可靠性，是企業(yè)展開一系列經營活動的重要參考依據，不容忽視。例如企業(yè)經濟建設、社會發(fā)展都需要借鑒文書檔案內容。因此，企業(yè)必須要提高文書檔案管理的地位，實現文書檔案管理工作創(chuàng)新，構建高專業(yè)、高素質檔案管理人才，從多方面提高檔案信息的利用率，充分發(fā)揮文書檔案的積極作用，這樣才能夠適應現代化檔案管理發(fā)展需求，推動企業(yè)建設與發(fā)展進程。

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關鍵詞：文書檔案；管理工作；強化措施；創(chuàng)新對策

1文書處理和檔案管理之間的關系

1.1文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務和工作對象

文件處理與檔案管理有本質的區(qū)別，但兩者的有效結合可以促進檔案管理的發(fā)展。文書的工作內容是發(fā)送、接收、傳遞、監(jiān)督、組織和保存文件。檔案主要是收集、鑒別、分類、編目，然后保存和利用這些文件。從這個意義上說，文書工作是檔案管理的前身，作為檔案管理的基礎，對檔案管理的有效運行起著不可替代的作用。

1.2文書處理工作與檔案工作密切聯系、相互促進

文書工作的好壞將對檔案管理質量產生直接影響，文書工作的不規(guī)范性直接導致檔案管理的不完善。因此，文書工作將為檔案管理提供一定的條件和依據。另一方面，檔案管理工作影響著文書工作的系統化和規(guī)范化。因此，要辯證地看待兩者之間的關系，加強文書工作的規(guī)范化管理和信息的收集，確保信息的可靠性和安全性，做好檔案管理工作。

2加強文書檔案管理工作的措施

2.1加強制度建設和規(guī)范管理

制度化管理有助于形成統一、系統的行為體系，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，加強內外合作，規(guī)范工作流程。在文書檔案系統中建立統一的標準和規(guī)范，可以避免管理產生波動，使工作平臺更加公平，有助于員工的自我發(fā)展和文書檔案工作的發(fā)展。完善的管理機制、嚴格的工作流程、量化和細化檔案管理的程序和規(guī)則，是促進文書檔案現代化管理順利進行的前提和基礎。文書檔案的現代化管理應嚴格按照制度和規(guī)范程序進行。

2.2做好文書檔案管理的基礎性工作

現代化文書檔案管理應明確收集范圍，遵循規(guī)范，統一要求；嚴格檢查、統一管理，規(guī)范收發(fā)手續(xù)，嚴格執(zhí)行；完善高科技檢索工具，拓寬信息來源渠道，豐富文書檔案管理經驗，調整文書檔案的結構和內容，努力落實整合檔案資源。檔案管理者要努力做好文書檔案管理的基礎工作，在工作過程中逐步樹立責任心、創(chuàng)新意識和奉獻精神，不斷培養(yǎng)整體意識和視野。

2.3轉變固有認識，改革傳統方法，加大資金投入

加強檔案管理現代化，首先要正確認識檔案管理的地位和作用，明確檔案管理的社會服務方向。其次，從整體上正確認識采用現代技術裝備的重要性和艱巨性，正確認識合作精神和講求實效的效益觀念。這是實現檔案工作現代化的前提和思想保證。

2.4制定可行的規(guī)劃，實行檔案工作改革

領導重視是檔案工作成功的重要保證。要從思想上認識檔案工作的重要性，加強檔案意識的培養(yǎng)。文書檔案管理現代化是一個龐大的工程。它需要從實際出發(fā)，系統規(guī)劃，統籌安排。同時，計劃應與措施相結合，每一步都應有相應的措施，以確保計劃的實施。改革要貫穿于現代文書檔案現代化管理的全過程。

