人事檔案的管理規(guī)定范文

導(dǎo)語：如何才能寫好一篇人事檔案的管理規(guī)定，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

那么，什么是人事檔案材料在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中錄入、整理、分類、保管運行的安全問題，在計算機(jī)科學(xué)中，網(wǎng)絡(luò)安全問題，就是防止未授權(quán)的使用者訪問帶有保密的人事檔案材料和未授權(quán)而試圖破壞或更改人事檔案材料的行為，網(wǎng)絡(luò)安全就是一個系統(tǒng)保護(hù)人事檔案材料和系統(tǒng)資源相應(yīng)的機(jī)密性和完整性的能力，系統(tǒng)資源．即指CPU、硬盤、程序以及其他信息。具體講包括敏感的人事檔案材料的泄露、黑客侵?jǐn)_、網(wǎng)絡(luò)資源非法使用以及計算機(jī)病毒等。

內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全與人事檔案材料運行風(fēng)險分析

內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)(局域網(wǎng))的開發(fā)應(yīng)用，給內(nèi)部人事部門在處理各類人事檔案材料帶來無盡的好處與便捷，隨著內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的擴(kuò)大，網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險也變得更加嚴(yán)重和復(fù)雜，原來由單個計算機(jī)安全事故引起的損害可能傳播到其他系統(tǒng)和主機(jī)引起大范圍的癱瘓和損失，直接影響人事檔案材料在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運行中的安全。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全問題主要有：

(一)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全問題。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全是整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的前提，物理安全存在風(fēng)險主要有：火災(zāi)、水災(zāi)、地震等環(huán)境事故，造成整個系統(tǒng)毀滅；電源故障，造成設(shè)備斷電以至操作系統(tǒng)引導(dǎo)失敗或數(shù)據(jù)庫信息丟失；設(shè)備被盜、被毀等，造成系統(tǒng)毀滅或人事檔案材料泄漏；不正常的機(jī)房溫濕度環(huán)境，造成服務(wù)器、路由器、交換機(jī)等局域網(wǎng)核心設(shè)備出現(xiàn)故障，甚至燒毀等。上述各種情況的發(fā)生，都將使人事檔案材料在錄入、整理、傳遞、存儲等問題上存在安全問題。

(二)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全問題。加強內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)安全，防范黑客和病毒的攻擊，是人事檔案材料在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運行中的安全保障，網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)安全風(fēng)險主要有：一是來自因特網(wǎng)的安全威脅，對于內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就人事檔案材料的錄入、傳遞、整理、存檔等，人事部門都制定相關(guān)規(guī)章，明確規(guī)定網(wǎng)內(nèi)用戶不得與互聯(lián)網(wǎng)直接或間接相連，確保人事檔案信材料在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運行中的安全。盡管這樣，但從技術(shù)角度看，用戶計算機(jī)大多具備通過撥號方式連接因特網(wǎng)的能力；從管理角度看，也無法保證所有用戶都能自覺嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)管理規(guī)定。二是內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)安全受到威脅，導(dǎo)致人事檔案材料丟失和泄密，據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計表明，發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全攻擊事件中約70％是來自內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的病毒侵犯。三是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全隱患，也影響人事檔案材料在網(wǎng)絡(luò)運行中的安全。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備包含路由器、交扳機(jī)、防火墻等。它們的設(shè)置比較復(fù)雜，可能由于疏忽或不正確理解而使這些設(shè)備使用的可靠性、安全性不佳；四是從系統(tǒng)的安全風(fēng)險分析來看：內(nèi)部局域網(wǎng)操作系統(tǒng)主要有Win98、Win2k、winXP、Win2KServer等，不管是什么操作系統(tǒng)，都有其BackDoor和Bug，這些“后門”和安全漏洞都存在著重大安全隱患，但是，系統(tǒng)的安全程度與計算機(jī)的安全配置以及與系統(tǒng)的應(yīng)用面有很大關(guān)系，操作系統(tǒng)如果沒有采用相應(yīng)安全配置，則掌握一般攻擊技術(shù)的人都可能入侵得手。因此．必須正確評估自己的網(wǎng)絡(luò)安全，并根據(jù)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險大小作出相應(yīng)的安全解決方案。

(三)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用安全問題。系統(tǒng)應(yīng)用安全涉及很多方面，系統(tǒng)應(yīng)用是動態(tài)的、不斷變化的，應(yīng)用的安全性也是動態(tài)的，這就需要我們對不同的系統(tǒng)應(yīng)用檢測安全漏洞必須采取相應(yīng)的安全措施，降低系統(tǒng)應(yīng)用的安全風(fēng)險：一是資源共享。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)部通常是共享網(wǎng)絡(luò)資源，比如文件共享、打印機(jī)共享等，由此，可能存在少數(shù)同志有意無意把硬盤中重要的人事檔案材料共享目錄長期暴露在網(wǎng)絡(luò)鄰居上，而被外部人員輕易偷取或被內(nèi)部其他員工竊取并傳播出去造成泄密；二是電子郵件系統(tǒng)。電子郵件系統(tǒng)為網(wǎng)內(nèi)用戶提供電子郵件應(yīng)用，網(wǎng)內(nèi)用戶可以通過Outlook或lotus進(jìn)行電子郵件收、發(fā)送，這就存在接收或傳播一些特洛伊木馬、病毒程序等，由于許多用戶安全意識比較淡薄，對一些來歷不明的郵件．沒有警惕性，給侵入者提供機(jī)會，給系統(tǒng)帶來不安全因素；三是病毒侵害。網(wǎng)絡(luò)是病毒傳播最快的途徑之一，病毒程序可以通過網(wǎng)上下載，使用盜版光盤或軟盤發(fā)送電子郵件，造成人為的病毒感染，病毒程序完全可能在極短的時間內(nèi)迅速擴(kuò)散，傳播到網(wǎng)絡(luò)上的其他主機(jī)，由于病毒入侵，機(jī)器死機(jī)等不安全因素，造成人事檔案材料和人事機(jī)密文件泄漏和丟失；四是人事檔案材料范圍廣、數(shù)量大、密級高，有些信息還必須在計算機(jī)上處理，因此，人事檔案材料在網(wǎng)絡(luò)上運行的安全問題對人事部門尤其重要。

加強內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全性的對策

(一)樹立良好的網(wǎng)絡(luò)安全意識。增強計算機(jī)人員的安全防范意識，定期開展提高網(wǎng)絡(luò)安全防范意識的培訓(xùn)，加強經(jīng)常性的安全防范意識宣傳教育，全面提高網(wǎng)絡(luò)安全防范意識。目前不重視網(wǎng)絡(luò)安全問題在個別單位和一定范圍內(nèi)還是存在，其原因也是多方面的，但主要還是思想認(rèn)識問題。各單位主要責(zé)任人的安全意識對網(wǎng)絡(luò)整體安全具有決定意義，領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)安全意識、責(zé)任意識和保密意識聯(lián)系起來，要把網(wǎng)絡(luò)安全納入到誰主管，誰負(fù)責(zé)；誰使用，誰負(fù)責(zé)的安全管理體制之中，同時要普及網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)知識，用實際案例不斷進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全教育，不斷強化重視網(wǎng)絡(luò)安全的氛圍。

