文書與檔案管理范文

導(dǎo)語：如何才能寫好一篇文書與檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞 管理 文書檔案

一、文書檔案工作的現(xiàn)狀

到目前為止，許多單位的文秘工作與檔案工作還在實行分塊管理制度，這種體制從某種程度上是拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負責(zé)文秘工作的人員檔案意識淡薄，只考慮當前的工作；而檔案工作人員墨守成規(guī)，也很少考慮文秘工作，從而二者在銜接過程中出現(xiàn)了諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這也直接影響了文書檔案的建檔質(zhì)量。

在日常的文書檔案歸檔管理中，會出現(xiàn)不同程度影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。例如，歸檔時出現(xiàn)原稿或修改稿的缺失現(xiàn)象；文件偶用鉛筆撰寫或標注，不經(jīng)過復(fù)印就直接用原件歸檔，短期內(nèi)字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質(zhì)量和存檔價值；紙張規(guī)格不達標，大小16開紙混用現(xiàn)象較多，文件大小不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。文件歸檔不及時，時有漏歸，棄檔問題也相對嚴重，而相近公文重復(fù)與立卷組合無序也是一重大問題。

在辦公過程中，現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機關(guān)工作人員也習(xí)慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是網(wǎng)絡(luò)上并沒有多少可以傳輸?shù)奈臅鴻n案信息，難以達到傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡(luò)化。利用計算機進行文書處理，尤其是實現(xiàn)文書電子化歸檔還需要一個過程。

二、文書檔案工作的改革措施

隨著檔案改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，而文件和檔案數(shù)量越來越多，也給保管和提供利用帶來了一定的困難。只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地解決這些問題。因此，文書檔案管理現(xiàn)代化進程勢在必行，我們要加大力度，創(chuàng)造條件，改革現(xiàn)行的文書檔案管理工作。

（一）爭取領(lǐng)導(dǎo)支持

領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實現(xiàn)文檔一體化必須要上下達成共識才能實現(xiàn)，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及辦公人員的觀念，從而使現(xiàn)代文檔工作有一個便捷的信息化平臺。因此，文檔人員要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā)；要及時為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，努力做好檔案服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認識到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，從而給予更多的資金投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟硬件，為文書檔案信息化創(chuàng)造條件，使檔案信息管理工作順利進行。

（二）實現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化

文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識，要站在對歷史負責(zé)高度上來保證檔案的質(zhì)量，來減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動，從而使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。對辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，及時整理歸檔，從而使文件的立卷工作日?；?。文秘人員要努力克服畏難情緒，積極創(chuàng)造條件，早日實現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化，從而提高文書檔案質(zhì)量。

（三）規(guī)范檔案的基礎(chǔ)工作

在文書檔案管理的實際工作中，要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點，分清主次，嚴把全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入。同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進行科學(xué)的分類、整理、編目，對到期的檔案及時進行鑒定、銷毀。同時，各單位可以根據(jù)自身的具體情況制定總的和分步的計劃并逐步實現(xiàn)，使檔案管理工作不斷完善。

（四）促進檔案信息化建設(shè)

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以達到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，在實現(xiàn)了辦公自動化的同時，促使文書檔案信息化建設(shè)邁入一個新的臺階。將文書檔案通過網(wǎng)絡(luò)融合為一體，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以前，利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡(luò)化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數(shù)據(jù)庫進行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫，各檔案部門應(yīng)抓住機遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，密切結(jié)合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)，科學(xué)推動電子文件歸檔工作。

（五）提高檔案人員的檔案信息化素質(zhì)

檔案管理工作者的知識水平和整體素質(zhì)直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對文檔人員進行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。而文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

建立文書檔案管理信息系y是檔案的發(fā)展需要，是檔案管理工作中的一個飛躍。要努力實現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，積極運用網(wǎng)絡(luò)等先進技術(shù)和手段，進一步提高技術(shù)含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動中擺脫出來，實現(xiàn)檔案管理人員對這些檔案資料的自動管理，同時又能滿足利用者的自動查詢，這樣即節(jié)省了人力，又保護了檔案原件。而電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，各檔案部門、計算機與信息管理部門要各司其職、各揚所長。

（作者單位為沈陽工學(xué)院）

參考文獻

[1] 任愛英.用信息化實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化DD提高企業(yè)文書檔案質(zhì)量的探索與思考[J].商情（教育經(jīng)濟研究），2008（03）.

[2] 閔濤.淺談文書檔案工作[DB/OL].找法網(wǎng).

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課程代碼：01513

請考生按規(guī)定用筆將所有試題的答案涂、寫在答題紙上。

選擇題部分

注意事項：

1. 答題前，考生務(wù)必將自己的考試課程名稱、姓名、準考證號用黑色字跡的簽字筆或鋼筆填寫在答題紙規(guī)定的位置上。

2. 每小題選出答案后，用2B鉛筆把答題紙上對應(yīng)題目的答案標號涂黑。如需改動，用橡皮擦干凈后，再選涂其他答案標號。不能答在試題卷上。

一、單項選擇題(本大題共15小題，每小題2分，共30分)

在每小題列出的四個備選項中只有一個是符合題目要求的，請將其選出并將“答題紙”的相應(yīng)代碼涂黑。錯涂、多涂或未涂均無分。

1.根據(jù)指定教材的表述,______是文書工作的性質(zhì)之一。

A.理論性 B.實踐性

C.多樣性 D.可比性

2.按照隸屬關(guān)系，向直接上、下級機關(guān)行文，稱

A.直接行文 B.越級行文

C.間接行文 D.逐級行文

3.文件承辦部門或承辦人員在公文辦理完畢后對文件的辦理情況和辦理結(jié)果所作的說明,稱

A.催辦 B.分送

C.注辦 D.承辦

4.以年度、機構(gòu)(問題)、保管期限的文書整理分類方式取代以往按幾大特征的分類方式,源自

A.《檔案館工作通則》(1983年4月) B.《機關(guān)檔案工作條例》(1983年4月)

C.《文書檔案保管期限表》(1987年12月) D.《歸檔文件整理規(guī)則》(2009年12月)

5.歸檔文件，一般要求

A.一式一份 B.一式三份

C.一式四份 D.一式二份

6.殷周時期，鑄在青銅器上作為記事和憑信的文字，稱

A.甲骨檔案 B.石刻檔案

C.銘文檔案 D.簡牘檔案

7.下列屬于檔案業(yè)務(wù)工作的是

A.檔案宣傳 B.檔案鑒定

C.檔案科學(xué)技術(shù)研究 D.檔案教育

8.先將立檔單位內(nèi)的檔案按內(nèi)部組織機構(gòu)分類，然后在每個內(nèi)部機構(gòu)類下再按年度分類，稱

A.組織機構(gòu)——年度分類法 B.年度——組織機構(gòu)分類法

C.年度——問題分類法 D.問題——年度分類法

9.在檔案整理工作中，文件產(chǎn)生和處理過程中所反映和涉及的工作、活動、問題、事件、人物方面的異同關(guān)系，稱

A.來源聯(lián)系 B.內(nèi)容聯(lián)系

C.時間聯(lián)系 D.形式聯(lián)系

10.專門記錄檔案進入檔案機構(gòu)情況的一種登記形式，稱

A.全宗單 B.檔案收進登記簿

C.總登記簿 D.案卷目錄登記簿

11.由于工作的特殊需要，履行一定手續(xù)，將檔案借出檔案閱覽室外利用，稱

A.參考咨詢 B.檔案證明

C.外借 D.檔案展覽

12.在保護電子檔案信息安全的技術(shù)中，一種自動檢測遠端或本地主機安全脆弱點，對重要計算機信息系統(tǒng)進行檢查，發(fā)現(xiàn)其中可被黑客利用的漏洞的技術(shù)，稱

