人事檔案管理信息化建設(shè)策略

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摘要：在新時(shí)代背景下，疾病預(yù)防控制中心人事檔案管理具有較高的活躍度，在提高疾控中心疾病預(yù)防能力及工作效率中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用和價(jià)值，同時(shí)，現(xiàn)階段加強(qiáng)人事檔案收集、整理、管理、運(yùn)用工作的重要性日益凸顯，能夠確保疾病預(yù)防控制中心工作系統(tǒng)化、條理化、有序化開展。另外，通過加強(qiáng)人事檔案信息化管理，能夠更好地滿足現(xiàn)代疾病預(yù)防要求，更好地順應(yīng)檔案管理數(shù)字化與信息化發(fā)展需求，使檔案管理的質(zhì)量和效率切實(shí)提高。本文就信息化技術(shù)在疾病預(yù)防控制中心人事檔案管理中的應(yīng)用意義和作用進(jìn)行分析，并結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀以及影響人事檔案信息化管理的諸多因素，對加強(qiáng)疾控中心人事檔案管理信息化建設(shè)的有效策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制中心；人事檔案管理；信息化建設(shè)

在以往的人事檔案管理中，通常采用紙質(zhì)載體的形式對文件資料進(jìn)行管理，同時(shí)管理方法缺乏先進(jìn)性，對管理效率造成影響，也對相關(guān)工作的順利開展造成制約和阻礙。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的快速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，能夠?qū)n案管理方式進(jìn)行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，使疾病預(yù)防控制管理中心的人事檔案整體記錄水平不斷提升，并通過信息提取自動(dòng)化、分類科學(xué)化的實(shí)現(xiàn)，使人事檔案管理中信息處理效率和水平切實(shí)提高。

一、疾控中心人事檔案管理加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用的意義和作用分析

在疾病預(yù)防控制中心管理中，檔案資源作為重要資源之一，能夠?yàn)榧膊》揽靥峁┲匾难芯坷碚撝С趾鸵罁?jù)，因此檔案資源管理的重要性也受到越來越廣泛的關(guān)注和重視。隨著信息化時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的管理模式和手段已無法滿足檔案管理高效、有序開展的實(shí)際要求，需要對各種先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)利用，促進(jìn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，對檔案資源進(jìn)行深入開發(fā)和充分利用，使檔案管理成效得以充分體現(xiàn)。所以相關(guān)檔案管理人員應(yīng)對檔案信息化管理的重要性提高認(rèn)識(shí)，積極運(yùn)用有效措施，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，使管理工作質(zhì)量和效率有效提升。通過電子信息技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)化管理中的有效應(yīng)用，能夠使疾病預(yù)防控制中心實(shí)現(xiàn)人事信息資源共享。相關(guān)管理人員不斷優(yōu)化檔案資源網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)系統(tǒng)，對標(biāo)準(zhǔn)化信息管理平臺(tái)加強(qiáng)構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)多樣化的人事檔案信息的實(shí)時(shí)分享和提取，使整個(gè)疾病預(yù)防控制中心人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度有效提升。同時(shí)通過現(xiàn)代化檔案管理流程的健全、高效信息數(shù)據(jù)庫的建立，使管理中心的各機(jī)構(gòu)、各部門之間人事管理信息共享得以實(shí)現(xiàn)，并使管理中不必要的程序有效簡化，人事管理效率大幅度提高。加強(qiáng)疾控中心人事檔案信息化管理，能夠有效提升人事檔案安全性。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中主要采用紙質(zhì)化檔案管理方式，對于疾控中心人事檔案管理而言，外界環(huán)境存在的諸多影響因素極容易造成檔案損壞。并且隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案保管的弊端日益凸顯，嚴(yán)重影響檔案安全性。因此通過檔案信息化管理的運(yùn)用，促進(jìn)紙質(zhì)檔案向電子化、數(shù)字化文件及信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化，利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行儲(chǔ)存，使外界環(huán)境所造成的不利影響和干擾最大限程度地減少，切實(shí)保障檔案安全性，使人事檔案管理要求得以有效滿足，對人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展進(jìn)一步推動(dòng)。通過人事檔案管理的信息化建設(shè)，能夠有效整合疾病預(yù)防控制中心人力資源，使檔案管理的精準(zhǔn)化不斷提升，防止因人工失誤造成的資料信息丟失的情況出現(xiàn)，有效保障人事檔案的有效性、完整性。另外通過信息化管理，相關(guān)管理人員能夠?qū)θ耸聶n案信息進(jìn)行深入挖掘，并且實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化存儲(chǔ)、分析，使檔案管理工作質(zhì)量和效率有效提升。人事檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)相關(guān)管理人員對疾病預(yù)防控制中心工作人員的知識(shí)水平、年齡構(gòu)成、專業(yè)技能、學(xué)歷狀況、綜合素質(zhì)等全面了解和掌握，有利于人員調(diào)度科學(xué)性的提升，對管理決策進(jìn)行優(yōu)化，使人力資源配置更加科學(xué)。另外通過檔案信息數(shù)據(jù)分析，針對人才結(jié)構(gòu)中存在的弊端和不足及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，使人力資源調(diào)度決策更具針對性、更有效。