(二)打牢過硬的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)防范能力。網(wǎng)絡(luò)安全實質(zhì)上也是一個綜合性問題，技術(shù)手段同時也要與有效的管理相配合，充分發(fā)揮最大功效：一是做好物理安全防范。保證機(jī)房安全和各種設(shè)備的物理安全，是保障整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的前提。按照《電子計算機(jī)機(jī)房設(shè)計規(guī)范要求》，做好機(jī)房的各項防護(hù)工作，配備高性能、可靠性強的不間斷電源，配置好空調(diào)設(shè)備保障機(jī)房的溫濕度環(huán)境設(shè)備性能，可靠的消防器材，以預(yù)防各種火災(zāi)隱患，按照“三鐵”要求和一定的報警設(shè)備，保障機(jī)房設(shè)備免受被盜被毀，實施機(jī)房專人值班和管理，落實各項規(guī)定和相關(guān)責(zé)任等等。二是做好網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)安全防范。實行網(wǎng)絡(luò)分段管理，網(wǎng)絡(luò)分段是控制網(wǎng)絡(luò)病毒傳播的一種基本手段，也是保證網(wǎng)絡(luò)安全的一項重要措施。網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)安全主要指網(wǎng)絡(luò)拓補結(jié)構(gòu)是否合理，防止單獨操作影響整個系統(tǒng)，在內(nèi)部進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)分段管理的基礎(chǔ)上，采取邏輯分段的方式，投入具有三層交換功能的交換機(jī)，對局內(nèi)用戶較多的網(wǎng)段，以業(yè)務(wù)處室為單位再細(xì)分同段名，非法用戶與敏感的網(wǎng)絡(luò)資源相互隔離，從而防止可能的非法網(wǎng)絡(luò)操作，以加強對網(wǎng)絡(luò)用戶的安全管理和網(wǎng)絡(luò)安全責(zé)任的劃分。三是做好系統(tǒng)安全防范。強化操作系統(tǒng)的安全防范措施，采用安全性較高的網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)并進(jìn)行必要的安全配置、關(guān)閉一些不常用卻存在安全隱患的應(yīng)用、對一些保存有用戶信息及口令的關(guān)鍵文件使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制，并加強口令的使用管理(增加口令復(fù)雜程度、不要使用與用戶身份有關(guān)的、容易猜測的信息作為口令)并及時給系統(tǒng)打補丁，系統(tǒng)內(nèi)部相互調(diào)用人事檔案材料不對外公開。四是做好應(yīng)用安全防范。由于在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下計算機(jī)病毒有不可估量的威脅性和破壞力，因此，計算機(jī)病毒的防范也是網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)中應(yīng)該考慮的重要環(huán)節(jié)之一、做好病毒的技術(shù)預(yù)防和檢測工作，網(wǎng)內(nèi)所有計算機(jī)安裝實時更新病毒特征碼軟件，對網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和工作站中的文件及電子郵件等進(jìn)行頻繁地掃描和監(jiān)測，一旦發(fā)現(xiàn)與病毒代碼庫中相匹配的病毒代碼，及時采取相應(yīng)處理措施進(jìn)行清除或刪除，防止病毒進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播擴(kuò)散。

篇2

目前我國人才流動日益頻繁，檔案質(zhì)量不高，材料失真，造成很多用人單位尤其是非公企業(yè)不再完全相信人事檔案。這就要求我們在對人事檔案管理制度進(jìn)行系列改革的同時，制定出專門針對人事檔案管理方面的相關(guān)法律法規(guī)。因為到現(xiàn)在為止，還沒有這方面的法規(guī)?，F(xiàn)有的人事檔案管理規(guī)定，沒有處罰辦法，沒有強制約束力，很難發(fā)揮作用。因此，政府部門很有必要制定一項法律法規(guī)，以規(guī)范人事檔案管理，使人事檔案管理納入法規(guī)管理的軌道，做到有法可依。

2人事檔案材料應(yīng)具有個性化

人事檔案的構(gòu)成，應(yīng)根據(jù)人員不同，職業(yè)職位不同采用不同的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。同時還應(yīng)根據(jù)時代的不同和職業(yè)職位的變化，及時補充當(dāng)事人具有個性化的材料。如：技術(shù)專長、管理才能、綜合能力、繼續(xù)教育情況、個人信用、違法違規(guī)及犯罪等方面的材料，要實行跟蹤記載，保持人事檔案的時效性，及時地把各類人員的各項考核結(jié)果存入人事檔案，增加動態(tài)材料的比重，以提高人事檔案的價值。

3建立流動人員人事檔案管理中心

根據(jù)我國的有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，以往形成的人事檔案（包括干部檔案、學(xué)生檔案、企業(yè)員工檔案、士兵檔案等）都應(yīng)屬于國家所有。因此政府所屬的人才流動服務(wù)中心向檔案相對人收取管理費是不合理的。目前我國流動人員人事檔案管理存在分散多頭管理的情況。要改變這種狀況，建議成立政府所屬的統(tǒng)一的流動人員人事檔案管理中心。該中心為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，由公共財政全額提供經(jīng)費，不向檔案相對人收取任何費用。

4建立社會化開放式的人事檔案管理模式

建立開放式的人事檔案管理模式，是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然。只有創(chuàng)建一個具有社會公信力的集人才信息與信用于一體的、恰當(dāng)而又合理地處理個人、組織、國家之間的關(guān)系，建立國家所有、公共管理、社會共享、個人知情的新型人事檔案管理模式，才能實現(xiàn)人力資源的最優(yōu)組合，才能真正實現(xiàn)對人的宏觀管理。做法是：設(shè)立全國統(tǒng)一的人事檔案網(wǎng)。各用人單位把本單位的人事檔案錄入計算機(jī)，再由各級“人事檔案管理中心”按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)歸檔。“人事檔案管理中心”向社會所有合法的用人單位開放人事檔案。用人單位以單位密碼和代碼進(jìn)入“人事檔案管理中心”網(wǎng)，如需查閱個人檔案的，輸入居民身份證號碼后即可。這樣，既可以減輕用人單位人事檔案的管理壓力，也有利于政府對人力資源的宏觀調(diào)控，為人才戰(zhàn)略的實施提供基礎(chǔ)。此外，還可以和公安、銀行、社會保險、醫(yī)療保險等相關(guān)部門聯(lián)合，把有關(guān)個人的信息資料全部輸入到計算機(jī)中，建立全國通用的、標(biāo)準(zhǔn)的、適用的、可靠的人事檔案信息庫，逐步實現(xiàn)信息資源契約化、社會化、電子化、法制化。形成人事檔案信息管理、服務(wù)、開發(fā)三位一體的人事檔案管理格局。

5檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)

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一、基層單位人事檔案管理存在的問題

1、人事檔案材料內(nèi)容失真

真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中卻存在著片面、空泛、重復(fù)、不真實等問題。例如，將工作時間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執(zhí)行，甚至對人員的調(diào)資、定職、離退休等工作均造成了極大的負(fù)面影響。

2、人事檔案案卷質(zhì)量低下

不少單位的人事檔案沒有達(dá)到“歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。干部填寫履歷表時，存在有頭無尾的問題；“鑒定材料”普遍存在厚古薄今的現(xiàn)象；許多干部的檔案除個別，因調(diào)動而附有極少鑒定材料外，大部分檔案均無反應(yīng)近期表現(xiàn)的材料。

3、人事檔案交接不規(guī)范

首先是檔案交接不及時。很多單位對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。往往人員離了崗檔案還在原單位，以致出現(xiàn)檔案責(zé)任不明、界限不清等問題；其次是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應(yīng)是一項認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作。而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理；再次是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。而有些單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，對檔案交接工作很少過問，使得檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。