A.身份驗證 B.防火墻

C.漏洞掃描技術(shù) D.入侵檢測技術(shù)

13.下列選項中反映特殊載體檔案的共同特征的是

A.可以直接閱讀 B.載體一致性

C.內(nèi)容系統(tǒng)性 D.記錄信息的非直接利用性

14.答復(fù)下級機關(guān)請示事項，適用

A.批復(fù) B.函

C.命令 D.報告

15.根據(jù)國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日的《國家行政機關(guān)公文格式》，新的國家標準把公文文面的各要素劃分為眉首、主體、______三部分。

A.著錄 B.版記

C.內(nèi)容 D.時間

二、多項選擇題(本大題共10小題，每小題2分，共20分)

在每小題列出的五個備選項中至少有兩個是符合題目要求的，請將其選出并將“答題紙”的相應(yīng)代碼涂黑。錯涂、多涂、少涂或未涂均無分。

16.文書處理的基本原則有

A.聯(lián)系交流原則 B.宣傳引導(dǎo)原則

C.高效的原則 D.安全的原則

E.保密的原則

17.以下屬于文書立卷的方法的是

A.按問題特征立卷 B.按作者特征立卷

C.按名稱特征立卷 D.按時間特征立卷

E.按時代特征立卷

18.檔案的屬性有

A.科學(xué)性 B.原始記錄性

C.社會性 D.歷史性

E.確定性

19.下列______均屬于企業(yè)檔案館。

A.福建省檔案館 B.杭州市檔案館

C.鞍鋼檔案館 D.天津市檔案館

E.河南油田檔案館

20.檔案收集的要求是

A.齊全完整 B.年終收集

C.準確系統(tǒng) D.平時收集

E.及時歸檔

21.根據(jù)我國制定的檔案保管期限的規(guī)定,以下屬于永久保管的檔案的有

A.本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料

B.本機關(guān)一般事務(wù)管理文件材料

C.本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料

D.本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要材料

E.下級機關(guān)一般業(yè)務(wù)問題的來函、請示等文件材料

22.按功能劃分的檔案檢索工具有

A.手工檢索工具 B.機械檢索工具

C.介紹性檢索工具 D.查檢性檢索工具

E.館藏性檢索工具

23.電子文件按數(shù)據(jù)格式劃分有______等。

A.支持文件 B.轉(zhuǎn)換文件

C.圖形文件 D.音頻文件

E.輔助文件

24.文書大致可以分為______、通用文書和專用文書四大類。

A.科技文書 B.行政機關(guān)文書

C.基礎(chǔ)文書 D.黨的機關(guān)文書

E.法定文書

25.下列選項中屬于行文基本規(guī)則的有

A.“請示”應(yīng)一文一事、只主送一個機關(guān)，不抄送下級機關(guān)的規(guī)則

B.“報告”中不得夾帶請示事項的規(guī)則

C.公文由文秘機構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則

D.充分利用原基礎(chǔ)的規(guī)則

E.研究性的規(guī)則

非選擇題部分

注意事項：

用黑色字跡的簽字筆或鋼筆將答案寫在答題紙上，不能答在試題卷上。

三、名詞解釋(本大題共5小題，每小題4分，共20分)

26.擬辦

27.文書立卷

28.檔號

29.檔案鑒定

30.檔案檢索

四、論述題(本大題共2小題，每小題10分，共20分)

31.試論檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性。

32.檔案室的基本任務(wù)是什么?

五、案例分析題(本大題10分)

33.某學(xué)院為了科研更上一層樓,在全國范圍內(nèi)進行招聘。某大學(xué)黃教授既年輕又學(xué)術(shù)成果突出，在眾多應(yīng)聘者中脫穎而出，成為某學(xué)院引進人才的首選對象。由于人員編制指標、工資報酬等人事權(quán)等歸學(xué)校人事處負責(zé)，學(xué)院沒有具體決定權(quán)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)建議，以學(xué)院人事科身份發(fā)文和學(xué)校人事處聯(lián)系。學(xué)院人事科葉秘書草擬了一份公函,希望學(xué)校人事處幫助落實解決。

請問：

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1、文書檔案管理的特點分析

文書檔案具有一些明顯的特點，主要表現(xiàn)在以下方面：首先，文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體（主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）記錄下來，并分門別類地存放在擋案室中；其次，與文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運轉(zhuǎn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ)，檔案主要來自于文書；再次，文書檔案內(nèi)容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內(nèi)容的豐富多彩。

2、文書檔案管理中存在的問題

2.1文書工作與檔案工作銜接方面的問題

文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實工作中，文書工作和檔案工作應(yīng)相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書和檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學(xué)的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象。

2.2文書檔案管理人員不足

一些單位缺乏專職檔案員，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負責(zé)辦公室的收發(fā)文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真?zhèn)尾环置?、收集合力不強勁等方面的問題。另外，一些檔案員對檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現(xiàn)象。正是因為檔案員的素質(zhì)參差不齊，主觀上又對檔案工作缺乏能動力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。

2.3領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案管理

檔案工作在機關(guān)單位辦公室眾多職能當中的地位不高。在一些領(lǐng)導(dǎo)的心目中，檔案工作是說起來重要、做起來卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經(jīng)濟效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時候能夠提供參考就行。

3、完善文書檔案管理的對策分析

3.1搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)之上的。文書人員要有較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質(zhì)量關(guān)。

3.2提高對文書檔案管理的重視

提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，轉(zhuǎn)變觀念，而且要提高檔案管理人員的素質(zhì)。不斷提高領(lǐng)導(dǎo)及員工們對檔案工作的認識，努力爭取單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案工作的理解、重視、關(guān)心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和全年工作重點中去，加大檔案設(shè)施的投入，不斷向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化方向邁進。在工作中變被動提供有關(guān)檔案工作資料為主動參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動性與前瞻性。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了新的更高的要求，檔案管理人員要充分發(fā)揮接受新知識、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主觀能動性，堅持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標、任務(wù)和要求努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù)。

3.3做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

收集、鑒定、保管、統(tǒng)計工作是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件，因此，不僅要善于收集的本單位與上下級形成的有關(guān)紅頭文件及各種材料，更要善于收集整理本機關(guān)在公務(wù)活動中形成的鮮活和生動的，能揭示細節(jié)的檔案資料，用心整合檔案資源，對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，積極推進檔案信息功能的發(fā)揮，不斷豐富綜合檔案的資源建設(shè)。要努力把握不同時期機關(guān)工作的重點任務(wù)，明確主題，找準位置，自覺以服務(wù)大局來安排和考慮檔案工作，形成服務(wù)大局的強大合力。

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關(guān)鍵詞：文秘；檔案管理；一體化

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198(2009)08-0037-01

1　檔案管理與文秘工作的關(guān)系

文書工作與檔案工作有著各自不同的內(nèi)容和特點，文書處理工作是接著機關(guān)工作活動規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，再根據(jù)它們的連鎖反映來區(qū)分價值，反映歷史真實面貌，為檔案的保管和查考提供便利。檔案工作同文書處理工作是魚水關(guān)系，檔案同檔案工作不僅伴隨著文書與文書處理工作出現(xiàn)而出現(xiàn)，而且是伴隨著文書與文件處理工作的發(fā)展而發(fā)展。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；從檔案形成的客觀規(guī)律中可以看到檔案工作與文書檔案工作之間的關(guān)系，它們是一個社會分工不同的兩個專業(yè)，它們在工作中既相互制約又相互聯(lián)系。

2　文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行。極為關(guān)鍵。首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個單位的工作效率；能夠使單位更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進修的信息。使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準確性增強，全面性、可選性擴增。是文秘工作科學(xué)、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