2.5優(yōu)先加強基礎性工作

一是加強檔案學理論研究，同時更新和完善檔案理論。專業(yè)工作水平與理論研究密切相關。為了使檔案工作適應社會發(fā)展的需要，管理者必須進一步提高檔案學的理論水平。二是做好檔案管理人員業(yè)務技術建設，提高業(yè)務管理水平。第三，加強數據庫建設。我們應該對數據庫系統、內容、方法和步驟進行總體設計。四是提高人才素質，加大培訓力度。人是重要的資源，檔案管理員要堅持學習專業(yè)知識，提高技能，明確職責，努力成為管理型、技術型、復合型人才。在人才培養(yǎng)方面，首先要注重質量的提高，其次要注重人才的應用，要有計劃、有目的地培養(yǎng)高層次人才。此外，還應制定激勵措施，穩(wěn)定人才隊伍。

3文書檔案管理的創(chuàng)新對策

3.1提升信息化管理意識

在實施文書檔案管理時，要運用現代信息技術和管理理念，充分發(fā)揮信息化的作用，重視文書檔案的信息化管理，加強管理創(chuàng)新，優(yōu)化思想，將現代管理理念和方法融入其中，通過實現文書檔案管理的信息化，不僅可以有效提升工作效率，同時保證了文書檔案管理的質量。

3.2搭建科學的文書檔案管理信息平臺

為了保證文書檔案管理的現代化，實現檔案管理的信息化，必須建立科學的文書檔案管理信息平臺。隨著信息技術的飛速發(fā)展，傳統紙質文件和手工管理模式的弊端越來越明顯。利用信息數據庫強大的編輯功能，實現了文書檔案管理軟件的開發(fā)，大大減少了管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率和管理水平。建設科學有效的信息管理平臺是推進檔案管理改革的重要措施。

3.3網絡內部與外部的隔離措施

為了保證檔案信息管理的安全，網絡內外要嚴格管理，設計合理的物理隔離層，保證管理效果的提高。物理隔離層主要針對網絡安全保護。通常，路由器可以在第一層保護結構中設計，IP地址可以過濾或屏蔽，然后選擇一些地址進入網絡系統。在第二層防護結構中，應合理設計防火墻系統。在防火墻認證的情況下，可以過濾網絡中不安全的數據信息，防止網絡的不良行為，阻止一些被禁止的業(yè)務。在此期間，防火墻可以更好地記錄數據信息和內容，合理地檢測網絡攻擊，并采取合理措施解決預警后的問題，創(chuàng)建安全保護系統，確保管理工作各方面的可靠性和有效性，滿足當前工作要求。

參考文獻

[1]梁威.新時期事業(yè)單位文書檔案管理工作的現狀及強化措施[J].赤子（上中旬），2017（06）：153.

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（一）醫(yī)院文書檔案管理的投入過低

由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書檔案職責不明,管理不完善，醫(yī)院文書檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標準相差甚遠。醫(yī)院文書管理的信息效率過低。

（二）醫(yī)院辦公室文書檔案意識薄弱

長久以來醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫(yī)院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。

（三）醫(yī)院在文書與檔案工作中存在的不規(guī)范現象

現下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現象。

（四）醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

目前，我國的檔案專業(yè)人員隊伍在理論水平、文化水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業(yè)知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現象，不符合辦公室文書檔案管理的規(guī)范準則。

二、針對醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的一些優(yōu)化措施

（一）強化醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范銜接

實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質量關，實現標準化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。

（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和管理意識

醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務培訓，學習檔案專業(yè)知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業(yè)知識。做到與時俱進，辦公現代化是社會發(fā)展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現。實現醫(yī)院文書檔案管理的現代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業(yè)辦公室文書檔案管理人才。

（三）提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的積極性

健全相關的規(guī)章制度，加強檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態(tài)度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。

（四）建立醫(yī)院文書歸檔的制度

具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內容：檔案的系統化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。

三、結束語

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1 文書檔案管理的特點

1.1 文書檔案管理的重要性

文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務，為利用打基礎和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。

1.2 文書檔案載體多樣，內容豐富

作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發(fā)的各類文件。檔案的內容十分豐富，主要體現在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。