4、人事檔案管理技術(shù)落后

目前，我國人事檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，技術(shù)落后，盡管耗費了大量的時間和人力，卻還難以保證檔案的完整和精確。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，在全國123000多個管檔單位中，有49%的單位沒有專用庫房，而配置空調(diào)等設(shè)備的庫房也只占7%左右，大多數(shù)都沒有計算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，多是手工操作，技術(shù)手段極為落后。

二、加強人事檔案管理的措施

1、注重人事檔案材料收集

隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了更加嚴(yán)格的要求。對此，檔案管理者應(yīng)及時收集、認(rèn)真整理有關(guān)的檔案資料，并認(rèn)真細(xì)致的進(jìn)行鑒別，及時處理那些與歸檔要求不相符合的材料，做到取之有據(jù)。對個別手續(xù)不全的材料要退回補辦，以保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實性和權(quán)威性。只有及時的對材料進(jìn)行補充收集，才能使人事檔案比較客觀的反應(yīng)干部德、能、勤、績的全貌。

2、完善人事檔案管理制度

要建立健全檔案管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

3、運用信息化管理手段

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【關(guān)鍵詞】人事檔案；知情權(quán)；開放

一直以來，人事檔案都給人一種神秘的感覺，很多人從來都沒有機(jī)會查看到自己的人事檔案，至于檔案中的材料及保存管理情況更是一無所知。近年來，伴隨著社會的進(jìn)步和人們法治意識的增強，因為人事檔案管理問題而引發(fā)的糾紛也逐漸增多。人事檔案到底能否對個人開放？本人到底有沒有對自己人事檔案的知情權(quán)？相關(guān)爭論一直沒有停過。

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

被制度鎖在籠子里的人事檔案。很多人問：我自己為什么不能查閱自己的人事檔案？根據(jù)《干部檔案工作條例》第七章中規(guī)定：任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。正因如此，一直以來，人事檔案在各級組織人事部門的“保護(hù)”下漸漸蒙上了一層神秘的面紗，也逐漸失去了它應(yīng)有的價值。對于很多普通人可能從一參加工作自始至終在一個單位工作直至退休，而他的人事檔案在檔案室也就這樣靜靜地躺了幾十年。除了檔案管理人員不定期的對檔案進(jìn)行收集和整理之外，幾乎沒有人能接觸到他們，以致很多人甚至已經(jīng)淡忘了自己還有人事檔案的存在。

三、人事檔案信息對個人開放的必要性

（一）有利于接受個人監(jiān)督，保證人事檔案的嚴(yán)肅性、真實性、客觀性。目前，人事檔案管理工作的監(jiān)管，主體是上級組織部門和本單位主管負(fù)責(zé)人，而且他們的監(jiān)管方式主要以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主，檔案監(jiān)管為輔。因此，管理人員可以輕易地對檔案進(jìn)行修改和整理，管理人員水平的高低直接決定了檔案管理水平的高低。而引入本人參與人事檔案的監(jiān)管，一方面可以做到對檔案進(jìn)行針對性地監(jiān)管，另一方面對檔案管理人員也起到了有效的監(jiān)督作用，從而保證人事檔案的嚴(yán)肅性、真實性和客觀性。

（二）有利于人事檔案的開發(fā)和利用。現(xiàn)如今的人事檔案管理模式不利于人事檔案的開發(fā)和利用。例如，很多人在填寫履歷或者加入黨團(tuán)時間的時候，由于時間久遠(yuǎn)想查看下原始材料。但由于受到不允許個人翻閱查看檔案管理規(guī)定，很多人只能憑借模糊記憶填寫，而所填寫的材料恰恰將來也要存入個人人事檔案，這樣就造成了檔案記載時間前后不一致的問題，人事檔案管理工作變成了簡單的材料收集，失去了它的參考和利用價值。而自2014年至今，從中央到地方各級組織部門進(jìn)行的干部人事檔案專項審核工作，其中一項就是對記載前后不一致的情況進(jìn)行調(diào)查核實。通過審核發(fā)現(xiàn)，有大部分是因為記不清楚而造成的填寫前后不一致。因此，人事檔案信息對個人的開放有利于避免此類現(xiàn)象的發(fā)生，也可以達(dá)到檔案利用的最大化。

（三）有效避免大量死檔、棄檔的出現(xiàn)。一方面由于管檔部門和單位對人事檔案的過度保護(hù)，在一定程度上阻礙了人才的自由流動。另一方面，由于個人對檔案中的情況不夠了解，人事檔案漸漸成為了“雞肋”，從而出現(xiàn)了大量的死檔和棄檔，增加了管理人員的工作量和管檔難度。因此，人事檔案對個人適度的開放，可以促進(jìn)人才的自由流動和增進(jìn)個人對人事檔案的了解，有效解決大量死檔和棄檔的出現(xiàn)。

四、檔案信息對個人開放的支持

（一）檔案管理工作的信息化。檔案管理工作的信息化是人事檔案對個人開放的先決條件和基本保證。為了保證人事檔案的安全，人事檔案對個人提供開放服務(wù)的途徑必須采用電子信息化的方式，即將檔案內(nèi)容數(shù)字化和信息化，使個人在查詢個人檔案相關(guān)信息，了解保管情況時不用直接接觸檔案原件即可完成。這樣，即保護(hù)了檔案原件，又達(dá)到了利用和參考的目的。

（二）對檔案管理工作的資金支持。檔案管理工作的信息化是對個人開放的先決條件和基本保證，而有力的資金支持則是檔案管理信息化建設(shè)的基本保障。主要包括電腦、影像采集設(shè)備、管理軟件、人員培訓(xùn)、后期維護(hù)等產(chǎn)生的費用。這就需要檔案單位負(fù)責(zé)人給予足夠的重視和財政部門的大力支持。

（三）檔案對個人開放工作的日常管理。根據(jù)工作實際情況，對檔案管理人員操作流程、個人查閱范圍、審批流程、查閱登記制度等方面建立嚴(yán)格完善的規(guī)章制度和操作流程，是檔案對個人開放的制度保證。原本被重重保護(hù)起來的人事檔案對個人開放，無論對于檔案管理者還是個人無疑都是一個新課題和新生事物，在開放過程中必然會遇到各種問題。制度和流程制定的過于嚴(yán)格和教條則達(dá)不到理想效果，過于簡單則不利于人事檔案的保護(hù)。因此，制度和流程是否科學(xué)全面，決定了對個人開放工作的實效。

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（一）畢業(yè)生檔案管理模式不規(guī)范

很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴(yán)格的管理規(guī)定和實施細(xì)則，管檔的業(yè)務(wù)人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，僅僅只是充當(dāng)一個保管員的身份，對于收集的學(xué)生的檔案即沒有系統(tǒng)的進(jìn)行編號和分類，也沒有認(rèn)真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業(yè)生檔案的使用埋下隱患。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

隨著社會的不斷發(fā)展，信息化是必然的趨勢，檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)潮流，加強計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，這也加強了對檔案管理人員的素質(zhì)要求，不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)計算機(jī)信息知識，熟悉計算機(jī)操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現(xiàn)代管理提供更好的服務(wù)。