3　做好檔案工作對文書處理工作的影響

(1)檔案的利用推動了文書處理的再生工作。

檔案管理是一門專業(yè)性很強的學(xué)科，它是解決處理問題的依據(jù)，具有指導(dǎo)考查、總結(jié)經(jīng)驗、發(fā)展生產(chǎn)、積累知識、提供信息等固有特點。而在實踐工作中文書處理部門利用檔案起草公文、總結(jié)經(jīng)驗、制定規(guī)章制度、為領(lǐng)導(dǎo)當參謀、準備講稿、處理糾紛、落實政策等都是相互制約、相互依賴的。因此，搞好檔案管理不但有推進文書處理作用，而且還能直接為其提供信息，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，促進改革發(fā)展發(fā)揮特有的作用。

(2)在文件立卷歸檔過程中能發(fā)現(xiàn)文書工作質(zhì)量的高低。

立卷歸檔是銜接文書處理和檔案管理的橋梁，也是文件轉(zhuǎn)化為檔案的必經(jīng)之路，所以說搞好檔案管理的重要意義即是為給檔案工作本身打基礎(chǔ)，而且通過它可以進一步檢查發(fā)現(xiàn)文書工作的水平，文件格式是否合格、名稱是否貼切、文件在閱辦中有無丟失泄密，這對改進文書處理和檔案管理工作有極大促進作用。

(3)通過檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)能促進文書處理工作的完善。

健全的歸檔制度是保證文件收集齊全完整，堵塞丟失文件和防止失泄密漏洞的關(guān)鍵。實踐證明，在文書處理文件立卷歸檔過程中，如若忽視檔案工作對他們的監(jiān)督指導(dǎo)作用，不僅會降低對文件立卷歸檔質(zhì)量標準，而且對文件鑒定價值和文件之間內(nèi)部的有機聯(lián)系等都是非常不利的。因為我們文檔人員對每份文件都要經(jīng)過嚴格的篩選去審定，不能有文必檔。要找出文件的六個特征，即問題、作者、名稱、時間、發(fā)文機關(guān)地區(qū)和文件形成規(guī)律等找到文件的歸宿。這個關(guān)口把握不好勢必要影響案卷的質(zhì)量，最好能將文、檔兩者之間的兩項不同專業(yè)的工作能有機結(jié)合起來，健全兩者之間統(tǒng)一的立卷歸檔制度。共同負責(zé)。使之規(guī)范化，這對檔案的管理有著深遠的現(xiàn)實意義和歷史意義。

4　如何實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

(1)強化“文檔一體化”意識。

雖然文書處理與檔案管理工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立“文書處理工作與檔案管理工作一體化”的指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理規(guī)范化的人口關(guān)，切實做好實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)工作。頭腦中要有“今天的文件就是明天的檔案”的觀念，要深刻理解文秘工作不僅僅為當前工作服務(wù)，更要對歷史負責(zé)，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作，按“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份公文。

(2)做好文件整理工作。

按照機關(guān)事業(yè)單位公文處理程序，文件在閱辦前首先要進行登記，登記內(nèi)容一般包括文件責(zé)任者、文號、標題、形成時間等內(nèi)容，這與以“卷”為單位整理時抄寫卷內(nèi)目錄的工作非常相似。我們可以把一個年度內(nèi)的檔案視為“一卷”。把文件登錄作為這“一卷”的內(nèi)目抄寫工作。在保管期限屬于永久或長期(保管期限屬短期的單獨處理)的文件左上角編號。從當年的第一份文件編起?？紤]到隨后要移交給綜合檔案室，件號應(yīng)包括全宗號、文件所屬年度和文件順序號，順序號應(yīng)一年編一個流水號，編號后，按所編順序號將文件正文掃描入計算機。這樣，文件原件與計算機內(nèi)保存的文件在內(nèi)容上是相同的，并且是一一對應(yīng)關(guān)系，然后將文件發(fā)出供部門閱辦。每隔一段時間，將閱辦完畢的文件全部收集起來，按件號先后順序裝人卷盒。在不改變原有件號的前提下，利用計算機對機內(nèi)文件進行分類，模擬人工立卷，然后按類別將屬于目錄條的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成時間先后順序排列后進行打印。這樣，整理工作就在平時的文件登錄和次年年初的裝訂、裝盒工作中完成了。

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關(guān)鍵詞：文書與檔案管理；課程教學(xué)

《文書與檔案管理》是職業(yè)教育文秘專業(yè)一門有很強的應(yīng)用性和操作性的課程，在傳統(tǒng)的教學(xué)方式上，主要方式還是通過教材，進行純粹的理論授課。最后，當課程結(jié)束，很多學(xué)生連歸檔文件、案卷、檔案柜等基本物品都沒有見過，所以在以后的綜合實習(xí)和工作中就很難動手操作。因此職業(yè)教育的根本目的沒有達到，特色也無法體現(xiàn)。筆者認為，在《文書與檔案管理》的授課中，思路模式、內(nèi)容方法等方面都要體現(xiàn)職業(yè)教育的特色，教師一方面要不斷地提高自身的素質(zhì)，另一方面還要在教學(xué)中運用一些新穎而且實用的教學(xué)方式和途徑，以激發(fā)學(xué)生對這門課程的興趣，甚至促成學(xué)生對本課程更深層次的探索、研究和創(chuàng)新。下面就是筆者結(jié)合自身教學(xué)經(jīng)驗，做出的一些小結(jié)：

一、案例教學(xué)法的運用

依據(jù)教學(xué)環(huán)節(jié)的要求，通過案例教學(xué)的方式，調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性。這種方式的優(yōu)勢就是可以在已進入課堂狀態(tài)就能吸引學(xué)生的注意力，引發(fā)學(xué)生的課程認同感以及體驗滿足感，進而引導(dǎo)對課堂全身心的投入。只有這樣，學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性、主動性、求知欲以及探索未知的興趣都能夠被有效地激發(fā)起來。這種從已知引向未知、從淺入深的教學(xué)方式是教師能夠輕松掌控課堂氣氛、提高教學(xué)質(zhì)量的有效途徑之一。

與此同時，案例教學(xué)法一樣能夠在教學(xué)過程得到充分而有效的運用，課程教師可以將學(xué)生引導(dǎo)到一個模擬情景，討論一些典型案例，讓學(xué)生自發(fā)地進入到文檔工作的操作現(xiàn)場，成為其中的“角色”。并以此為契機，舉一反三，逐漸提高學(xué)生的學(xué)習(xí)遷移能力。其次，通過對模擬案例的討論，還能促成學(xué)生積極思考、經(jīng)常分析、準確決策良好習(xí)慣的養(yǎng)成。所以，從根本上講，這個過程也就是引導(dǎo)學(xué)生進行思考、探索與實踐的一個過程。教師的重要職責(zé)就是要給學(xué)生的討論、實踐創(chuàng)造良好的氛圍與環(huán)境，保證討論的內(nèi)容與方向的掌握，也要保證學(xué)生成為討論過程中的主角，并適時地給予學(xué)生針對性和鼓勵性的指導(dǎo)?？偠灾@種授課方式對教師來說，是一種嚴峻的挑戰(zhàn)，也是一種技能與素質(zhì)的提高，是真正實現(xiàn)教學(xué)相長的有效途徑。

二、演示法的充分運用

核心內(nèi)容就是充分搜集、挖掘各種資源，為學(xué)生做好比如設(shè)施、文件、圖片、案卷等實物資源的準備工作，然后在課堂上進行展示或演示。另外，學(xué)院的檔案室、辦公室也可以為教學(xué)提供各項教育資源，比如說場地、設(shè)施、輔導(dǎo)教師、檔案材料、信息等相關(guān)資源；同時也要利用好網(wǎng)絡(luò)、報紙雜志等多媒體資源，以便提供行業(yè)中最新的信息，行業(yè)法規(guī)文件，典型的案例，形象的圖片等，充分利用好這些資源，也能夠?qū)⒖菰锏睦碚摻榻B轉(zhuǎn)換成真實而直觀的形象展示，便于學(xué)生的理解和接受，提高教學(xué)效果，為實踐教學(xué)法奠定堅實的基礎(chǔ)。