1.3 文檔工作一體化

文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉、文件催辦、文件承辦的基礎上進行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作，文書檔案的質量直接影響著檔案的質量和檔案工作。

2 當前文書檔案管理存在的問題

2.1 文書檔案管理制度不規(guī)范

當前，許多企事業(yè)單位的文書檔案管理一般都設置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，職責分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會為企事業(yè)創(chuàng)造極大的經濟利益，促進單位管理的科學規(guī)范。

2.2 文書與檔案工作在銜接上存在著問題

文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區(qū)分也有聯系，既有分工也有統一。一個“分體式”的管理體系能夠從根本上實現在現實中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數單位當中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學性，但在現實工作當中由于文書人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統一。

2.3 檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責任心

在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質量不高，加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳎募牧戏稚⒉缓霉芾砗屠貌殚?。具體表現于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。

3 辦公室人員做好文書檔案管理的措施

辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項業(yè)務工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個辦公室的業(yè)務效率和業(yè)務質量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復雜，我們應該從規(guī)范體制、充分運用計算機技術、提高人員素質等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。

3.1 完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平

文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規(guī)范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發(fā)揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。

3.2 建設“自動化”系統，實現一體化管理

在自動化環(huán)境下，將實現淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應設定的系統下得到統一的體現，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動化系統的設計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應的系統之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠實現文書、檔案工作合二為一的實現“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結合起來，從根本上實現文書處理、檔案管理的一體化。

3.3 強化檔案管理人員的培訓

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業(yè)余時間自我學習外，還可參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識與業(yè)務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業(yè)務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

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1.1醫(yī)院文書檔案的保密性

一是注重檔案資料的原始性，尤其是注意把我電子文件的原始性；二是注重電子檔案的加密性，可采用加密處理、不定期更換密鑰、跟蹤監(jiān)控等有效方式；三是規(guī)范檔案人員的行為，要求檔案管理人員在工作中一絲不茍，杜絕檔案泄密和遺失現象發(fā)生。

1.2醫(yī)院文書檔案的服務性

一是為醫(yī)院各級各類評審工作提供檔案資料信息；二是及時準確為醫(yī)院干部任免、職稱晉升等工作提供個人相關材料；三是在基建改造過程中提供有關材料和圖紙；四是提供網上在線查詢服務。

1.3業(yè)務指導性文件較多

由于綜合性醫(yī)院科室劃分細致，相關醫(yī)療技術日新月異，使得醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務指導性、規(guī)范性文件數量眾多，更新較快。

1.4由于醫(yī)患糾紛所形成的文件數量逐年增多

由于醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，業(yè)務量不斷上升，使得醫(yī)患糾紛同比例增加；又由于患者的維權意識近年來逐步加強，使得相關檔案如醫(yī)療過程調查報告、醫(yī)療鑒定報告等的數量呈快速增長趨勢。

2.目前醫(yī)院文書檔案管理工作存在的問題

2.1文書檔案意識薄弱

文書檔案資料的充分利用，可以為醫(yī)院創(chuàng)造出不菲的經濟和社會價值。但是由于大多數醫(yī)院對檔案管理工作的價值和作用重視不夠，檔案工作不斷為臨床需求讓路，致使文書檔案資料的利用率遠遠不能達到預想的狀況。

2.2歸檔工作不夠規(guī)范

部分醫(yī)院的檔案管理人員在歸檔文書檔案的過程中，不能按照《文件歸檔范圍和保管期限表》要求進行，致使文書檔案的收集難以完整，進而影響到文書檔案管理工作的基礎。

2.3文書檔案管理人員專業(yè)素質有待提高

在多數醫(yī)院中，檔案管理人員多為行政人員兼任，理論水平、文化程度參差不齊，很難勝任規(guī)范化、標準化的文書檔案管理要求，影響了文書檔案管理整體質量和可持續(xù)發(fā)展。