二、疾控中心人事檔案管理信息化建設(shè)滯后成因分析

1.資金投入力度不足在不少疾病預(yù)防控制中心，因人事檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量資金，并且后續(xù)運(yùn)行和維護(hù)仍需要不斷投入，將增加資金壓力，導(dǎo)致信息化建設(shè)和管理中資金投入力度不足，無法對系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運(yùn)行加強(qiáng)維護(hù)，從而使檔案信息化建設(shè)無法滿足預(yù)期要求，也對人事檔案信息化建設(shè)造成阻礙和制約。2.管理體制封閉一些疾病預(yù)防控制中心對人事檔案信息化建設(shè)的重視度不斷提高，但因管理體制封閉、思想觀念落后等問題，不少管理人員仍沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式和制度，對檔案管理部門的工作效率和質(zhì)量造成一定影響，并使人事檔案的作用和價(jià)值不斷弱化，無法體現(xiàn)檔案知情權(quán)，使人事檔案的開發(fā)利用率降低。3.信息化觀念落后在人事檔案信息化建設(shè)中，需要提高管理方法的科學(xué)性，但現(xiàn)階段不少疾控中心因信息化管理觀念不足，對先進(jìn)技術(shù)缺乏有效利用，導(dǎo)致人事檔案管理作用和價(jià)值弱化，使檔案服務(wù)水平不高，工作較為被動(dòng)，同時(shí)進(jìn)一步對信息化管理方式創(chuàng)新造成影響。另外因一些管理人員管理觀念落后，檔案信息化建設(shè)力度不足，人事檔案數(shù)據(jù)共享難以實(shí)現(xiàn)，從而對檔案數(shù)據(jù)利用率提高以及相關(guān)工作順利開展造成不利影響。

三、現(xiàn)階段疾病預(yù)防控制中心信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

1.管理模式單一現(xiàn)階段部分疾病控制中心檔案管理中加強(qiáng)了信息化建設(shè)，但在人事檔案分類及儲(chǔ)存等方面仍存在不少問題和不足，管理模式單一，與信息化管理之間缺乏合理的銜接，對目前疾病控制中心的人力資源現(xiàn)狀缺乏有效掌控，對促進(jìn)疾病預(yù)防工作的順利開展造成阻礙和制約。2.信息化建設(shè)缺乏重視在部分疾病預(yù)防控制中心，未對專門的人事檔案管理科室進(jìn)行設(shè)立，同時(shí)因投入經(jīng)費(fèi)不足，往往由行政辦公室對檔案進(jìn)行管理，并缺乏相應(yīng)的信息化建設(shè)軟硬件配合，甚至采用普通管理軟件對人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案信息化管理水平低下，對人事檔案信息的有效利用造成不利影響。3.軟件存在一定的安全隱患在疾病預(yù)防控制人事檔案管理中，其中包括了人力資源的重要資料和信息，對于疾病預(yù)防政策制定及防治有著至關(guān)重要的作用和價(jià)值。但在不少疾病預(yù)防控制中心，由于對人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠重視，對相應(yīng)的控制軟件的安全性未充分考慮，導(dǎo)致人事檔案信息缺乏有效加密處理，極容易因外界影響而受到破壞、篡改、刪除等，從而使檔案資源的完整性、有效性受到不利影響，嚴(yán)重威脅檔案安全，并給疾病預(yù)防控制中心可持續(xù)發(fā)展造成制約和阻礙。