必須了解的是：課堂教學(xué)作為素質(zhì)教育實施的最重要途徑，其改革也是教科研工作中非常重要的工作，是促進教學(xué)質(zhì)量的提高，促進教育的可持續(xù)發(fā)展目標實現(xiàn)的可靠保障。有一位經(jīng)驗豐富的授課教師說過：“課堂教學(xué)中包含著非常大的生命活力，只有讓師生們的活力有效地發(fā)揮在課堂教學(xué)中，才能真正促進學(xué)生的教育以及教師的成長，課堂才叫真正的課堂。”所以，我們要將課堂教學(xué)進行改革的核心集中在不斷激活學(xué)生思維、促進學(xué)生發(fā)展上面，因為只有這樣，才能讓課堂充滿激情與活力，這樣的課堂，才是高效的。

然而，教學(xué)的改革不能局限在課堂上，我們要不斷拓展思路，擴大教學(xué)視野，通過文檔課程實踐教學(xué)法的實施，將課堂從狹隘的轉(zhuǎn)移到社會這個大課堂中。

三、實踐教學(xué)法的實施

實踐教學(xué)法一般有兩種：觀察型學(xué)習(xí)與實踐型學(xué)習(xí)。

第一種是觀察型學(xué)習(xí)，主要就是讓學(xué)生們直接地觀察或者通過觀看展覽的方式對文書與檔案工作各環(huán)節(jié)的全部過程進行記錄和體會，加上指導(dǎo)教師的指導(dǎo)和講解，讓學(xué)生從感性的角度，對文書與檔案工作的整體特點進行探索式認識，或者在一定程度上了解文書與檔案工作發(fā)展的情況和時事熱點。當然，如果具備良好的條件，可以通過與演示法的結(jié)合，讓學(xué)生對某個具體的工作步驟進行細致深透的了解。觀察型學(xué)習(xí)是該課程實習(xí)過程中的一個非常重要的環(huán)節(jié)，接觸到文檔理論之后，學(xué)生首先可以在學(xué)校的檔案室初步觀察和了解文書與檔案工作的基本情況，然后再到檔案館進行參觀學(xué)習(xí)。在檔案館的觀察實習(xí)中，學(xué)生可以清楚地了解檔案的分類、存放和檢索編制等基本實務(wù)知識以及當前檔案利用的信息；通過觀察實習(xí)，既可以加強對檔案安全的認識，又可以加強對檔案工作概況的了解，促進對檔案查找、利用技能的掌握；值得重視的是，通過觀察對破損檔案補救過程的演示，可以加深對檔案工作重要性的認識，激發(fā)興趣度和關(guān)注度，樹立起對將來工作的信心。

觀察型學(xué)習(xí)有著其他途徑與手段不可比擬的優(yōu)勢，不僅可以加強對學(xué)生觀察問題和發(fā)現(xiàn)問題能力的提高，促進學(xué)生學(xué)習(xí)興趣的培養(yǎng)，找尋心底的求知欲。而且這種形式最大的好處就是能夠?qū)W(xué)生放置到文檔課程學(xué)習(xí)的過程中，促進理論和實踐的最佳結(jié)合，促使學(xué)生的理論能夠更好地在實踐中發(fā)揮出來，激發(fā)學(xué)習(xí)積極性、主動性與專注度，保障長期的自主學(xué)習(xí)。

第二種是實踐型學(xué)習(xí)。學(xué)生的實踐地點設(shè)在企事業(yè)單位辦公室或者檔案室，讓學(xué)生參與到文檔處理的各個流程當中去。學(xué)校應(yīng)該加強為學(xué)生的實踐型學(xué)習(xí)尋找合適的場所、創(chuàng)造合適的機會和資源，保障實踐型學(xué)習(xí)的順利進行。這種學(xué)習(xí)方式可以讓學(xué)生全面地融入到文書與檔案工作中去，讓學(xué)生深入到文書與檔案工作的具體實踐當中去；能夠很好地鍛煉學(xué)生的工作技能，加深對文書與檔案工作的親身體驗，培養(yǎng)學(xué)生實踐操作動手能力，最終達到運用理論知識和技能解決實際問題的效果。實踐型學(xué)習(xí)的時間一般安排在3-6周為佳。

四、靈活互動的考核評價

（一）課程考核階段。主要包括基礎(chǔ)理論考核與基礎(chǔ)技能考核。基礎(chǔ)理論考核以筆試為主要方式，實踐性教學(xué)考核通過工作目標來定制。通過團隊合作的形式進行專題考核和綜合考核。旨在檢驗學(xué)生基礎(chǔ)知識的掌握程度、技能的熟練程度等。不但要注重學(xué)生的基礎(chǔ)理論知識和基本技能的檢驗，也要加強對學(xué)生創(chuàng)新能力與團隊合作能力的考核。

（二）實踐性教學(xué)總結(jié)。項目教學(xué)總結(jié)是在學(xué)生項目教學(xué)完成之后的一次交流活動，是在實踐性教學(xué)環(huán)節(jié)中必須的一個環(huán)節(jié)。只有通過總結(jié)和交流，才能更好激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)的成就感和學(xué)習(xí)的積極性、主動性。

五、結(jié)語

職業(yè)教育《文書與檔案管理》課程教學(xué)的技能培養(yǎng)是一個不斷探索而艱辛的過程。教學(xué)方法的探討僅僅是這個系統(tǒng)工程中的一個步驟。作為一名本課程的授課教師，必須充分考慮職業(yè)教育文秘專業(yè)人才的培養(yǎng)標準和目標，從國內(nèi)文書與檔案工作的實際情況出發(fā)，為各級各類政府機關(guān)、企事業(yè)部門和社會團體培養(yǎng)出大量的具備較高綜合素養(yǎng)的適用型文秘人才，與此同時，要把自身的發(fā)展貢獻與學(xué)校教育的全面改革聯(lián)系在一起，促進職業(yè)教育的不斷發(fā)展。

參考文獻：

[1]石偉平.職業(yè)教育課程開發(fā)技術(shù)[M].上海教育出版社.2006

[2]周銘《檔案管理學(xué)》教學(xué)模式探究[J]科教文匯.2008.9.

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內(nèi)蒙古錫林郭勒盟疾病預(yù)防控制中心　錫林郭勒盟　026000

【摘　要】隨著社會的不斷進步，科技水平蓬勃發(fā)展，人們開始越來越注重文書檔案管理工作。而文書檔案管理工作的好壞也直接影響著機關(guān)單位的發(fā)展。因此，本文主要探討如何有效完善文書檔案管理，首先對文化檔案管理當中所存在的問題進行探討，其次起初對策。

關(guān)鍵詞 文書檔案管理；研究；完善

文書檔案對一個單位的發(fā)展具有重大的意義，文書檔案包括單位的重大事件、人事檔案、歷史、行政檔案、簽訂的各種協(xié)議等，文書檔案一般一紙質(zhì)為主，并且還有影響、電子檔案、照片等檔案記載。而隨著文書檔案管理的不斷改革，文書檔案管理人員應(yīng)當緊隨腳步，不斷進步。

1 目前文書檔案管理當中所存在的問題

1.1 文書檔案管理制度以及人員相對落后

文書檔案管理的工作人員與檔案管理有著直接的關(guān)系，同時也決定著文書檔案管理的水平。目前，存在一些文書檔案管理人員知識缺乏并且只是單一。一方面缺乏專業(yè)的管理水平，另一方面缺乏信息化管理的知識，同時許多文書檔案管理依舊停留在傳統(tǒng)的管理水平上，沒有進行創(chuàng)新一級思考，對于新問題的出現(xiàn)，難以作出有效合理的文書檔案工作解決方法，致使文書檔案管理一直停留在原來的基礎(chǔ)上。因此，對于現(xiàn)代化文書檔案管理人才的培養(yǎng)十分重要。