二、高校畢業(yè)生人事檔案管理的對策

（一）加強畢業(yè)生對檔案重要性的認(rèn)識、完善學(xué)生檔案管理制度

高校必須積極向?qū)W生宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生能充分認(rèn)識到檔案在畢業(yè)后就業(yè)或者繼續(xù)深造學(xué)習(xí)中的重要作用。還要提高學(xué)生檔案的管理水平，完善學(xué)生檔案管理制度，加大對檔案管理部門的考核，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，對于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生要及時將檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位,對于暫時未就業(yè)的畢業(yè)生就要及時的將學(xué)生檔案送達(dá)相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，不能私自的將學(xué)生檔案擱置。

（二）改革檔案管理模式,實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理

要想從根本上提高高校畢業(yè)生檔案管理水平，就要創(chuàng)新管理模式，要根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的制度，改進(jìn)管理工作手段，將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。

（三）做好高校畢業(yè)生人事檔案管理與轉(zhuǎn)遞的銜接工作

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現(xiàn)差錯，這就要求高校畢業(yè)生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉(zhuǎn)遞工作的前后銜接，體現(xiàn)全方位的管理理念，結(jié)合管理活動的各個環(huán)節(jié),合理運用現(xiàn)代信息化技術(shù)，爭取能徹底的解除畢業(yè)生的后顧之憂。

（四）進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)

由于目前的就業(yè)機(jī)制改革創(chuàng)新，畢業(yè)生也多了一些時間來考慮就業(yè)的問題，根據(jù)這種情況，高校應(yīng)該進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)，不僅僅是做好個人，還應(yīng)該對畢業(yè)生實行以學(xué)校為單位的“集體”。還要進(jìn)一步完善人事的內(nèi)容,實行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障?？偠灾?積極做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是順應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡卟豢赏菩兜呢?zé)任。

（五）規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案轉(zhuǎn)遞安全

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2、負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4、做好會議紀(jì)要。

5、負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

6、負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

7、負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8、做好公司宣傳專欄的組稿。

9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。

10、做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

11、每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

12、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。

13、社會保險的投保、申領(lǐng)。

14、統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。

15、管理辦公各種財產(chǎn)，合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。

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【關(guān)鍵詞】聘任制 高校人事檔案管理 存在問題 應(yīng)對措施

【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）21-0042-02

現(xiàn)在許多高等學(xué)校的人事制度改革逐步走向成熟化，教職工都將面臨聘任上崗的制度。在聘任制下的人事檔案管理工作的重要性也越來越突出，它是學(xué)校組織工作的重要組成部分，具有真實性、原始性和其他任何材料都不可替代的依據(jù)和憑證作用；它歷史、全面地記載著教職工的綜合信息，不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學(xué)和管理等工作服務(wù)，同時也為個人切身利益服務(wù)。高校人事檔案工作如何在新的環(huán)境下提高自身發(fā)展，更好地為組織人事工作服務(wù)、為教職工做好“后勤保障”，是每個高校檔案管理工作者應(yīng)思考的問題。

一 高校人事檔案管理普遍存在的問題

1.對人事檔案的重要性認(rèn)識不足

第一，對聘用人員人事檔案的重要性認(rèn)識不足。當(dāng)前，很多高校領(lǐng)導(dǎo)和從事檔案管理工作者大都覺得聘用制人員的人事檔案無關(guān)緊要，只要能夠把姓名、出生年月、身份證號等基本信息保存下來就可以了，因為他們的不確定因素太大，沒有必要去為一個聘用人員管理檔案。

第二，職工本身對人事檔案也存在不重視和觀念意識淡薄。由于高校對人事檔案采取封閉式管理，給人一種很神秘的感覺。教職工對檔案作用的認(rèn)知很少，這就造成了個人檔案歸檔意識差。如有些教職工對自己檔案不了解，也不關(guān)心；有的教師成人教育畢業(yè)很多年，但學(xué)員成績表和畢業(yè)證復(fù)印件都沒有及時地交到檔案室備案；還有的將檔案放在家里，更有甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。這不僅違反了管理規(guī)定，也不能及時更新個人信息，給人事檔案利用工作埋下隱患。

2.檔案管理者對歸檔材料收集質(zhì)量不高

隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷深入，高校聘用制人員的流動量不斷加大，這就增加了管理人員的工作量。而很多領(lǐng)導(dǎo)都覺得人事檔案是學(xué)院行政工作中最無關(guān)緊要的常規(guī)工作，只要有一個人在那里保管就行了，不需要把人力、物力、財力花費在上面，致使很多檔案管理工作的人員都是“半路出家”，他們都是在上一代管理人員那里學(xué)習(xí)后出師，由于沒有通過系統(tǒng)的、專業(yè)的學(xué)習(xí)，工作中往往出現(xiàn)材料收集、留存等專業(yè)問題處理不準(zhǔn)確，導(dǎo)致了人事檔案材料收集質(zhì)量不高。

第一，檔案收集內(nèi)容不全面。（1）人事檔案內(nèi)容陳舊。在人事檔案里一般偏重工資變動、職稱晉升、學(xué)歷情況、年度考核等靜態(tài)性資料描述，這些套話并不能真正反映出一個人的學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷；而與之相匹配各時期的工作指標(biāo)完成情況、充分突出其個性發(fā)展的材料卻不多，這與現(xiàn)行的聘用制對人才的引進(jìn)、考核、評價，以及干部培養(yǎng)、師資隊伍建設(shè)是不相符的。（2）檔案收集內(nèi)容比較單一。高校的人事檔案都是根據(jù)《干部檔案工作條例》要求只收取履歷表、自傳、鑒定、考核等九大類材料，缺乏具有個人亮點的指導(dǎo)性材料。而人事檔案中重復(fù)的和定性的材料很多，如年度考核表等這些每年都有的材料年年都相似；科研學(xué)術(shù)成果、綜合能力、專業(yè)素養(yǎng)等動態(tài)檔案材料都未列入到收集范圍之內(nèi)，致使在干部考察中，考核人員不能從人事檔案中找到客觀的、個性化的、具有個人特色的相關(guān)資料。（3）存檔歸檔不及時。許多高校沒有按聘用制度改革的需要，對已存檔案做進(jìn)一步的完善。一些最新的應(yīng)該收集的人事檔案材料沒有做到及時歸檔，導(dǎo)致在需要時臨時增加，降低了人事檔案管理的嚴(yán)肅性。

第二，收集歸案信息不真實。由于人事檔案管理嚴(yán)格，在調(diào)檔和轉(zhuǎn)檔時手續(xù)繁雜，而現(xiàn)在很多高校聘用人員頻繁跳槽，他們?yōu)榱烁幼杂傻亓鲃?，待選擇到適合自己的新崗位，往往放棄原有的檔案。據(jù)調(diào)查，某高?，F(xiàn)存有2500余卷干部人事檔案，其中有200多卷是屬于“棄檔”或“死檔”。而“放人不放檔案”的做法并沒有留住跳槽者，他們往往被一個新單位錄用后，就在新單位重建檔案，在此過程中，由于缺乏原始材料的支撐和必要的監(jiān)督，使得這些“新檔案”出現(xiàn)“水分”較多的現(xiàn)象。這些“新鮮出爐”的檔案，將會給人事檔案管理和使用造成嚴(yán)重后果，這為人事部門計算工齡、核準(zhǔn)退休時間、晉升工資及組織部門選拔干部帶來了諸多問題，也使人事檔案信息失去了意義。