四、疾控中心加強(qiáng)人事檔案信息化管理的有效策略

1.對檔案信息化建設(shè)加強(qiáng)重視由于不少疾病預(yù)防控制中心領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理工作中，通常更關(guān)注和重視相關(guān)疾病預(yù)防工作，對人事檔案信息化建設(shè)予以忽視，極容易導(dǎo)致中心所購置的先進(jìn)設(shè)備及軟件利用力度不足。同時(shí)管理人員的專業(yè)能力缺乏，整個(gè)檔案管理專業(yè)性、科學(xué)性及先進(jìn)性受到影響，無法滿足檔案管理信息化建設(shè)要求。所以疾控中心首先應(yīng)對人事檔案信息化建設(shè)提高認(rèn)識(shí)，在管理過程中對信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用加強(qiáng)重視。其次需要對專業(yè)信息化檔案管理隊(duì)伍加強(qiáng)建設(shè)，對專業(yè)人才進(jìn)行積極引進(jìn)，并與信息技術(shù)專業(yè)院校加強(qiáng)合作，對具備專業(yè)化處理能力的人才加大培養(yǎng)力度，從而使檔案信息管理質(zhì)量和水平有效提升。對現(xiàn)階段檔案管理人員通過交流學(xué)習(xí)、專題討論會(huì)、定期培訓(xùn)等方式，使其專業(yè)技能不斷提升，工作人員信息化管理意識(shí)及信息化處理技能不斷增強(qiáng)。另外通過自上而下信息化管理體系的有效構(gòu)建，同時(shí)提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的管理意識(shí)，促進(jìn)全體工作人員自身信息化相關(guān)認(rèn)識(shí)水平的提升，為檔案信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后需要對相關(guān)人員加強(qiáng)電子表格處理技術(shù)、計(jì)算機(jī)操作技能、軟件操作技能以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等內(nèi)容的培訓(xùn)，使檔案管理信息化建設(shè)得以有效推進(jìn)，使人事檔案管理工作順利開展。2.對綜合性的檔案信息化管理平臺(tái)加強(qiáng)構(gòu)建針對現(xiàn)階段不少疾病預(yù)防控制中心檔案管理過程中，專業(yè)管理隊(duì)伍建設(shè)力度不足，以及專業(yè)管理平臺(tái)缺乏的現(xiàn)狀，需要中心領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)管理人員積極轉(zhuǎn)變管理理念，提高對人事檔案信息化管理的重視程度。不少管理人員是由其他崗位轉(zhuǎn)崗進(jìn)行人事檔案管理工作，在實(shí)際人事檔案信息收集、錄入和處理過程中，專業(yè)分析能力及專業(yè)操作技能不足，造成人事檔案數(shù)據(jù)分析及控制流于表面，在人力資源管理優(yōu)化中無法提供有力的數(shù)據(jù)支持，人事檔案資源的利用價(jià)值無法充分體現(xiàn)。因此在加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)的同時(shí)，還需要對綜合性、一體化的信息管理平臺(tái)加強(qiáng)構(gòu)建，使人事檔案管理信息化建設(shè)整體水平有效提升。疾病預(yù)防控制中心可與相關(guān)軟件開發(fā)公司加強(qiáng)合作，利用專項(xiàng)資金申請、聯(lián)合開發(fā)等方式，根據(jù)中心具體疾病管理人員檔案，對專門的人事檔案管理軟件進(jìn)行開發(fā)和應(yīng)用。檔案管理中心應(yīng)對現(xiàn)階段人事檔案管理重點(diǎn)進(jìn)行梳理，對信息化管理平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)構(gòu)建，利用平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)信息數(shù)據(jù)獲取、分析、挖掘、存儲(chǔ)以及可視化等功能。另外需要對信息資料進(jìn)行充分利用和展示，通過聯(lián)動(dòng)的移動(dòng)式管理辦公平臺(tái)的構(gòu)建，有利于管理人員突破時(shí)間和空間的限制，對人事檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)處理和利用。3.軟件數(shù)據(jù)處理能力提高在現(xiàn)階段在疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作中，不少工作人員在實(shí)際人事檔案信息處理中缺乏有力的技術(shù)支持，為了有效提高檔案數(shù)據(jù)信息處理能力，首先，可以與專業(yè)軟件開發(fā)企業(yè)或軟件開發(fā)工作室加強(qiáng)合，還可以對專業(yè)計(jì)算機(jī)人才加強(qiáng)引進(jìn)，同時(shí)需要加強(qiáng)相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)研，積極了解和聽取人事檔案信息化管理中存在的問題、意見反饋及建議，對軟件開發(fā)進(jìn)行優(yōu)化。其次，需要使人事檔案管理工作頁面所涉及的信息不斷豐富，充分利用工作員習(xí)慣使用的圖表、綜合報(bào)告模板等，使人事檔案信息處理不斷優(yōu)化。最后，對檔案信息操作界面進(jìn)行不斷簡化，確保原有檔案數(shù)據(jù)信息能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一打包，與新數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)順利銜接，并使工作人員的工作量大幅度減少。