1.2 文書檔案管理工作不夠科學(xué)化、現(xiàn)代化

目前，隨著科技的不斷進步與發(fā)展，信息化技術(shù)不斷應(yīng)用到各個領(lǐng)域，而文書檔案管理同樣也應(yīng)當采取科技技術(shù)，使得管理工作更為便捷。由于一直以來，文書檔案管理，主要是利用人工的方式對檔案實行收集、整理、保管和查閱，需要消耗大量的人力資源與時間，并且工作效率低下。而現(xiàn)在人們生活、工作節(jié)奏越來越快，顯然傳統(tǒng)的管理手法已經(jīng)無法適應(yīng)。因此，將信息化技術(shù)運用在文書檔案管理當中，在很大程度上提升了檔案的存儲量，并且還減少了人力資源，提升了工作效率，促進檔案信息化轉(zhuǎn)換為實際生產(chǎn)力。

1.3 文書與檔案工作銜接有待改進

文書和檔案管理工作，二者之間有著密切的關(guān)系，同時二者之間又存在一定的區(qū)別。在實際生活當中，文書工作人員對檔案管理不太重視，而檔案工作人員對一般情況下不太考慮文書的工作；在文書檔案管理工作中，二者需要互相合作。因此，以上所述，是文書與檔案之間應(yīng)當協(xié)調(diào)和銜接的問題。而這樣的問題十分容易致使文書工作人員書寫不規(guī)范等情況出現(xiàn)。

2 有效完善文書檔案管理的對策

2.1 加強文書檔案管理意識

應(yīng)當加強宣傳力度，加強文書檔案法的學(xué)習(xí)，增強干部、工作人員的文書檔案管理意識。

2.2 重視文書檔案管理人才的培養(yǎng)工作

在對文書檔案管理人員的人才培訓(xùn)中，可以通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進修學(xué)習(xí)等方式，將文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提高。加強文書檔案管理人員的創(chuàng)新能力，使其系統(tǒng)地了解文書檔案的新知識。無論是文書檔案專業(yè)主體知識還是對于主體知識密切相關(guān)的知識都需要進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，只有這樣，文書檔案管理工作才能夠得到不斷的完善以及創(chuàng)新。與此同時，還需要加強對文書檔案管理人員的思想價值觀，使得文書檔案管理工作能夠更加深化。

2.3 加強現(xiàn)在化技術(shù)在文書檔案管理當中的應(yīng)用

采用信息化技術(shù)，能夠使歸檔的資料格式以及紙張都保持統(tǒng)一的字體。因此，這樣能夠確保歸檔資料的格式以及字體等統(tǒng)一，如此一來不需要工作人員進行手寫，保證了資料信息的規(guī)范、整潔，便于閱讀。并且傳統(tǒng)的文書檔案管理工作都需要在庫房進行，從而使得庫房的占有量增加，導(dǎo)致浪費許多可以利用的空間，同時由于繁多的文書檔案，在需要和尋找時也耗費時間精力，為工作人員帶來極大不便。但是利用信息化技術(shù)管理，不但能夠使得服務(wù)器的空間優(yōu)化，節(jié)約人力資源，并且在很大程度上改變了管理的模式，提升了工作效率。

2.4 加強部門合作，做好銜接工作

文書檔案管理需要各個部門一起合作才能夠得到更好的發(fā)展。由于檔案的基礎(chǔ)是文書，因此對于文書工作人員而言，應(yīng)當加強檔案意識，規(guī)范書寫，及時記錄和查找文件是否有誤，及時更改。并且需要文書工作人員主動積極了解各個部門的動態(tài)、工作等，獲取一手資料。在工作的過程當中要嚴格遵守規(guī)定和程序，將文書和檔案工作進行協(xié)調(diào)和銜接。

2.5 建立完善的文書檔案管理制度

首先需要建立有效的文書檔案管理的制度，可以根據(jù)《中華人民共和國檔案法》制定保管規(guī)定、保密規(guī)定等條款。如此有利于發(fā)揮避免出現(xiàn)隨意管理的現(xiàn)象，保證文書檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。由于文書案管理工作所涉及到的方面的內(nèi)容比較多，所以，更需要根據(jù)自身的實際情況，建立有效合理的文書檔案管理制度，并且在實踐的過程當中不斷完善管理制度。同時還應(yīng)該注重收集以及傳遞和登記制度的設(shè)立，一旦發(fā)現(xiàn)檔案遺失或者損壞，能夠第一時間查找和補救，保證其完整性。

3 結(jié)束語

目前我國科技水平不斷進步，文書檔案管理占據(jù)著越來越重要的位置。想要進一步完善文書檔案管理工作，不僅需要加強文書檔案管理意識、重視文書檔案管理人才的培養(yǎng)工作、加強現(xiàn)在化技術(shù)在文書檔案管理當中的應(yīng)用，還需要建立完善的文書檔案管理制度，才能夠有助于單位或企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻

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關(guān)鍵詞：文書檔案 整理 保管方法

在現(xiàn)代社會發(fā)展的新時期，文書檔案已經(jīng)成為社會各個領(lǐng)域廣泛應(yīng)用的記錄方式。所以文書檔案的整理和使用方法要緊隨時代的發(fā)展，不斷的與時俱進。文書檔案工作記錄了各個企業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展狀況，是促進企業(yè)發(fā)展的重要手段。因此做好文書的整理和保管工作是檔案管理中非常重要的一部分，相關(guān)部門要做好對文書保管方法的創(chuàng)新的工作，提高檔案的管理效率。

一、文書檔案的歸檔范圍和保管期限

因為企事業(yè)單位的工作職能不同，所以各個單位的文件種類也不同，歸檔的范圍也各有其區(qū)別。但是我們也可以從中發(fā)現(xiàn)它們之間的共同規(guī)律，通過他們之間的內(nèi)在聯(lián)系，判斷它們對公司發(fā)展的價值。經(jīng)過仔細的分析我們就可以了解文檔對公司發(fā)展的價值和重要性。

上級文件歸檔的主要有二部分文件材料：一部分是針對本單位發(fā)的文件，如有關(guān)本單位機構(gòu)、人事、職稱、工資、福利、經(jīng)費、物資、獎懲等方面的批復(fù)、通知、通報，這是最重要的依據(jù)材料，有的要永久保存，有的要長期保存。另一部分是國家、省、市縣各部門發(fā)的法律、法規(guī)、政策規(guī)定，以后要作為執(zhí)行的依據(jù)，要歸檔作為短期保存。

對單位文件資料的歸檔，不僅要正是的文件，對工作的總結(jié)、匯報、領(lǐng)導(dǎo)的講話等都要歸檔。對重要的文檔要永久性的保存，對于一般的文檔，要做好長期保存的準備，對于作用不大的文件，也要保持其短期性的作用。同級的單位或者具有聯(lián)系的單位要保持文檔之間的聯(lián)系，一般的參閱件不必歸檔，對重要的合同、協(xié)議都要進行準確的歸檔，與本單位的重要文檔要進行永久的保存。

下屬單位的重要文件、制度、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表要歸檔，重要的長期，一般的短期。

具體歸檔范圍：企業(yè)的歸檔主要是黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理這四類。機關(guān)事業(yè)單位按各自的歸檔范圍執(zhí)行。