3.檔案管理方法老套陳舊

現(xiàn)在很多高校還是運用以前的檔案管理方法，傳統(tǒng)地收集、留存紙質(zhì)版本資料。這些紙質(zhì)東西，在收集過程中存在工作量大，信息容易被改動；在留存保管中存在不易保存，查閱困難等弊病。特別是對跳槽頻繁人員的檔案，他們?nèi)绻偸歉鼡Q工作，會因為每個單位的檔案盒的規(guī)格不統(tǒng)一、打孔位置不一樣的問題重新裝訂，造成對紙質(zhì)檔案的破壞。而新的技術(shù)在檔案管理上運用很少，當(dāng)前雖然各高校人事檔案管理部門已經(jīng)配備了計算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備，但使用范圍仍局限于信息檢索等方面，并沒有利用設(shè)備的特點建立個人的電子檔案，這嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和降低了工作效率。

4.人事檔案封閉管理不利于開發(fā)利用

人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映了員工個人全貌。如果人事檔案不能充分利用，就失去了它存在的意義。根據(jù)《干部檔案工作條例》的要求，在查閱和借用檔案時條件非常嚴(yán)格，所以檔案絕大部分時間都是被放在檔案柜里，只有在需要某個信息時才被查閱。據(jù)統(tǒng)計，高校中教師每年運用次數(shù)較多的就是年度考核，在每年的八月份左右，專業(yè)技術(shù)人員評職稱時需要復(fù)印自己近三年的年度考核表，而其他方面利用非常有限。這樣，不僅使教職工對自己檔案缺少知情權(quán)，也不利于聘用制下的雙方的自由選擇。

二 聘任制下高職院校人事檔案管理的應(yīng)對策略

高職院校人事檔案管理工作的最終目的在于通過對人事信息的良好管理，更好地服務(wù)于人才資源，為高職院校選賢任能，進(jìn)而提升高職院校的教學(xué)、科研整體水平。人事檔案的合理利用，能夠有效地防止和避免不講德才條件，只憑主觀臆斷和個人喜好聘用和提拔干部的情況。

1.確立聘用制下高職院校人事檔案管理工作的重要地位

一是結(jié)合實際，建立健全人事檔案各項規(guī)章制度，用制度規(guī)范檔案管理行為。二是加強人事檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，通過成立由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭的工作小組，提高人事檔案管理在學(xué)院工作的重要性，將人事檔案管理工作常態(tài)化，將相關(guān)工作要求落到實處。三是建立獎懲制度，將人事檔案與個人的年終目標(biāo)考核掛鉤，提高工作積極性，切實做好人事檔案管理工作。四是加大學(xué)習(xí)宣傳的力度，采取邀請專業(yè)技術(shù)人員專題授課、學(xué)校間檔案管理人員相互業(yè)務(wù)交流等多種方式，加強對管理的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。在加強學(xué)習(xí)的同時，充分利用高職院校媒體如校園網(wǎng)絡(luò)、校內(nèi)刊物等形式擴(kuò)大宣傳。通過學(xué)習(xí)和宣傳進(jìn)一步加強全體教職工對檔案管理工作的認(rèn)識和重視。

2.維護(hù)人事檔案的嚴(yán)肅性，確保內(nèi)容的真實性

人事檔案是全面地、歷史地記錄一個人學(xué)習(xí)和工作，為人事關(guān)系轉(zhuǎn)移提供“憑證”的功能，事關(guān)個人切身利益和間接反映教職工的工作態(tài)度，防止個人材料的不全和造假，維護(hù)人事檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性就顯得極為重要。檔案管理的“收集”工作是整個流程中重要的一個步驟，所以首先就必須嚴(yán)格遵守管理工作流程，通過正規(guī)渠道收集材料；其次要發(fā)揮好人事檔案管理的監(jiān)督作用，對新接收的材料要認(rèn)真核查比對，發(fā)現(xiàn)有缺少的材料請當(dāng)事人及時補交到位；最后還要重視人事檔案材料日常審核工作，對人事檔案三齡二歷要嚴(yán)格把關(guān)，遇到有問題的檔案要及時復(fù)核、糾正并備案。

3.實現(xiàn)信息化管理，積極開發(fā)利用人事檔案

學(xué)校是教書育人、傳播知識的重要載體，所以在先進(jìn)知識和科技的領(lǐng)域，都應(yīng)有“先行先試”的精神。對人事檔案的信息化、數(shù)字化管理應(yīng)從高校示范做起。首先要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，打破傳統(tǒng)檔案管理理念，在不違反、不突破《檔案法》規(guī)定的情況下，對一些管理模式和方法進(jìn)行調(diào)整。如增加收集如圖片、音頻資料等具有個人特色的檔案；在保證人事信息安全、限定查詢關(guān)系權(quán)限的基礎(chǔ)上，授權(quán)查閱檔案。通過人事檔案的授權(quán)查閱管理，解決人才流動中人事檔案難以利用的問題。在解決了檔案授權(quán)查閱的基礎(chǔ)上，充分利用高校專業(yè)的特點，開發(fā)操作性強、安全指數(shù)高的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，建立人事檔案的數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)體系，促進(jìn)高校人事檔案管理信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化。這樣不僅可以提高管理人員工作效率，便于信息查找和統(tǒng)計，減少轉(zhuǎn)遞檔案過程中對紙質(zhì)材料的損壞，還加強了對聘用人員的檔案材料進(jìn)行信息管理，促進(jìn)了人才的流動。高職院校人員檔案信息現(xiàn)代化管理的建立將為廣大教職工以及社會提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.提高人員素質(zhì)，加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

要實現(xiàn)人事檔案正規(guī)化、科學(xué)化、簡單化的管理，首先須解決的就是人的問題，所以專業(yè)技能人才的引進(jìn)，現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)就必不可少。針對每年高校的人才引進(jìn)計劃，酌情考慮新型檔案管理專業(yè)技能人才的引進(jìn)，以充實人事檔案管理隊伍。在引進(jìn)人才的同時，對管理現(xiàn)有檔案的老員工要加大培訓(xùn)力度，通過聘請專業(yè)授課、安排網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、組織專業(yè)學(xué)術(shù)交流等方式對他們進(jìn)行再教育，以提升人事檔案管理隊伍的水平。針對人事檔案管理工作程序機(jī)械、工作相對枯燥的問題，在工作中要關(guān)注管理人員的思想動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并幫助他們解決工作與生活中的實際問題，增強其歸屬感，充分調(diào)動其工作積極性，發(fā)揮其潛力，努力維護(hù)人才隊伍的團(tuán)結(jié)與穩(wěn)定。

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關(guān)鍵詞：大學(xué)畢業(yè)生 人事檔案 科學(xué)分析

高校畢業(yè)生的檔案問題，原本不是一個很難破解的難題。探究問題出現(xiàn)的原因，多由大學(xué)生主觀因素而造成，從而導(dǎo)至畢業(yè)生個人工作生活上的被動局面。大學(xué)生不能正確地對待檔案問題，歸由于對檔案的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為只要有了畢業(yè)證、學(xué)位證，就可以相對輕松地上崗就業(yè)。于是長期對自己的檔案置之一邊，不管不顧，將記錄自己重要人生履歷的歷史信息主要載體放諸腦后。等到真需要檔案的時候，又一時取不到手，錯失人生中有限的幾次絕佳機(jī)會。