4.提高建設(shè)的系統(tǒng)性疾控中心檔案管理人員首先應(yīng)對人事檔案管理加強(qiáng)重視，對各項(xiàng)信息化建設(shè)的開展提供有力支持，并使檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)化得以實(shí)現(xiàn)。其次，需要對人事檔案信息化建設(shè)加強(qiáng)規(guī)劃，結(jié)合人事檔案管理實(shí)際情況，以及相應(yīng)的信息化建設(shè)任務(wù)、建設(shè)目標(biāo)及時(shí)間等，對網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)進(jìn)行有效構(gòu)建，使管理完整性及一體性得以實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)人事檔案數(shù)據(jù)共享的實(shí)現(xiàn)。再次，疾控中心應(yīng)對專項(xiàng)資金管理及分配加強(qiáng)重視，對傳統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)分級管理模式進(jìn)行積極轉(zhuǎn)變和改革，統(tǒng)一規(guī)劃及管理所有建設(shè)資金，并加強(qiáng)預(yù)算，從而確保人事檔案管理系統(tǒng)及平臺(tái)后期維護(hù)資金充足。5.加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)檔案管理未來發(fā)展趨勢和潮流主要為檔案資料的信息化和數(shù)字化，為了使檔案數(shù)字化作用和效果充分發(fā)揮，首先，需要對人事檔案管理的云數(shù)據(jù)庫加強(qiáng)建立和完善，確保人事檔案信息化建設(shè)能夠獲得預(yù)期效益、實(shí)現(xiàn)預(yù)期要求。其次，需要針對檔案管理信息化中信息安全問題從技術(shù)層面入手，使管理人員自身管理理念不斷更新，使人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化及信息化建設(shè)，同時(shí)，需要在管理系統(tǒng)建設(shè)過程中對技術(shù)防護(hù)加強(qiáng)重視。再次，在疾控中心檔案管理工作中，對相關(guān)管理制度進(jìn)行健全和完善，對原有的人事檔案進(jìn)行信息化及數(shù)字化處理，促進(jìn)人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)全面信息化及數(shù)字化發(fā)展。6.加強(qiáng)自動(dòng)化管理在疾病預(yù)防控制中心人事檔案管理中，通過信息化建設(shè)，能夠使工作人員工作壓力和工作量有效減輕，不必要的人為失誤減少，并能夠?yàn)槠渌嚓P(guān)工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，有效提升檔案管理及中心工作質(zhì)量和工作效率。在人事檔案管理中，首先，需要對信息化建設(shè)流程進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。相關(guān)部門對人事檔案信息化管理所需要配置的軟硬件設(shè)備進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，并根據(jù)檔案管理實(shí)際要求對軟件系統(tǒng)進(jìn)行不斷優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)人事數(shù)據(jù)和信息的及時(shí)更新。管理人員能夠根據(jù)人事信息數(shù)據(jù)，對相關(guān)人員的晉升、考評、存檔等審批工作的有效開展提供有力支持。其次，相關(guān)管理人員需要對現(xiàn)有人事檔案管理體制不斷完善，對數(shù)據(jù)信息加強(qiáng)處理和認(rèn)證，使信息化管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化授權(quán)、認(rèn)證、數(shù)據(jù)分析等功能，進(jìn)一步提高人事檔案管理的高效化和自動(dòng)化，對疾控中心檔案管理工作的高效開展起到有效促進(jìn)作用。

五、結(jié)語

在新時(shí)期發(fā)展背景下，疾病預(yù)防控制中心人事檔案管理的重要性日益凸顯，需要對人事檔案信息化建設(shè)加強(qiáng)重視，使中心人事檔案管理能夠從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化、手工化向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)變，使檔案價(jià)值和作用得以充分發(fā)揮，使檔案管理效率有效提升、檔案管理成本節(jié)約，同時(shí)，需要對檔案管理模式進(jìn)行不斷優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理規(guī)范性、統(tǒng)一性實(shí)現(xiàn)。另外需要對云數(shù)據(jù)庫及智能管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建和完善，并對終端應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行不斷優(yōu)化，使人事檔案信息化管理高效性、安全性有效提升。

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作者：趙程