二、文書檔案的整理方法

（一） 文書立卷責(zé)任部門：文字檔案一般由文書、收發(fā)人員進行收集，立卷歸檔，這是我國長期以來的立卷制度。1956年4月 16日國務(wù)院《關(guān)于加強國家檔案工作的決定》中規(guī)定：“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度?！边@一決定說明了文書立卷的重要性，確立了文書立卷是文書處理部門。檔案對企事業(yè)單位起到的是一個監(jiān)督的作用。一些小規(guī)模的單位沒有健全的文件管理制度，檔案工作也不規(guī)范，檔案整理工作一般都是文員在做。還有一些其他的單位建立了規(guī)范的檔案室，把立卷的任務(wù)交給了檔案室，這樣的方式雖然保證了文檔管理的正規(guī)性，但是無法確保檔案收集的全面性。文件材料的產(chǎn)生規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系都不清晰，導(dǎo)致檔案的內(nèi)在質(zhì)量不高。所以建立標準的立卷制度十分必要，有關(guān)部門要明確文書檔案管理的工作。

（二）文書立卷的基本要求和主要方法：

文書立卷的基本要求是遵循文件材料形成的客觀規(guī)律，維持文件的內(nèi)在聯(lián)系，對不同價值加以區(qū)別和認定，為文檔的保管和使用提供方便。

文書立卷的主要方法是“四分四注意”。

1、分年度，注意把文件形成年度和針對年度相結(jié)合。 一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按針對年度立卷，如計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表要按針對年度立卷。

2、分級別，注意上下級文件之間的密切聯(lián)系。一般文件應(yīng)把上級、下級與本級文件分開組卷；但請示與批復(fù)，來文與復(fù)文應(yīng)與本單位文件一起組卷，轉(zhuǎn)發(fā)上級文件可以與上級文件一起分類組卷。

3、分類別，注意問題的專門性和問題之間的聯(lián)系，按分類方案分成若干類，如企業(yè)先按四大類分開，每一大類再按文件多少分成若干卷。

4、分保管期限，注意保持問題的完整性。一般需要永久、長期、短期保存的文件應(yīng)分別組卷，但為了保持文件間的有機聯(lián)系，少量保管期限短的文件與保管期限長的文件一起組卷時，保管期限從長。

（三）文書立卷的操作程序：

1、初步立卷：根據(jù)每年形成的材料數(shù)量， 剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。

2、擬寫案卷題名。案卷題名應(yīng)當準確概括本卷文件的制發(fā)機關(guān)、內(nèi)容、文種，文字應(yīng)力求簡練、明確，一般案卷題名應(yīng)具備作者、內(nèi)容、文種三要素，如涉及重要地區(qū)的要標出地區(qū)，涉及特定時間的要標出時間。

3、卷內(nèi)文件排列與編號

a卷內(nèi)文件排列

密不可分的文件應(yīng)當依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；處理同一問題的文件與電報應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和文件一起依次序排列；案件材料結(jié)論、決定、判決材料在前，依據(jù)材料在后。一般文件可按問題或時間順序排列。

b裝訂的案卷要編頁號，

卷內(nèi)文件凡有文字、圖象等頁面都應(yīng)每頁編寫一個號，空白頁不編號。編寫應(yīng)該用阿拉伯數(shù)字每卷從1開始，文書檔案在正面的右上角，背面的左上角編寫頁號。不裝訂的文件編件號，要蓋檔案號章，在檔案號章內(nèi)寫檔號、件號。

三、文書檔案的保管措施

計算機輔助確定歸檔文件保管期限的方法主要是使用的是比較抽象的方法，可以在月末或者年底進行分批的處理，也可以及時的對特定的單獨文件進行處理。

1.編制歸檔文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種的報表，并按上述分支對每個詞條給分，這些詞條我們可以預(yù)先找出一部分，其他的一部分可以通過計算機進行找出。另一方面，我們可以通過對列出歸檔文件的性質(zhì)，把文件分為重要性和一般性，通過各種性質(zhì)進行合理的歸檔。

2.根據(jù)現(xiàn)行文件的格式，確定不同的模板。如模版一：責(zé)任者、內(nèi)容、文種；模版二：內(nèi)容、文種。這樣可以為計算機的自動抽詞提供方便。

3.編制計算機的歸檔程序。對電子文件的標題名中各個字段進行比較，對責(zé)任者、內(nèi)容進行一次性的抽取，并給予相應(yīng)的分數(shù)。它們共同組成了編制工作的核心

4.每一份文檔形成電子文件后，需要在設(shè)計好的程序中運行，通過對運行后的總分數(shù)確認可以實現(xiàn)初步的保管期限，并對其進行人工審閱。

四、結(jié)束語

文書檔案的整理需要檔案管理人員明確自己的職責(zé)所在，確定文書檔案的管理范圍。本文通過對文書檔案的管理的基本要求和歸檔方法的詳細闡述，提出了對檔案創(chuàng)新保管方法。做好文書檔案的管理工作要與科技的手段相結(jié)合，運用計算機輔助文檔的管理，達到管理的合理性和科學(xué)性，為社會各個領(lǐng)域的發(fā)展提供完整的參考資料。

參考文獻

[1] 史衛(wèi)軍. 新時期檔案工作的走向[J]. 吉林水利. 2003（S1）

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[關(guān)鍵詞]文書辦公；檔案；現(xiàn)代化管理

1 前言

所謂的文書辦公檔案管理，就是針對文書辦公檔案的收集、鑒別、整理、存檔、保管、統(tǒng)計等所進行的一系列活動。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，加強文書辦公檔案的信息化和科學(xué)化管理，使其能夠在個人及組織單位的發(fā)展過程中發(fā)揮積極的作用，具有現(xiàn)實的意義，是各街道機關(guān)事業(yè)單位深化改革、創(chuàng)新發(fā)展的的必然選擇。

2 文書辦公檔案管理工作的重要性

首先，做好文書辦公檔案管理工作是為了保守人員檔案機密。文書辦公檔案，真實的記錄了個人的成長，是個人經(jīng)歷的客觀體現(xiàn)。目前，個人的工資漲幅、福利待遇、職務(wù)晉升、醫(yī)療保險等諸多方面都與文書辦公檔案有著密切的聯(lián)系。

其次，雖然文書辦公檔案管理工作起步較晚，但是經(jīng)過近些年的發(fā)展，辦公檔案管理已經(jīng)在促進街道單位和諧發(fā)展方面發(fā)揮出巨大的潛力。做好辦公檔案管理能夠有力的保證辦公檔案的完整性，避免人事資料的遺失或損壞。

最后，做好文書辦公檔案管理工作，便于辦公檔案的使用?？茖W(xué)有序的檔案保管就是為了方便合理的使用，是檔案得以高效使用的前提條件，在維護社會和諧穩(wěn)定方面發(fā)揮著越來越重要的作用。

3 文書辦公檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題

目前，我國的文書辦公檔案管理工作的發(fā)展主要受以下幾方面因素的制約：

第一，主觀方面，主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員沒有充分認識到文書辦公檔案管理工作的重要性，管理意識不足。人在社會活動中發(fā)揮主觀能動作用，是各項社會和工作活動的載體?，F(xiàn)階段的文書辦公檔案管理工作中，部分工作人員的思想不夠重視，沒有充分的認識到文書辦公檔案管理工作的重要性，還有部分工作人員缺少工作責(zé)任心，崗位專業(yè)技術(shù)欠缺，這些都是制約文書辦公檔案管理工作發(fā)展的主要原因。

第二，文書辦公檔案管理工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，需要相關(guān)工作人員具有較強的專業(yè)技術(shù)，相應(yīng)的崗位人員需求量大。目前，多數(shù)組織的文書辦公檔案管理人員配備數(shù)量不足。檔案管理人員供求機制體制的不完善、不健全，是制約文書辦公檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是文書辦公檔案管理工作高效運行的基礎(chǔ)，但是，目前條件下相應(yīng)的保障制度不完善，文書辦公檔案管理工作設(shè)施環(huán)境得不到保障，現(xiàn)代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導(dǎo)致了文書辦公檔案管理工作無法高效運行，不能為單位和組織發(fā)展提供積極動力。