2.4對檔案管理的投入不足

由于醫(yī)院醫(yī)療用房緊張，導致存放檔案的空間十分有限，嚴重限制了檔案事業(yè)的發(fā)展；再加上在有限的資金條件下，既要保證傳統檔案文獻資料的建設，又要進行檔案管理的網絡化、信息化建設，實現其憑證價值和情報價值，使得醫(yī)院文書檔案管理工作陷入困境。

2.5文書工作與文書檔案工作銜接不暢

在醫(yī)院的實際工作中，由于文書人員不懂檔案管理，常常出現收集工作不及時、收集范圍不明確、裝訂不規(guī)范、原稿不齊全、辦理程序不規(guī)范等問題，直接影響文書檔案的質量。

2.6文書檔案管理的現代化程度不高

目前有部分大型綜合性醫(yī)院將檔案管理自動化作為辦公自動化系統的一部分進行建設，但在大多數基層醫(yī)院，文書檔案管理基本上還是以手工為主，普及檔案自動化管理仍需時日。

3.加強醫(yī)院文書檔案管理的主要措施

3.1提高對醫(yī)院文書檔案工作的重視程度

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院管理工作的一部分，是醫(yī)院歷史發(fā)展的見證。做好文書檔案工作，離不開領導的充分理解和高度重視，并不斷加大對文書檔案管理工作的投入，切實加強各科室與檔案科室的溝通協調，從而推動醫(yī)院文書檔案管理工作的順利展開。

3.2注重文書檔案管理人員專業(yè)素質的提高

專業(yè)的人員素質、健全的管理體系是做好檔案工作的關鍵，一是要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，二是要在醫(yī)院文書檔案人員中營造濃厚的學習氛圍，三是積極借鑒先進醫(yī)院的經驗。

3.3正確處理文書工作與檔案管理工作的關系

。文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。一是規(guī)范公文處理是做好文書檔案管理工作的基礎，要依照有關規(guī)定，全面審核、嚴格把關，以確保公文的高質量、高水平；二是保證歸檔公文的齊全完整是做好文書檔案管理工作的前提，要從平時做起，從細節(jié)做起，規(guī)范公文材料形成和辦理過程的每一個環(huán)節(jié)；三是科學歸類公文是文書檔案管理工作的關鍵，要求文書人員具有對檔案工作的高度認識和高度的責任感，同時不斷提高自身的專業(yè)素質和綜合素質，用發(fā)展得眼光和敏銳的洞察力嚴格篩選和整理。

3.4做好文書檔案的開發(fā)和利用

檔案管理的主要目的是實現檔案資源的開發(fā)利用，使檔案為臨床醫(yī)療、教學、科研服務，通過編寫檔案匯編，建立全引目錄、案卷目錄，卷宗目錄索引及分類索引，方便查找和使用，充分發(fā)揮其社會效益。

3.5推進檔案管理信息化和現代化建設

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【關鍵詞】文書檔案管理工作；行政事業(yè)單位；社會管理綜合治理服務中心

社會管理綜合治理服務中心屬于行政事業(yè)單位，其主要職能是加強社會治安管理、維護社會穩(wěn)定，并對社會中的不安定因素進行調查與預防。而在執(zhí)行這些職能時，既要執(zhí)行上級黨政機關所指定的政策，還要針對社會中存在的治安問題開展調查、擬定治理方針，這些都是與文書管理工作密切相關的。因此加強并創(chuàng)新文書檔案管理工作，能夠有效提升社會管理綜合治理服務中心的辦事效率，從而更好地履行職能，服務于社會。

一、當前文書檔案管理工作所面臨的困境

（一）將文書管理與檔案管理分割開來。文書與檔案所體現的是兩種不同的分工，但是其本質是一致的。當前許多行政事業(yè)單位在管理方面，將文書管理與檔案管理分割開來，沒有形成有機聯合管理體系。這種分體式的管理方式使得文書工作與檔案工作沒有形成有效的銜接，同時還增加了管理人員的工作負擔，缺乏實效性。