1、大學(xué)生畢業(yè)后的檔案留存現(xiàn)狀

經(jīng)在工作中調(diào)查，大學(xué)生畢業(yè)后的檔案多放于高校與人才中心（人才市場）。

1.1 仍將檔案放置于高校

當(dāng)前，高校畢業(yè)生多為自主擇業(yè)，有的畢業(yè)生畢業(yè)一兩年甚至畢業(yè)幾年時間仍沒有找到合適的工作，因沒有工作單位，就沒有辦理檔案移交手續(xù)，檔案仍存于高校中。有的畢業(yè)生已找到了工作，由于所找的工作單位對檔案要求不嚴(yán)格，對畢業(yè)生的檔案沒有強制性的轉(zhuǎn)移要求，學(xué)生本人也就將檔案問題放置一邊，甚至忘記個人檔案一事。有的畢業(yè)生即使找到了工作，也不愿將檔案轉(zhuǎn)入相應(yīng)的人才市場，因為各地的人才市場每年數(shù)百元的存檔費對剛畢業(yè)的大學(xué)生們來說是一筆不菲的開支，不如放在高校之中，即無存檔費一說，又有安全性系數(shù)可言。

1.2 檔案放在各地人才市場

各省市的人才檔案管理中心一般經(jīng)常對失去聯(lián)系超過5年的流動人員的人事檔案進(jìn)行網(wǎng)上公示，以促使相關(guān)人員回人才交流中心交納檔案保管費。從各地公示的檔案中，公示的檔案份數(shù)規(guī)?？胺Q龐大。有的省市的人才中心在公示期滿后仍沒有前來辦理相關(guān)手續(xù)的畢業(yè)生，進(jìn)行解除原檔案的托管關(guān)系。 部分人才市場，即使多次公示，許多檔案的相關(guān)人員一直也不露面，所存的檔案也成了“死檔”，有的檔案一二十年了，都無人前來過問，更何談交納檔案保管費了。

2、“棄檔”原因分析

當(dāng)前的就業(yè)形勢十分嚴(yán)峻，大學(xué)生找工作難已成一個普遍的社會問題。由于人才流動的加快，幾十年前的那種受制于檔案、戶口的就業(yè)模式已早不適應(yīng)于當(dāng)今大學(xué)生就業(yè)的選擇。這一方面說明了社會的進(jìn)步，另一方面，也引發(fā)了不重視檔案問題的趨勢，這種人才擇業(yè)模式，導(dǎo)致了整個社會漠視檔案的現(xiàn)象。由此也發(fā)生了大量“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。

2.1 就業(yè)單位不重視檔案

在人事制度改革不斷深化的前提下，人事檔案的重要性有所減弱，它不再是就業(yè)單位考察、選拔人才的惟一標(biāo)準(zhǔn)。 大學(xué)生的擇業(yè)觀和思想上追求自由的個性，人才流動也處于頻繁的狀態(tài)，完整的人事檔案不再成為就業(yè)與人才進(jìn)步的重要根據(jù)。由于畢業(yè)生工作單位的不確定性、不穩(wěn)定性，致使有的大學(xué)生寧愿將個人檔案放在高校內(nèi)，也不愿意轉(zhuǎn)到人才市場，除非找到了相對來講比較正式的工作單位，才想到去找自己的檔案。有的由于工作變動過于頻繁，最后主動放棄了個人的檔案。 部分事業(yè)單位在選拔人才時，不再以檔案為準(zhǔn)，人力資源部門將本單位的人員分為事業(yè)編制、長期合同編制、短期合同編制、非固定工等三六九等的用人機(jī)制，也導(dǎo)致對檔案的要求不再那么嚴(yán)格。重視專業(yè)和技能，已成為最大的用人標(biāo)準(zhǔn)，檔案則放置一邊了。

2.2 對檔案的用途知之甚少

盡管人事檔案的作用正在進(jìn)一步弱化，從而減少了檔案中客觀記錄的科學(xué)性。在當(dāng)前的社會轉(zhuǎn)型期，人事檔案的作用仍不能由其他方面來代替。大學(xué)畢業(yè)生不重視自身檔案問題，很大程度上是由于對檔案的認(rèn)識上有欠缺，對檔案的重要性認(rèn)識不足。

3、長期不重視檔案易發(fā)生的問題

盡管檔案的作用在部分大學(xué)畢業(yè)生中沒有引起足夠的重視，但當(dāng)他們在選擇就業(yè)時，尤其在報考國家公務(wù)員或事業(yè)單位崗位時，檔案是必須要過的一關(guān)。檔案中有不良記錄，勢必影響到大學(xué)生的就業(yè)選擇。重視并妥善安置自己的檔案，作為一個忽視的問題，擺在了大學(xué)生的工作日程上。

3.1 檔案放高校工齡難計算

沒有完整的人事檔案，用人單位將不能為其計算工齡。畢業(yè)生到人才交流服務(wù)中心辦理了人事后，人才中心將為其辦理轉(zhuǎn)正定級、年度考核、檔案工資審批等手續(xù)，計算成本工齡。畢業(yè)生檔案放在高校中，畢業(yè)生與學(xué)校之間無人事隸屬關(guān)系，學(xué)校沒有資格為畢業(yè)生出具涉及人事關(guān)系的證明。檔案留在學(xué)校，不但不能計算工齡，還會影響到今后的轉(zhuǎn)正定級及職稱評定事宜。

3.2 檔案保存不善沒有資格報考公務(wù)員

有的高校由于與畢業(yè)生的聯(lián)系不暢，把畢業(yè)生的人事檔案轉(zhuǎn)回原生源地的人事部門，而畢業(yè)生本人不想在自己的原籍就業(yè)。致使他沒有資格在目前居住的城市報考國家公務(wù)員，嚴(yán)重影響了個人的發(fā)展。

3.3 戶口難以落戶

有的畢業(yè)生不重視檔案問題，在畢業(yè)后的戶口落戶時，遇到了很大的麻煩。按照國家的戶籍管理規(guī)定，大學(xué)生的戶口落戶，需要相關(guān)的檔案、干部介紹信、落戶證明等手續(xù)，由于檔案管理不善，或不知個人檔案在何處，即使找到了工作，在相關(guān)城市落戶時也是一件麻煩事。戶口落不下，就辦不了新的身份證。不但如此，在畢業(yè)生的工齡計算、研究生考試、公務(wù)員考試、職稱評定、醫(yī)療養(yǎng)老保險的上交、出國手續(xù)辦理、結(jié)婚生育審批上等都離不開個人的檔案。

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【關(guān)鍵詞】 交通事業(yè)單位 改制 企業(yè) 檔案管理

改革開放三十多年來，我國的經(jīng)濟(jì)和社會生活發(fā)生了翻天覆地的變化。正如馬斯諾的需要層次理論所提到的，衣食住行是人們生活的必需，是第一層次的需要即生理需要。交通事業(yè)在近些年蒸蒸日上，對百姓的生活帶來了許多方便。社會主義經(jīng)濟(jì)經(jīng)濟(jì)體制的建立，也對各行各業(yè)的管理活動進(jìn)行了大改革，許多國有企業(yè)和股份制企業(yè)紛紛進(jìn)行改制，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要。毫不例外，部分交通事業(yè)單位也在積極地轉(zhuǎn)型，加入全面競爭的行列。但是這里有一個問題，交通事業(yè)檔案改制以后所形成的檔案性質(zhì)不一樣了，那么對這些檔案的管理應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行呢？下面我們就來試著分析一下。

1 交通事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

交通事業(yè)單位檔案是交通檔案的一部分，不包括交通行政系統(tǒng)或個人的檔案，而是交通事業(yè)單位在交通活動中直接形成的對經(jīng)濟(jì)和社會有價值的歷史記錄，是交通行業(yè)發(fā)展的重要信息資源。當(dāng)今時代，交通事業(yè)在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，進(jìn)入了全面持續(xù)快速發(fā)展的新時期。交通事業(yè)單位具有明確的內(nèi)容和鮮明的特點。