第三，檔案資料流于形式，內(nèi)容缺乏，檔案資料缺乏真實性。檔案資料來源于自然個人，不可避免的存在主觀因素的影響。此外，文書辦公檔案管理工作量較大，要求相關(guān)工作人員細致、認真，重復(fù)性的工作容易使人產(chǎn)生疲憊、懈怠的心理，直接導(dǎo)致文書辦公檔案管理工作形式化嚴重。

4 如何做好文書辦公檔案管理工作

新的發(fā)展形勢下，做好文書辦公檔案管理工作不僅僅可以維護個人的合法利益，更重要的是可以維護單位的和諧穩(wěn)定，促進社會的繁榮發(fā)展。具體來說，可以從以下四個方面來改善目前現(xiàn)有的文書辦公檔案管理工作：

第一，加強檔案管理工作的思想宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)干部及相關(guān)工作人員的思想認識，重視文書辦公檔案管理工作。文書辦公檔案管理工作的重要性，已經(jīng)越來越凸顯，對于各類不同的單位來講都是不可缺少的重要管理手段，應(yīng)該引起單位和組織管理層的充分重視，將文書辦公檔案管理工作中納入到常規(guī)的管理手段中來，積極主動地做好文書辦公檔案管理工作，支持和推動文書辦公檔案管理的合理發(fā)展。

第二，思想上的不重視，導(dǎo)致文書辦公檔案管理工作資金投入不足，專業(yè)技術(shù)人才短缺。一方面，政府及街道應(yīng)該把文書辦公檔案管理納入正常的財政預(yù)算，加大資金投入，并將此項工作作為意向長遠的任務(wù)有效的開展下去；另一方面，相關(guān)的文書辦公檔案管理人員應(yīng)該在崗位上加強自身主頁技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)，努力使自己成長為具有主頁素養(yǎng)的辦公檔案管理人員。

第三，文書辦公檔案材料客觀真實地反應(yīng)街道單位的人事狀況和組織架構(gòu)，同時也見證了街道的發(fā)展和變革，其重要性對檔案管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求。健全檔案材料的核實制度，增強工作人員的責(zé)任心，必要時可以實行檔案管理工作的實名制管理模式，將每一份檔案資料的存檔實施落實到人，減少工作懈怠心里。

第四，通過加強信息化建設(shè)，建立更加完善的文書辦公檔案管理體系。良好的信息溝通是單位和組織發(fā)展的積極因素。將現(xiàn)代化的統(tǒng)計分析技術(shù)與傳統(tǒng)的文書辦公檔案管理模式相結(jié)合，能夠更加有效地促進文書辦公檔案管理工作開展和高效發(fā)展，使得文書辦公檔案管理與快速的社會和經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)。

5 結(jié)語

綜上所述，文書辦公檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，具有復(fù)雜性和嚴謹性的顯著特點。本文從四個具體的方面探討了提升和改進文書辦公檔案管理工作的方法。如何讓文書辦公檔案管理工作更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，仍然要求我們相關(guān)的單位組織提高思想認識，加大相關(guān)資金投入，檔案管理工作人員加強自身檔案管理技術(shù)水平，積極學(xué)習(xí)先進檔案管理技術(shù)，更好的服務(wù)于文書辦公檔案管理工作，促進文書辦公檔案管理工作的不斷發(fā)展。

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關(guān)鍵詞:計算機技術(shù)；電子檔案管理

信息時代人們進行各種交流的媒介主要以數(shù)字化為主,由于其生成簡便、傳送迅速,必將產(chǎn)生大量的數(shù)字信息,對于其中具有保存和利用價值的數(shù)字信息人們稱之為電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生,使信息的存儲方式發(fā)生了深刻變革,由此建立和完善電子檔案庫就成為必然,就是利用計算機系統(tǒng)和一些必要的輔助設(shè)備使檔案信息數(shù)字化,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)最大限度地實現(xiàn)方便快捷的資源共享。

一、電子檔案庫的組成和特點

1.組成:(1)用戶終端。電子檔案庫應(yīng)具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料,操作簡便、界面友好的用戶終端,使查閱手段簡單化,提高資料的利用率。(2)通訊系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫的基礎(chǔ),只有在完備的通訊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,才能實現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機服務(wù)擴大使用范圍。(3)數(shù)據(jù)庫管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)。電子檔案館中各種信息的加工儲存,由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實現(xiàn),通過聯(lián)機服務(wù)系統(tǒng)為用戶提供檢索服務(wù)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和檢索系統(tǒng),是關(guān)系到電子檔案庫正常運行的關(guān)鍵。

2.特點:(1)管理對象數(shù)字化。隨著辦公自動化和信息技術(shù)的發(fā)展及在各個領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案管理對象將轉(zhuǎn)向以機讀檔案一一存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主。(2)檔案信息媒體多樣化。傳統(tǒng)檔案信息媒休以文字形式為主。隨著多媒體技術(shù)在辦公、控制、科研等各個領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案信息將以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用。(3)檔案信息存貯與傳遞數(shù)字化。信息技術(shù)、辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,使信息資源存貯與傳遞向數(shù)字化、電子化發(fā)展。機讀文件和機讀檔案將大量出現(xiàn),使檔案信息的存貯以數(shù)據(jù)庫為主,檔案信息的傳遞也以電子數(shù)字流的形式進行。(4)工作方式計算機化。管理對象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數(shù)字化,導(dǎo)致檔案工作的工作手段和工作方式計算機化。沒有計算機及一些必要的輔助設(shè)備機讀檔案就無法存取、管理、傳遞和開發(fā)利用。(5)檔案信息服務(wù)模式用戶中心化。用戶通過網(wǎng)絡(luò)在辦公室或家里的終端前,就可對遠程數(shù)據(jù)庫進行實時瀏覽、檢索等訪問。電子檔案庫以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務(wù)。

二、信息時代電子檔案管理應(yīng)解決的問題

1.抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

計算機對檔案信息的處理技術(shù)最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術(shù)和光盤大容量存貯技術(shù)進入到原文圖形信息管理,成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前,數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展,更為檔案信息數(shù)字化提供了技術(shù)手段和可能。利用這些技術(shù)可以“捕捉”任何現(xiàn)存的東西,包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料,把它們轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式妥善地保存起來。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備,將檔案信息數(shù)字化建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫,不但方便檔案信息的檢索和查詢,同時也是保護檔案信息的重要手段。從目前已有的檔案計算機管理系統(tǒng)來看,系統(tǒng)處理對象正由檔案目錄信息向全文信息發(fā)展。今后一段時期,檔案工作的重要任務(wù)是利用現(xiàn)有技術(shù)和服務(wù)對檔案信息進行數(shù)字化處理,建成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。

2.加強電子檔案庫的研究和建設(shè)

電子檔案庫有五種基本功能:數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取,存儲和管理,檔案信息分發(fā)技術(shù),信息安全和權(quán)益管理,支持和實現(xiàn)這五種基本功能的技術(shù)形成了電子檔案庫的技術(shù)基礎(chǔ)。目前這些領(lǐng)域中己有許多成熟的技術(shù),同時也有許多有待進一步研究的新課題。加強電子檔案庫的建設(shè),目的是實現(xiàn)信息資源互補和共享,提高利用率,有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。有利于各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,更好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。超級秘書網(wǎng)