（二）缺乏專業(yè)的管理人員。當前行政事業(yè)單位中的文書檔案管理人員大多是由文秘兼顧管理。文書、檔案較多，工作量大，許多管理人員不能全面地對文書檔案進行整理與搜集，只是簡單進行收發(fā)工作，這樣就導致了單位中材料缺失。再加上工作人員素質有待提高，行政事業(yè)單位中的文書檔案管理工作很難按照相關規(guī)定全面執(zhí)行。

（三）缺乏應有的重視。在許多單位中，由于文書檔案管理并非是主要的工作，因此領導與工作人員對此都不夠重視，僅僅是將其當作資料的搜集與整理工作，就算是管理人員出現失職也沒有進行處分，進而滋生了懶惰、散漫的風氣，管理效率不高。

二、文書檔案管理工作的創(chuàng)新之舉

（一）提高重視，定期匯報。當前文書檔案管理工作中之所以存在著諸多的問題，究其原因，主要還是重視程度不夠。因此，在實際工作中，社會管理綜合治理服務中心的I導以及相關的管理人員應當加強對該項工作的重視程度。要求文書管理人員在落實本職工作的基礎上定期匯報工作進度，以加強工作監(jiān)督，提高工作效率。

（二）部門整改，劃分職責。當前許多單位的文書管理與檔案管理是分開進行的，不但增加了管理人員的工作量，還使得機構繁冗，沒有實現資源的合理利用。因此，對于社會管理綜合治理服務中心等行政事業(yè)單位來說，要提高文書檔案管理工作的效率，首先應當進行部門的整改，將這兩項工作合并到一起。再將文書檔案材料進行類別劃分，將不同類別的材料分配給不同的人員管理，這樣不但能夠提升工作效率，還能夠促進人力資源的合理配置。

（三）重視基礎，豐富材料。社會管理綜合治理服務中心所涉及到的文書、檔案種類較多，因此管理工作存在著一定的難度，大部分的材料有著雷同與相似之處，管理人員可能會將之搞混。材料的搜集、整理、鑒定、統計以及保管是最基礎的工作，要求管理人員必須腳踏實地，耐心對每一樣材料進行鑒定與保管，這樣才能保證資料的完整性。同時，還要充分發(fā)揮主觀能動性，要在平時的工作中善于搜集本單位內部在工作中所形成的新鮮、具有啟示性的材料，用以反映單位工作中存在的問題，不斷豐富文書檔案的資源，促進本單位更好地發(fā)展。

（四）加強培訓，定期考核。由于當前各大行政事業(yè)單位文書檔案管理方面的專業(yè)人員較少，因此單位除了招聘專業(yè)管理人員之外，還要加強對員工的培訓，除了對專業(yè)方面的培訓之外還要加強對思想素質方面的培訓。在提高工作技能的同時轉變員工的思想觀念，糾正工作態(tài)度，提高積極性與主動性。與此同時，還要對文書檔案管理人員進行定期的考核，對考核不通過的人員加以一定的資金處罰，以激發(fā)員工的上進心，實現自我突破。

（五）獎懲并用，責任追究。文書檔案管理工作是保證行政事業(yè)單位相關方針政策能夠落到實處的重要部門，因此在實際管理中，單位內部要制定一套詳細的責任體系，并嚴格按照相關的責任體系對管理人員的行為、工作效率進行檢查，對于優(yōu)秀的管理人員給予獎勵，以促進其工作積極性的提高。同時實行責任追究制度，對于一些在重要文書檔案管理方面出錯的人員要加以問責處置，做到獎懲分明。

三、結語

行政事業(yè)單位、尤其是社會管理綜合治理服務中心這類需要涉及到眾多社會材料的單位，應當加強對文書檔案管理工作的重視。通過分析管理工作中所面臨的困境，找準定位，抓緊當前政府機構改革的契機，實現對文書管理部門的整改與綜合治理，加強對工作人員的管理與分配，采取有效的策略提升其工作的積極性與主動性，以提升文書檔案管理工作效率，促進單位的發(fā)展。

【參考文獻】

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