1.1 交通事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容

交通事業(yè)檔案主要包括各業(yè)務(wù)方面檔案和行政文書檔案，而業(yè)務(wù)檔案包括各個部門活動所形成的檔案如行政執(zhí)法檔案、公路航道建設(shè)（改善）檔案、運輸管理檔案等，業(yè)務(wù)檔案在交通檔案中占較大的比重。

交通事業(yè)單位一般有公路、運管、航道、海事等部門， 其業(yè)務(wù)各自獨立，所以主管部門檔案人員要經(jīng)常深入基層進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，每月組織檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)， 對歸檔立卷的標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)格，定期收集與整理業(yè)務(wù)檔案。

檔案管理活動包括收集工作、整理工作、鑒定工作、保管工作、編研工作和利用工作等各個環(huán)節(jié)。2007年以來，交通部和省各級檔案行政主管部門陸續(xù)下達(dá)了如何進(jìn)一步加強建設(shè)項目檔案管理以及貫徹重大建設(shè)項目檔案驗收辦法等管理性文件。在具體工作中，各檔案機(jī)構(gòu)把好工程前期所形成文件材料的質(zhì)量關(guān)，開展經(jīng)常性的自查活動，對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，以保證項目檔案的準(zhǔn)確、完整，保證檔案工作與工程建設(shè)同計劃、同施工、同驗收。[1]

1.2 交通事業(yè)檔案管理特點

1.2.1 集中統(tǒng)一管理檔案

根據(jù)2005年《交通檔案管理辦法》規(guī)定，各單位形成的檔案應(yīng)由各單位檔案部門實行集中統(tǒng)一管理并由檔案部門對本單位的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。

1.2.2 設(shè)立專門的檔案部門

由于交通事業(yè)單位發(fā)展比較成熟，一般都會專門設(shè)立檔案管理部門，或錄用專職檔案工作人員。檔案室對本單位各部門或各環(huán)節(jié)的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。檔案室會同本單位有關(guān)業(yè)務(wù)部門對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。總之，檔案室有自己的一套管理方案，能夠保證檔案活動的順利開展。

1.2.3 交通事業(yè)單位檔案定期向同級檔案館移交

檔案館的檔案主要包括機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案和部分個人檔案或家族檔案。各類檔案館所收藏檔案的內(nèi)容各不相同。各交通事業(yè)單位在完成了文書處理程序，把有保存價值和經(jīng)過有序整理的檔案向各事業(yè)單位檔案室移交，再由檔案室定期向檔案館移交。

2 企業(yè)檔案管理特點

企業(yè)檔案是企業(yè)生存與發(fā)展的記憶庫，借助企業(yè)檔案，我們能夠了解企業(yè)的過去，現(xiàn)在和預(yù)測其未來。企業(yè)檔案主要包括企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等一系列活動中形成的資料文件。企業(yè)檔案由企業(yè)自身單獨保管，但是受到各地市檔案館的監(jiān)督和指導(dǎo)，各破產(chǎn)企業(yè)的檔案在一般情況下交由檔案館來保藏。[2]

3 交通事業(yè)單位轉(zhuǎn)制改企后的檔案管理應(yīng)注意幾個問題

事業(yè)單位改革是手段，最根本目的是要發(fā)展由這些事業(yè)單位所提供的各種公益服務(wù)，使其成為中國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新動力。在事業(yè)單位改制后，根據(jù)事業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理的不同特點，我們發(fā)現(xiàn)，對其所形成檔案的管理活動要進(jìn)行重新思考。

3.1 在會計檔案管理方面

如今，交通事業(yè)單位體制改革正在如火如荼進(jìn)行，在會計檔案管理方面企事業(yè)單位的管理方式不同，主要體現(xiàn)在兩個方面，一是，企業(yè)對應(yīng)收帳款質(zhì)量的控制是提取壞帳準(zhǔn)備，而交通工程事業(yè)單位的應(yīng)收帳款雖越來越多，但在這方面沒有做出任何規(guī)定，因此，交通事業(yè)單位應(yīng)該參考企業(yè)的做法對應(yīng)收帳款提取壞帳準(zhǔn)備，并對壞帳準(zhǔn)備的提取方法和提取比例做出明確的規(guī)定；二是，交通事業(yè)單位固定資產(chǎn)不計提折舊，固定資產(chǎn)的損耗不在成本核算中體現(xiàn)出來，而企業(yè)是通過計提折舊的方法計入成本。這些方面的不同要求事業(yè)單位能夠進(jìn)行認(rèn)真地反省和借鑒。

3.2 在人事檔案管理方面

在交通事業(yè)單位中，人員的變動比較小，整個組織結(jié)構(gòu)模式相對比較穩(wěn)定，而競爭因素在企業(yè)體現(xiàn)地越明顯，導(dǎo)致人事檔案在企業(yè)中相對比較復(fù)雜，需要檔案管理者足夠重視此方面的內(nèi)容。人事檔案的管理依據(jù)也需要從《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》、《交通管理處干部檔案管理制度》等規(guī)定轉(zhuǎn)變成企業(yè)人事檔案管理規(guī)定，由干部向普通人轉(zhuǎn)變。

3.3 移交單位的變化方面

一般來說，交通事業(yè)單位檔案向檔案館移交，除此之后，沒有其他的地方。但是事業(yè)單位改制成企業(yè)后，可以適用企業(yè)檔案管理的辦法，由檔案寄存中心進(jìn)行寄存管理，引入市場化因素。寄存管理服務(wù)項目是為企業(yè)檔案提供檔案寄存的一種有償服務(wù)，為配備檔案保管條件代價太大，或者不具備保管條件的企業(yè)提供了檔案保管歸宿。

4 結(jié)語

總之，交通事業(yè)單位的改制勢在必行，基于檔案管理方式的不同，對交通事業(yè)單位轉(zhuǎn)企業(yè)后應(yīng)注意的某些方面需要更加重視，比如在會計檔案、人事檔案和服務(wù)理念上，在工作重心和移交單位的變化上，是檔案管理一個方面，不容小覷。企業(yè)檔案工作當(dāng)然也需要轉(zhuǎn)換其管理方式，以期能夠為交通事業(yè)單位的發(fā)展提供更好的服務(wù)。由于我國是實行集中制的國家，在檔案管理方面，一致遵行在組織的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，分散地管理檔案。在集中統(tǒng)一原則下，取其事業(yè)單位和企業(yè)檔案管理的精華，共同為交通行業(yè)的檔案管理工作謀福利。

參考文獻(xiàn)：

篇10

一、主要工作內(nèi)容

2010年1月1日至2010年4月30日，負(fù)責(zé)公司行政及后勤管理工作，其工作重點是進(jìn)行公司規(guī)章制度的建設(shè)；2010年5月1日至2010年8月31日，全面負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，該階段的工作重點是人力資源工作規(guī)范性建設(shè)；2010年9月1日至2010年10月31日，全面負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，同時負(fù)責(zé)項目部的全面管理工作，該階段的工作重點是項目部規(guī)范管理的建設(shè)；2010年11月1日至今，負(fù)責(zé)公司行政及后勤管理工作。本人實際上是從事了12個月的行政、后勤管理工作，6個月的人力資源管理工作，2個月的項目部管理工作。