3.促進和推動多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案信息載體的多媒體化,是檔案信息載體發(fā)展進程中的一種必然趨勢特別是電子圖文顯示技術(shù)、聲像技術(shù)的開發(fā)利用,使檔案信息存儲向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展。CD-ROM光盤以其存儲量大、檢索速度快、使用查找方便、人機界面具有圖文并茂的特點,很易于代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案載體。利用多媒體技術(shù)可以對文書檔案、科技檔案、專門檔案進行存儲和管理,并能很方便地進行有關(guān)圖形、圖像的存儲、顯示和打印,特別是能夠?qū)n案庫中保存的檔案資料進行儲存與管理,以保護檔案原件,并可對某些因時間太長而破損的重要的歷史檔案原件,利用多媒體計算機的編輯功能進行存儲、修補和復(fù)原,以提高檔案信息的管理能力?？梢越⒁粋€多媒體檔案信息管理系統(tǒng),把各種媒體有機地結(jié)合起來,改善檔案信息的表示方法,使其輸入輸出盡量按人類最習(xí)慣自然的方式進行人機界面直觀、友好,即使完全不懂計算機的用戶,也能通過屏幕模擬按鍵進行操作。

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關(guān)鍵詞:高校檔案管理;創(chuàng)新;數(shù)字化問題分析

眾所周知，隨著我國社會市場主義經(jīng)濟的高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的顯著提高，促使我國的各行各業(yè)迅猛發(fā)展。其中教育行業(yè)尤為突出，得到質(zhì)的飛躍，各個高校檔案管理工作也得到顯著提升。隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及廣泛應(yīng)用，數(shù)字化管理高校檔案方式應(yīng)運而生，高校檔案管理需要不斷創(chuàng)新，緊跟時代的腳步，緊扣時代的需求。今天，本文就以“高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題”為主題進行探析。

1.高校檔案管理創(chuàng)新

據(jù)調(diào)查可知，現(xiàn)代管理方案是我國各高校進行檔案管理創(chuàng)新以及檔案管理數(shù)字化的必要前提和必然基礎(chǔ)?，F(xiàn)代管理方案中具有先進的管理觀念以及管理形式，我國各個高校有效結(jié)合先進的管理形式，從而能夠有效打破傳統(tǒng)落后單一的檔案管理形式，促使高校檔案管理能夠進行有效創(chuàng)新，高校檔案管理形式能夠逐漸變得規(guī)范化、科學(xué)化以及系統(tǒng)化。筆者通過查詢高校傳統(tǒng)的檔案管理形式發(fā)現(xiàn)，將傳統(tǒng)檔案管理形式與現(xiàn)代化檔案管理形式進行對比分析，現(xiàn)代化檔案管理形式具有多種多樣的特征，呈現(xiàn)多元化趨勢。主要表現(xiàn)為占據(jù)空間較小，有效減少教學(xué)資源的流失，檔案信息儲藏形式豐富多樣。

2.高校檔案數(shù)字化管理的具體含義

據(jù)調(diào)查可知，檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)以及存儲技術(shù)的不斷發(fā)展而衍生的一種新型檔案信息形態(tài)，能夠把各種各樣載體的高校檔案資源巧妙轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，存儲方式呈現(xiàn)數(shù)字化趨勢，運用網(wǎng)絡(luò)化的形式將諸多檔案信息進行連接，進而結(jié)合計算機系統(tǒng)來統(tǒng)一進行管理，形成一個有結(jié)構(gòu)性、有序性的高校檔案信息庫，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，推動高校的進一步發(fā)展。顯而易見，高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢，能夠緊跟時展的腳步，順應(yīng)時代潮流，高校檔案是一種原生資源，其重要程度不言而喻。

3.高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化管理中存在的主要問題

眾所周知，隨著我國國民經(jīng)濟的高速發(fā)展，我國各個高校的檔案管理工作取得一定成效。然而“金無足赤人無完人”，高校檔案管理以及數(shù)字化管理中不可避免地存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下三個方面：

3.1檔案管理工作缺少統(tǒng)一性

眾所周知，我國各個高校的發(fā)展時間以及發(fā)展形式都存在差異性，從而促使各高校檔案管理工作缺少統(tǒng)一性。各個高校的發(fā)展時間不同，從而導(dǎo)致管理技術(shù)存在差異，進而導(dǎo)致高校檔案管理工作沒辦法進行統(tǒng)一。并且，高校檔案管理室的設(shè)施應(yīng)用的效率以及使用時間也存在不同，種種因素導(dǎo)致高校檔案管理工作缺少統(tǒng)一性。

3.2檔案管理形式缺少創(chuàng)新性

隨著時代的發(fā)展，高校檔案管理發(fā)展趨勢逐漸演變?yōu)閿?shù)字化管理。眾所周知，隨著我國的信息技術(shù)的不斷提高，我國對檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展越來越重視。然而，筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國多數(shù)高校檔案管理工作存在局限性，檔案管理形式缺少創(chuàng)新性。由此可見，高校檔案管理應(yīng)該具備創(chuàng)新觀念，緊跟時代的腳步，緊扣時勢的需求，進而能夠促使檔案管理不與時代脫軌。

3.3構(gòu)建的檔案數(shù)據(jù)庫缺少實用性

目前，我國在投資高校管理經(jīng)濟上，對檔案管理工作的資金投入比較少，沒有重視高校檔案管理工作。正因如此，我國多數(shù)高校在開展工作的時候存在局限性，不能夠及時更新一些優(yōu)質(zhì)的管理設(shè)備，從而促使構(gòu)建出的檔案數(shù)據(jù)庫缺少實用性、檔案管理形式比較單一、落后，高校檔案管理工作不夠規(guī)范化，大大減少了檔案管理的完善性。

4.高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化管理的有效措施

各個高校負責(zé)人應(yīng)該針對檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化管理中存在的種種問題，進行具體問題具體分析，進而尋找促使高校檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化管理的有效措施，并將措施加以落實，進而能夠有效推動高校檔案管理具有創(chuàng)新性，并且能夠做到數(shù)字化管理，有效提高高校檔案管理水平。筆者結(jié)合自身多年的工作以及查詢相關(guān)資料，提出以下見解：

4.1完善高校檔案管理的系統(tǒng)

各高校負責(zé)人想要有效創(chuàng)新檔案管理，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，首先就必須完善高校檔案管理的系統(tǒng)，一定程度上減少網(wǎng)絡(luò)影響，開發(fā)出有效的高校檔案管理軟件。一般情況下，優(yōu)秀的檔案管理數(shù)字化技術(shù)需要具備以下幾個特征：（1）必須滿足各種各樣形式的檔案需求，做到“有求必應(yīng)”；（2）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用起來非常容易；（3）能夠有效保障高校檔案管理信息不受網(wǎng)絡(luò)平臺的約束。高校負責(zé)人應(yīng)該結(jié)合以上三個特征來進行高校檔案管理創(chuàng)新，進而能夠促使數(shù)字化技術(shù)滿足管理人員的需求，保障檔案信息的有效性。

4.2構(gòu)建數(shù)字化檔案管理

據(jù)調(diào)查可知，構(gòu)建數(shù)字化的檔案館是推動科技技術(shù)進一步發(fā)展的必要前提和必然基礎(chǔ)，能夠有效創(chuàng)新檔案管理形式以及檔案管理方向。基于此，為了實現(xiàn)高校檔案管理的創(chuàng)新以及數(shù)字化管理，我們應(yīng)該構(gòu)建數(shù)字化檔案管理。隨后，檔案管理人員可以通過掃描以及手工錄入的形式將優(yōu)秀的信息資源儲存到U盤以及光盤等系統(tǒng)中。

5.結(jié)束語

綜上所述，隨著我國計算機技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，人民群眾的物質(zhì)生活水平得到顯著提高，促使人們對學(xué)習(xí)形式的要求越來越高。在信息數(shù)字化的社會背景下，現(xiàn)代化管理形式應(yīng)運而生。傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)不能與時代接軌，需要將其摒棄，從而靈活運用現(xiàn)代化管理形式，推動高校檔案管理創(chuàng)新，從而能夠推動高校檔案管理數(shù)字化理念的發(fā)展以及廣泛應(yīng)用。

參考文獻

[1]王麗勇.探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(自然科學(xué)版),2014(03):164-165.

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