二、主要工作業(yè)績

(一)行政管理工作

1.完成了公司規(guī)章制度建設(shè)工作。主持制定了17套規(guī)章制度，其中親自主筆編寫11套，這些制度基本上滿足了公司目前的管理需求，從而使公司的各項管理有章可循，員工有“法”可依，為公司實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化規(guī)范管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.公文管理工作實現(xiàn)了制度化、規(guī)范化。建立了各種內(nèi)、外公共文書的管理流程，使公文的收、發(fā)、送、閱、審、存、借有了嚴(yán)格的管理程序，確保了公文傳送的及時性、公文執(zhí)行的有效性及公文使用的安全性，從而對提高公司的工作效率起到了促進(jìn)作用。

3.檔案管理工作實現(xiàn)了規(guī)范化。建立了公司專業(yè)的檔案室，并實行了專人管理，對公司檔案進(jìn)行了分級、分類、編號登記管理，對檔案的歸檔、保管、調(diào)閱、借用實行了嚴(yán)格的審批管理，并實行了紙質(zhì)版和電子版同時保存的管理方式，確保了檔案管理的安全性及延續(xù)性。

4.完成了前臺接待的標(biāo)準(zhǔn)化管理。公司現(xiàn)有三個前臺，均進(jìn)行了統(tǒng)一的形象布置，并對前臺接待員的崗位進(jìn)行了全面培訓(xùn)，統(tǒng)一了公司的接待流程及工作要求，為樹立公司良好的企業(yè)形象起到了積極作用，為公司各部門的業(yè)務(wù)接待起到了模范作用。

5.會議管理基本上實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化。公司對內(nèi)、對外的會議，從會前準(zhǔn)備到會中服務(wù)及會后跟蹤，都能全面完成，無論是會議接待、資料制作、會場布置都能較好地完成，保證了各項會議的成功召開。

6、印章管理工作基本規(guī)范。嚴(yán)格按照《印信管理辦法》執(zhí)行印章使用審批制度，對印章的啟用、保管、使用均進(jìn)行詳細(xì)的登記管理，確保了印章使用的合法性和安全性。

總之，公司的行政管理工作，在海南企業(yè)中已達(dá)到了上等水平，我們的公司也跨入了現(xiàn)代化規(guī)范管理的企業(yè)行列。

(二)信息管理工作

1.加強了網(wǎng)站的管理工作，對網(wǎng)站內(nèi)容進(jìn)行了嚴(yán)格審核，并不斷充實網(wǎng)站內(nèi)容、更新網(wǎng)頁，及時上傳新信息、搜集外來信息，為企業(yè)建立了一個良好的宣傳窗口，并對網(wǎng)站后臺進(jìn)行了分析、匯總，及時掌握網(wǎng)站使用動態(tài)。

2.建立了企業(yè)信息庫，完成了公司信息的統(tǒng)一管理，規(guī)范了公司信息的使用流程。目前已建立客戶信息、通訊信息、項目信息、新聞信息、資訊信息五個子庫，并完成了通訊信息、客戶信息及資訊信息三個子庫的信息收集，共收集信息515條。

3.加強了信息收集與信息傳遞工作，增大了公司的信息量及信息流，按照公司領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)行了《資訊周報》編制，并提供給公司中、高層領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)與運用，方便了領(lǐng)導(dǎo)的工作，同時也提高了工作效率。

(三)人力資源管理工作

1.制定并實施了《人力資源管理細(xì)則》，規(guī)范了招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、離職等人事工作流程，明確了人才選聘標(biāo)準(zhǔn)。

2.完善了人事檔案管理工作。制定了人事檔案規(guī)范內(nèi)容，健全了人事檔案，規(guī)范了人事檔案管理流程。

3.企業(yè)文化建設(shè)初具規(guī)模，先后組織了項目開工典禮、周年慶典、抗震救災(zāi)捐款、新年聯(lián)歡晚會等大型活動，組織了大、小六場培訓(xùn)活動，并組建了籃球隊，開展了多場籃球比賽，以及印發(fā)《項目簡報》41期、參展冬交會、參展海洋漁業(yè)博覽會等多種宣傳活動，不斷地提高了企業(yè)知名度，有效地塑造了企業(yè)文化。

(四)后勤管理工作

1.資產(chǎn)管理工作規(guī)范化。對公司資產(chǎn)在進(jìn)行徹底清查的基礎(chǔ)上，依據(jù)公司《資產(chǎn)管理辦法》分別按部門對資產(chǎn)進(jìn)行了分類、編號登記，并將管理責(zé)任落實到具體的使用人或保管人，規(guī)范了資產(chǎn)采購、驗收、入庫、領(lǐng)用、回收、調(diào)撥等管理流程。

2.車輛管理工作得到了加強。對公司車輛的調(diào)度審批、調(diào)配使用、維修維保、行車安全、違章處理、費用控制、車輛保管等方面進(jìn)行了嚴(yán)格管理，并嚴(yán)格執(zhí)行了派車審批制度，達(dá)到了有效地使用車輛和有力地控制費用的雙重效果。

3.辦公用品管理工作規(guī)范化。實行了辦公用品月計劃制度，并結(jié)合以舊換新的節(jié)約措施，既保證了工作需要，又避免了不必要的浪費，有效地控制了辦公成本。

(五)總經(jīng)理辦公室管理工作

1.以創(chuàng)建先進(jìn)集體為目標(biāo)，加強本部門的團(tuán)隊建設(shè)與管理，使本部門具有較強的凝聚力和榮譽感，且具有很好的團(tuán)隊精神。本部門在公司的重大活動中均取得了最好的成績。

2.本著嚴(yán)要求、勤指導(dǎo)的方式，以樹立模范、培養(yǎng)骨干為目的，加強本部門員工的教育和培養(yǎng)。

三、主要工作經(jīng)驗

1.做人原則：做員工表率，為下屬老師，當(dāng)同事朋友。

2.做事原則：原則堅定，獎罰分明；身先士卒，帶頭實干。

3.管理原則：理論上高度，實踐到深度；分工要明確，責(zé)任必到人。

四、工作中的不足：

1.行政管理力度欠佳，行政監(jiān)督職能不強。

2.規(guī)章制度執(zhí)行不嚴(yán)，執(zhí)行制度時有寬松之短、仁慈之弊。

3.考核制度還待進(jìn)一步完善。

五、新年工作愿景

1.為總經(jīng)理分憂解難，與員工一道艱苦創(chuàng)業(yè)，為實現(xiàn)公司的宏偉目標(biāo)而奮力拼搏。

2.不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新、不斷提高，努力成為一名優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理人。

3.務(wù)實敬業(yè)、勇?lián)厝?，希望有機(jī)會為企業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。

六、新年工作設(shè)想

(一)行政管理工作

1.在對現(xiàn)行規(guī)章制度執(zhí)行進(jìn)行調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步修正和完善現(xiàn)行規(guī)章制度，并加大各項規(guī)章制度的執(zhí)行力度；

2.新建《合同管理辦法》、《保密管理制度》、《會議管理制度》、《辦公場所管理規(guī)定》、《員工行為規(guī)范》、《工服管理規(guī)定》等規(guī)章制度，以滿足公司發(fā)展的需要；

3.建立企業(yè)危機(jī)管理機(jī)制，有效預(yù)防或應(yīng)對企業(yè)經(jīng)營危機(jī)；

4.建立規(guī)范的行政監(jiān)督機(jī)制，加強行政管理力度。

(二)后勤管理工作